Organización Empresarial Eficaz: Conceptos, Etapas, Factores y Principios Fundamentales

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La Organización Empresarial: Concepto y Fundamentos

La organización es el proceso de determinar las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyéndolos según las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno, y asignándolos a individuos para que el esfuerzo global disponible pueda aplicarse y coordinarse eficientemente.

Factores Clave de la Organización

  • Estrategia

    Consiste en que la organización, al ser un medio para implementar los planes, debe adaptarse a metas cambiantes.

  • Tecnología

    Afecta directamente la definición de la estructura organizada.

  • Estabilidad

    Otorga una mayor solidez a la organización, haciéndola menos permeable y variable a medida que las metas u objetivos tengan un ritmo de cambio menor.

Etapas del Proceso de Organización

  1. Determinación del Objeto

    Supone la planificación de una etapa previa y fundamental: antes de organizar, debemos saber para qué se organiza.

  2. División del Trabajo Global en Operaciones Parciales

    Las actividades formuladas deben ser descritas con cierto detalle, desglosándose en operaciones y tareas concretas.

  3. Agrupación de las Operaciones (Departamentalización)

    Una vez definidas las actividades, se procede a la agrupación en unidades de trabajo o centros de operación.

  4. Definición de Obligaciones y Responsabilidades

    Se establece qué se espera de cada unidad o conjunto de operaciones parciales. Son las especificaciones y los requisitos de los cargos.

  5. Asignación de Personal

    Implica la elección de personal adecuado para los cargos y unidades de trabajo.

  6. Delegación de Autoridad

    Al personal seleccionado se le otorga la autoridad necesaria para desarrollar sus funciones.

Organigrama

Gráfico o esquema donde se presentan los distintos cargos de acuerdo con su importancia. Ejemplo de organigrama funcional:

Principios Fundamentales de la Organización

  • División del Trabajo

    Todo supervisor, empleado u operario debe ocupar un cargo formado por tareas homogéneas o afines para que pueda especializarse.

  • Jerarquía

    1. Cadena de Mando: Las órdenes deben darse de forma jerárquica.
    2. Unidad de Mando: Cada empleado debe tener un solo jefe; de lo contrario, puede suscitar frustración.
    3. Ámbito de Control: El control debe supervisar y abarcar todas las actividades.

  • Descentralización

    Todo supervisor debe recibir autoridad en igual magnitud que la responsabilidad que tiene asignada.

  • Uso de Staff

    Los cargos de línea pueden disponer de organismos asesores con el fin de obtener mejores resultados en su trabajo.

Problemas y Conflictos Comunes en la Organización

  • Excesiva centralización
  • Descentralización exagerada
  • Duplicación de tareas
  • Áreas sin responsable (Áreas de nadie)
  • Dualidad de mando o dirección
  • Cargos ambiguos
  • Servicio mal asignado
  • Conflictos de territorialidad (Afán de pertenencia)
  • Descentralización simulada
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