Organización Empresarial: Manuales, Funciones, Dirección y Control
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Manuales en la Organización Empresarial
Un manual es un documento que contiene, de forma sistematizada, las actividades que deben cumplir los miembros de una organización y la manera en que estas deben ser realizadas. Proporciona información para la acción, sirve de guía para la ejecución del trabajo e instruye sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas y procedimientos de la institución.
Tipos de Manuales
- Manual de Organización: Instrumento que contiene detalles sobre la empresa o institución, tales como:
- Los objetivos de la empresa.
- Las diferencias entre las líneas de organización y las de la comunidad.
- Manual de Políticas: Incluye, de forma escrita, las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción. Asimismo, prescribe los límites generales dentro de los cuales deben realizarse las actividades.
- Manual de Sistemas y Procedimientos: También llamado manual de operación, es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es, quizás, el manual más común en las organizaciones.
Pasos Esenciales en el Proceso de Organización
- Plantear objetivos, misión y visión de la organización.
- Identificar las funciones, actividades y tareas para alcanzar los objetivos de la organización.
- Descripción de tareas y procedimientos en diferentes cargos.
- Preparar el organigrama que mejor exprese los aspectos antes mencionados.
- Preparar el manual de cargos y procedimientos.
- Seleccionar el personal idóneo para los cargos.
- Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las tareas.
- Conseguir y acondicionar el área física para el funcionamiento de la organización.
Manual de Funciones
El manual de funciones es un documento que especifica, para cada cargo, la interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones. Facilita la ubicación, define cargos y delimita funciones y responsabilidades.
Dirección en la Empresa
La dirección es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados. Una vez constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar.
Liderazgo
El liderazgo implica:
- Conocerse a sí mismo.
- Tener una misión y saber comunicarla.
- Establecer relaciones de confianza.
- Adoptar medidas eficaces.
Diferencias entre Dirección y Liderazgo
| Dirección | Liderazgo |
|---|---|
| Es nombrado por la empresa. | Es elegido por los demás. |
| Cuenta con el apoyo oficial de la empresa. | Puede contar con el apoyo de la empresa o no. |
| Se le obedece por el puesto que ocupa, por ser el jefe. | Se le obedece por las cualidades personales que hacen que los demás lo sigan. |
| Gestiona el día a día de la empresa. | Tiene capacidad de influir sobre las personas. |
| Planifica, organiza y controla el trabajo de los demás. | Tiene visión de futuro, es un estratega porque está orientado al cambio. |
Estilos de Dirección
- Estilo Autocrático: Plantea una directiva firme y exigente. Tiende a crear un ambiente de trabajo tenso y poco gratificante para los trabajadores. Es autoritario, no se pueden discutir ni replantear las decisiones.
- Estilo Burocrático: Busca, sobre todo, la eficacia a la hora de desempeñar el trabajo mediante reglas. Crea un ambiente de trabajo demasiado rígido e inflexible entre los dirigentes y los subordinados, que están obligados a seguir las instrucciones exactas.
Liderazgo Liberal
En el liderazgo liberal, el líder delega todas las decisiones en el grupo y no ejerce ningún control. Su participación es mínima, no juzga ni evalúa los aportes de las demás personas. Los miembros gozan de total libertad de acción.
Líder Democrático
El líder democrático es aquel que fomenta la participación de la comunidad, dejando que los empleados decidan más sobre sus funciones para tomar decisiones. Fomenta un clima laboral confortable.
Control en la Organización
El control es el proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. Consiste en la verificación para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado. Su objetivo es localizar puntos débiles y errores para rectificarlos y evitar su repetición.
Tipos de Control
- Control Preliminar: Se realiza antes de que el proceso comience.
- Control Concurrente: Se lleva a cabo durante el proceso.
- Control por Retroalimentación: Se enfoca en los resultados del proceso.
Preguntas para Definir un Indicador
- ¿Qué quiero medir?
- ¿Qué tipo de control?
- ¿Cómo lo mido?
- Nombre del indicador.
- Fórmula.