Organización y desarrollo de reuniones

Reunión es una actividad en la que un grupo de personas se comunican entre sí para alcanzar soluciones conjuntas a tu objetivo específico.

Característica de una reunión. Que exista un grupo comunicación fluida y constante lugar concreto en tiempo determinado tomar decisiones por acuerdo un objetivo específico.

Tipos de reuniones. Informativa: transmitir información (pasiva), recibir información (activa). De solución de problemas: buscar soluciones a un problema (activo), buscar soluciones a un Conflicto (activo). De trabajo: Intercambiar información, coordinar funciones, mejorar procesos de trabajo (activos). Creativa: generar ideas nuevas (activa). De negociación: Conciliar intereses, alcanzar un acuerdo por consenso (Activos).

Participantes reunión. Moderador, director. Resto de los miembros del grupo.

Moderador, dirigir, orientar, coordinar.

Funciones del Moderador establecer el tema, moderar la discusión, intentar poner de acuerdo, clima de confianza y cordialidad, ayudar a la comunicación y cohesión, activar la reunión, resumir sintetizar.

3 tipos de moderador: autoritario, protagonista absoluto no fomenta la participación. Moderador (dejar hacer) deja algunos miembros sean protagonistas. Implicado, el protagonista es todo el equipo los objetivos están asumidos por el equipo.

Cualidades: Positivo, abierto, imparcial, cordial, animador, implicado, mediador, normativo, sensible, saber pensar.

Funciones del participante: Se implica activamente, Presenta las ideas claras, Escucha a los demás y respeta, Se centra en el tema, Respeta el orden, Propone sugerencias, Intenta suavizar tensiones.

Preparación de reunión: Necesidad (resolver el problema), Finalidad (cual es el objetivo), Asistentes (Quienes?), Contenido (que tema), Lugar (lugar con buena documentación) temperatura, Equipo para el trabajo (pizarra, proyectos). Fecha y horario (no debe durar más más de dos horas descanso de 10 ó 15 minutos.

Materias: Documentos de trabajo para los participantes (informes). Documentos que el director va a presentar (diapositivas). Convocatoria: Convocante, (quien?). Fecha y hora, (cuando?). Lugar, (donde?). Orden del día (que?). Objetivos (para que?).

Desarrollo de la reunión

Fase del planteamiento: Toma de contacto, tiempo para saludar. Comienzo del “Moderador”, presentarse y presentar asistentes, recordar objetivos, presentar temas, explicar la metodología. Fase nudo: participantes comenzarán a intervenir y manejar objetivos aplicando técnicas de grupo. Fase de desenlace: síntesis final, acuerdos y conclusiones. Se refleja en un acta escrita.

Evaluación de reunión: Acontecido en la reunión. Grado de cumplimiento de los acuerdos.

Evaluación de las técnicas: En los minutos finales de la reunión. Posteriormente a la celebración de la reunión. Al comienzo de la próxima reunión.

Problemas más frecuentes/errores en la organización o conducción.

Causas problemas y reuniones: -Antes de la reunión no ejecutar la convocatoria adecuada, elegir materiales inadecuados. -Duración de la reunión, dejar que los participantes que se enfrenten. -Después de la reunión, no redactar y entregar acta, no evaluar contenido en la reunión.

LA MOTIVACIÓN, es lo que impulsa a los individuos a intentar conseguir mediante acciones, el logro de un objetivo a alcanzar. Clasificación de motivos: -Poder (deseo de mando). -Económico (satisfacción de necesidades). -Transcendente (creencias religiosas, fundamentos filosóficos), -Social (interés de mejorar con los demás, -Científico técnico (deseo de aumentar saberes, mejorar conocimiento), -Cultura y artístico (búsqueda en el placer de la belleza.

*Factores motivadores. Frederick Herbert: a) Factores ambientales (depende el clima laboral) (factores negativos). b) Factores motivadores (depende del desarrollo del trabajador) (Son factores positivos)

*Pirámide de las necesidades Maslow. Niveles de necesidades: 1_Fisiológicas, 2_Seguridad, 3_Sociales, 4_De estima, 5_Autorrealización.

Condiciones y jerarquía de necesidades

Cond1_las necesidades se hacen más potentes cuando no las tienes. Cond2_No hay necesidades superiores hasta que se cubren las anteriores. Cond3_Cuando se renuncia llegar a niveles superiores. Dedicarse a cubrir necesidades más bajas. Cond4_ Cuando se completan una necesidades de un nivel buscan otros de niveles superior.

Teoría de las expectativas UH.Uroom. Esta más motivado cuando espera conseguir mayores rendimientos y mayores recompensas.

Teoría logro de objetivos Fdein Locke.= Teoría de la finalidad o establecimiento de metas. La motivación sube a medida que se supera las metas parciales. - Los trabajadores fijan sus propias metas, - Deben de ser escalonada, - Un trabajador que no logra el objetivo tiene un nivel de insatisfacción. - Pero si supera varias metas parciales estará menos insatisfecho.

Teoría de equidad G.Adams. Principio de comparación social. Todo individuo tiende a comparar los esfuerzos que actúa con las demás.

Equidad: igualdad, justicia. Inequidad: injusticia, desigualdad. Equidad: resultado justo = equidad motivadora.

Inequidad negativa resultado injusto-no favorable-no es motivadora.

Inequidad positiva resultado injusto-favorable- no motivadora.

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