Organización de la Documentación en Auditoría: Expedientes y Hojas de Trabajo

Expediente del Ejercicio

Se refiere a documentos y papeles cuya vigencia se limita al periodo de realización de la auditoría. Se subdivide a su vez en:

Archivo General

Agrupa toda la información referente a la organización de la auditoría. Apartados importantes:

• Estados financieros a estudiar.
• Procesos de planificación y programas de auditoría.
• Informe sobre el sistema de control interno contable y el administrativo.
• Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría.
• Constancia de que el trabajo ha sido supervisado.
• Informes sobre asuntos que afectan a más de un área.
• Resúmenes de las conversaciones mantenidas.
• Terminación de la auditoría.

Archivo por Áreas de Trabajo

Se agrupan los papeles de trabajo que recogen la información relativa a cada una de las áreas en que se ha dividido la empresa. Puntos en los que se divide:

• Resumen de las partidas de los estados financieros.
• Programas de auditoría por cada área.
• Pruebas de cumplimiento sobre saldos.
• Arqueos, confirmaciones, etc.

El Expediente Permanente

Recoge documentación necesaria para todos los ejercicios. Su finalidad es organizar los papeles de trabajo para que se cuente con la información necesaria en cualquier momento. Es una especie de historial de la empresa. Debe contener:

• Copia de los estatutos.
• Documentos legales y contratos importantes.
• Descripción de la empresa y su actividad.
• Organigrama con la estructura de la dirección y la distribución de funciones.
• La descripción del sistema contable.
• Carta-propuesta.
• La respuesta del cliente.
• La descripción y justificación del procedimiento de auditoría.

Índices de las Hojas de Trabajo

En auditoría se denominan índices a aquellos símbolos utilizados en la preparación de los papeles de trabajo, con el objeto de que queden ordenados de una manera lógica y faciliten su manejo y archivo.

Tipos Específicos de Hojas de Trabajo

Hojas de Pormenores

En estas hojas el auditor refleja las operaciones realizadas para comprobar los saldos de las hojas sumarias, centrándose en cuentas concretas.

Hoja Guía

Se diferencia en dos aspectos principales de la hoja base:

• La hoja guía se elabora para un grupo de cuentas específico.
• Tiene columnas de sumas que se extraen del libro mayor.

Hoja Base

Son el resumen (sumario) de todas las cuentas de una determinada área o sección (por ejemplo, todo el activo). La información proviene de las hojas guía y de pormenores. Presenta dos diferencias clave con la hoja guía:

• La hoja base abarca un conjunto completo como todo el activo, patrimonio neto (PN) y pasivo, o ingresos y gastos, mientras que la hoja guía se enfoca en un grupo de cuentas dentro de esos conjuntos.
• La hoja base recoge saldos y la hoja guía recoge sumas.