Organización y Dirección de Empresas: Claves para el Éxito

Organización y Dirección de Empresas

Planificación

Planificación: Proceso racional de toma de decisiones en la empresa que conlleva el establecimiento de objetivos, la decisión de estrategias y tareas necesarias para alcanzar esos objetivos. Es la primera de las funciones de dirección. Implica saber de dónde partimos y a dónde queremos llegar.

Jerarquía

Jerarquía: Reparto de la autoridad formal a lo largo de la organización de una empresa, en la que en los niveles superiores la autoridad es mayor (puestos y actividades directivas) y, conforme se va descendiendo a los niveles inferiores, la autoridad disminuye (aumentan las actividades operativas).

Departamentalización

Departamentalización: Agrupación de los puestos de trabajo en unidades superiores llamadas departamentos bajo la autoridad y la responsabilidad de un directivo. Esta división de la estructura de la empresa en departamentos se puede realizar con diferentes criterios: funcionales, geográficos, por clientes, por productos, etc.

Organigrama

Organigrama: Gráfico que representa la estructura de la empresa en departamentos y cuya misión principal es reflejar la posición, interrelaciones y funciones de los distintos componentes de la misma, tanto para información interna como para facilitar la interlocución con terceros. Suelen ser funcionales, por mercado o por productos.

Motivación Extrínseca

Motivación extrínseca: Recompensa externa que percibe el trabajador en forma de remuneración cuyo objetivo es premiar su rendimiento y cuyas formas más habituales son el pago a destajo, la comisión por ventas, las primas de productividad y las stock-options.

Negociación Distributiva

Negociación distributiva: Tipo de negociación que se produce cuando los resultados de una de las partes se obtienen a costa de los resultados de la otra, es decir, lo que una parte gana, la otra lo pierde, y viceversa. Se da en cuestiones cuantitativas como precios, salarios, horas de trabajo, etc.

Taylor: La Organización Racional del Trabajo

Características:

• Estudia profundamente las tareas del trabajador para incrementar la productividad mediante la reducción al máximo de los movimientos y tiempos necesarios para llevarlas a cabo.
• Considera al obrero como una máquina.
• Es necesario incentivar individualmente al trabajador.
• Cuando se introduce al trabajador en grandes cuadrillas, cada trabajador es menos eficiente que si se le estimula individualmente.

Principios del Taylorismo:

• Hay que seleccionar a los mejores en el trabajo.
• Hay que instruirlos en los métodos de trabajo más eficientes.
• Hay que dividir el trabajo en tareas sencillas en las que especializar al trabajador.
• Hay que conceder incentivos (ej.: aumentar salarios) a los mejores trabajadores: aquellos trabajadores que produzcan más cobrarán más.

Inconvenientes:

• Taylor no tuvo en cuenta los factores psicológicos y la fatiga del trabajador.
• El trabajo era monótono y aburrido.

Fayol: La Organización Formal

Estudió la función de administración de la empresa. Enunció la organización funcional de la empresa. Estableció las fases del proceso de dirección (planificar, organizar, dirigir y controlar). Diseñó las cualidades del buen administrador. Principio de unidad de mando: cada trabajador debe recibir órdenes de un solo jefe.

Mayo: La Organización Informal

Definió la organización informal de la empresa. Considera que la organización está formada por grupos de individuos: los individuos trabajan mejor en grupo que de forma aislada. El ser humano no es una máquina. Los supervisores deben ser instruidos en habilidades de atender, comprender y estimular la cooperación. Los obreros no son movidos por motivos económicos, sino por:

• Necesidad de reconocimiento
• Seguridad
• Sentimiento de pertenencia al grupo

Funciones de la Dirección

Planificación: Asignar recursos, Establecer objetivos, Programar acciones, Pronosticar.

Organización: Desarrollar estructuras, Delegar, Establecer relaciones.

Gestión de los recursos humanos: Coordinar, Decidir, Motivar, Comunicar.

Control: Establecer criterios, Medir rendimientos, Evaluar actuaciones, Corregir.

Fases de Planificación

1. Análisis de las condiciones iniciales y reconocimiento de oportunidades existentes (Análisis DAFO).
2. Selección de objetivos del plan.
3. Establecimiento de supuestos o premisas.
4. Evaluación de los planes alternativos.
5. Selección de una alternativa.
6. Seguimiento del plan.

Tipos de Planificación

Estratégica

Elabora planes a largo plazo que afectan a toda la empresa. Contiene objetivos generales. Busca que la empresa se adapte al entorno. El plan estratégico es un documento plurianual que define dos estrategias: Diferenciación (consumidor perciba al producto como único y le mueva a pagar más por él), Liderazgo en costes (tener menor coste que la competencia). Plan estratégico: recoge la estrategia de la empresa, los programas de actuación y la asignación de recursos para implementarlos.

Táctica

De medio plazo. Surge de los departamentos de la empresa. Ejemplo: plan de marketing.

Operativa

Detalla las acciones concretas para cumplir la planificación táctica. Es a corto plazo. Desarrolla procedimientos y programas específicos, así como las tareas diarias. Campaña publicitaria.

Función de Control

Consiste en vigilar las actividades para:

• Comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos.
• Analizar las posibles desviaciones.
• Comprender las causas de las desviaciones.
• Proponer medidas correctoras.

Esta función incide sobre la motivación, ya que si le informamos de que ha realizado un buen trabajo, será motivo de satisfacción.

Tipos de Control

• Preventivo: Se basa en analizar los antecedentes. Se desarrolla mediante las normas de calidad ISO.
• Constante: Se aplica por los operarios de la cadena.
• Correctivo: Ejecutada por la inspección de calidad tras detectar un problema.

Departamentalización

Funcional

Hay un departamento para cada función. El trabajo de cada unidad organizativa puede subdividirse, a su vez, en otras unidades. Es la más utilizada en PYME que elaboran un único producto o una gama reducida.

Ventaja: especialización → más eficiencia.

Inconveniente: no permite diversificar, ya que el alto grado de especialización dificulta el cambio.

Geográfica o por mercado

Frecuente en empresas comerciales y de servicios (bancos, grandes almacenes, mensajería...) que prestan sus servicios en diferentes zonas geográficas y cuentan con muchos puntos de venta y de atención al cliente. Frecuente en los departamentos de marketing y es propio de una segmentación geográfica del mercado. Es posible realizar subdivisiones en cada departamento.

Ventaja: toma de decisiones cercana a los clientes, lo que permite adaptarse a ellos.

Inconveniente: difícil coordinarse entre divisiones.

Por productos

En empresas que fabrican productos muy diferentes o distintas clases de productos. Es posible realizar subdivisiones en cada departamento.

Ventajas:

• Fomenta la especialización de personas y máquinas en un producto.
• Se puede introducir la responsabilidad por resultados, al fijar un objetivo concreto para cada departamento y responsabilizando a su dirección del desarrollo de las funciones.
• Mejor coordinación y se presta mejor servicio.
• Más flexibilidad.
• Se puede crecer creando divisiones.

Inconveniente: a mayor autonomía de las divisiones, más problemas de coordinación.

Gestión de Recursos Humanos

1. Análisis de puestos y planificación de los Recursos Humanos (RR.HH.): Definir las funciones de los puestos de trabajo y las responsabilidades, Prever las necesidades de personal.
2. Selección y contratación: Pasos para la correcta selección del personal: Determinar el perfil exacto de la persona idónea, Reclutamiento de candidatos: puede ser:
   • Externo: se acude al mercado de trabajo.
   • Interno: se ofrece el puesto de trabajo a un trabajador de la empresa.
   Proceso de selección: determinar los instrumentos que nos permitan evaluar el grado de adecuación del candidato al puesto.
3. Administración de personal: Trámites jurídico-administrativos: contratos, nóminas, vacaciones...
4. Formación: Permite que el trabajador se adapte a los cambios del puesto de trabajo.
5. Relaciones laborales: Relación de los directivos con la plantilla, se realiza por medio de los delegados de personal y comités de empresa que negocian los convenios colectivos.
6. Control de personal.

Organización Formal e Informal

Organización formal: estructura jerárquica de relaciones definida en el organigrama de la empresa.

Organización informal: relaciones imprevisibles y espontáneas que surgen entre los miembros de la empresa. Puede no coincidir con los planteamientos de la dirección.

• Los grupos informales tienen gustos, aspiraciones o actitudes similares.
• Tienen líderes informales y subordinados. Cada uno asume diferentes roles en el grupo.
• La afinidad puede provenir del sentimiento de protección mutua, en un deseo de poder o en una esperanza de conseguir objetivos personales.
• Son capaces de crear normas y rutinas que no han sido formalmente establecidas.
• La comunicación informal es más fluida y circula más rápido que la formal.
• Los directivos han de reconocer la existencia de estos grupos informales y deben tratar de conocer las normas, roles, personalidades, relaciones, información... que circula por los grupos informales.

Niveles de Dirección

• Alta dirección: Dirección general, Decisiones: producto, estrategia de crecimiento, Supervisión general de la empresa.
• Dirección intermedia: Directores de fábrica o de divisiones, Tareas más específicas que aplican los planes de la alta dirección, Supervisan a la dirección operativa.
• Dirección operativa (o de supervisión o de primera línea): Jefes de equipo y supervisores, Ponen en acción los planes de la dirección intermedia, Asignan tareas a trabajadores y evalúan los resultados, Están en contacto directo con los trabajadores.

Maslow

1. Necesidades fisiológicas.
2. Necesidades de seguridad.
3. Necesidades sociales.
4. Necesidades de autoestima.
5. Necesidades de autorrealización.