Organización y Clasificación de Archivos de Auditoría: Evidencias y Papeles de Trabajo

Tipos de Archivos de Auditoría

Clasificación General de Evidencias

Las evidencias de auditoría conviene clasificarlas en dos grupos principales:

• Las referidas exclusivamente a los estados contables de un periodo específico. Estas se conservan en un archivo de periodo.
• Las referidas a exámenes correspondientes a dos o más ejercicios (periodos). Estas se conservan en un archivo permanente.

Sistematización del Archivo de Evidencias

Para sistematizar el archivo de las evidencias es conveniente:

1. Agrupar los papeles de trabajo en legajos con carátulas identificadoras.
2. Reunir archivos electrónicos en directorios específicos.
3. Identificar adecuadamente cintas de audio y video si se utilizan como evidencia.

Archivos Permanentes

La información contenida en los archivos permanentes proviene, en su mayoría, de la toma de conocimiento realizada durante las etapas de planificación. Algunos ejemplos incluyen:

• Denominación legal del cliente.
• Actividad principal.
• Principales clientes, proveedores y materias primas.
• Principales mercaderías y servicios vendidos.
• Canales de distribución.
• Organigramas de la empresa.
• Leyes, contratos y decretos importantes para la vida del ente.
• Localización de oficinas, plantas, depósitos, etc.
• Características del sistema contable.
• Nombres de las personas clave con las que se tendrá mayor interacción durante la auditoría.

Archivos Corrientes

En los archivos corrientes se debe almacenar la información referente al estado contable objeto de la auditoría actual. Puede existir más de un archivo corriente si, además del estado contable anual, se realizan revisiones de estados contables intermedios o si la auditoría se lleva a cabo en más de una ubicación física. Factores a considerar:

• Existencia de estados contables intermedios.
• Complejidad del examen de auditoría.
• Cantidad de lugares físicos donde se realiza la auditoría.

Ordenamiento y Clasificación de Archivos

Importancia de la Codificación y Ordenamiento

Un buen sistema de codificación y ordenamiento de los papeles de trabajo facilita su localización posterior y resulta especialmente importante cuando:

1. En la auditoría interviene más de una persona.
2. Hay rotación de los encargados de sucesivas auditorías del mismo cliente.
3. El volumen de evidencia recopilada es considerable.

Clasificación por Tipo de Legajo

• Legajo Permanente

  • Clasificar su contenido probable en secciones lógicas.
  • Asignar a cada sección una letra identificativa.
  • Dentro de cada sección, codificar cada hoja con la letra de la sección seguida de un número correlativo (ej. A-1, A-2, B-1...).

• Legajo de Planificación y Control

  Su codificación detallada puede ser innecesaria si:

  • El programa de trabajo está claramente dividido en áreas o componentes.
  • Cada hoja del programa indica el área a la que corresponde y su número correlativo dentro de dicha área.

• Legajo de Evaluación de Controles Internos

  • Aplicar un método de codificación similar al sugerido para el legajo permanente (secciones y numeración correlativa).
  • Si fuera posible, clasificar el contenido respetando las áreas en las que se dividió el programa de trabajo para mantener la coherencia.

• Legajo Principal

  Este legajo generalmente comienza con papeles de trabajo generales (identificados con un código numérico) y luego se organiza en secciones para los diversos rubros del balance, identificados con letras. Algunas formas de hacerlo son:

  • Usando siempre una letra, comenzando por la “A” y siguiendo el orden de los rubros en los estados financieros.
  • Empleando dos letras para identificar los rubros del pasivo y del patrimonio neto (ej. AA, AB...).

• Legajos Auxiliares

  • Generalmente, no es necesario codificar su contenido de forma compleja; basta con numerar correlativamente sus hojas.