Organización de Archivos y Protección de Datos: Claves para la Gestión Eficaz

Consejos para una buena organización de archivos:

1. Colocar la documentación más reciente al principio.
2. Ordenar la correspondencia recibida por asuntos.
3. Utilizar un registro de entradas y salidas.
4. No acumular demasiados temas en una misma carpeta.
5. Doblar los documentos más largos.
6. Grapar los papeles.

Equipamiento para Archivos

Los equipamientos de archivo son todos los dispositivos físicos que permiten tener almacenada y ordenada toda la información. Existen dos sistemas para mantener la información archivada:

• Archivo convencional o manual
• Archivo informático

Algunas organizaciones optan por combinar ambos.

Protección de la Información Personal

Los datos personales son un bien muy apreciado y valorado por las empresas, puesto que pueden dar a esas empresas una idea sobre nuestro nivel de ingresos, gustos, e incluso nuestro estilo de vida, para desarrollar sus campañas publicitarias.

A tal efecto se crea la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Esta Ley tiene por objeto garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor e intimidad. Esta ley hace referencia a los datos de las personas físicas, y su ámbito de aplicación será el territorio español.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es una entidad pública con personalidad jurídica propia que vela por los derechos de las personas y actúa con independencia de las Administraciones Públicas.

Su objetivo es velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación. La AEPD tiene funciones de denuncias y reclamaciones y un papel sancionador.

Denuncias y Reclamaciones ante la AEPD

La función más importante de la AEPD es la de atender las necesidades de los ciudadanos e informar de todas las dudas que pueda crear el uso de datos personales por parte de terceras personas.

Para ejercer los derechos sobre nuestros datos, y también nuestro derecho de denuncia, se establece un canal de comunicación con la Agencia.

Papel Sancionador de la AEPD

La AEPD desempeña la potestad sancionadora. Los responsables de los ficheros y los encargados de tratar sus datos estarán sujetos al régimen sancionador de esta entidad. Existen 3 tipos de infracciones:

• Infracciones leves: No proporcionar la información requerida a la AEPD, no atender a las solicitudes de cancelación de datos, incumplir el deber de secreto. Sanción: De 601,01 a 60.001,21 euros.
• Infracciones graves: Obstruir la función inspectora, recoger datos de carácter personal sin el consentimiento expreso del afectado, o utilizarlos para otros fines distintos del de la recogida, mantener los datos de manera inexacta, o no efectuar las rectificaciones o cancelaciones de los mismos que procedan. Sanción: De 60.001,21 a 300.506,05 euros.
• Infracciones muy graves: Recoger datos de forma engañosa o fraudulenta, ceder o comunicar datos fuera de los casos en que está permitido, no cesar en el uso ilegítimo de datos. Sanción: De 300.506,05 a 601.012,10 euros.

Firma Digital y Firma Electrónica

La firma digital es un sistema que sirve para demostrar la autenticidad de un documento electrónico. Da la seguridad al destinatario de que el mensaje fue creado por el remitente, y no por otra persona. Se suele utilizar en las transacciones financieras.

La firma electrónica es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica, y que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante, con el mismo valor que la firma manuscrita, lo que le confiere un valor legal. Además, cuenta con el respaldo de un certificado electrónico emitido por una autoridad de certificación que garantiza la autenticidad de esa firma.

Mientras la firma digital garantiza la veracidad de la información, la firma electrónica permite acreditar legalmente la identidad de quien emite esa información (diferencias de ambas).