Organització de la informació: arxius, digitalització i protecció de dades

La importància de l’organització de la informació

Una classificació adequada ens permet:

• Accedir a la documentació d’una manera ràpida i fàcil.
• Controlar la documentació que entra i surt de l’empresa.
• Complir amb les exigències legals de conservació durant un termini.

L’arxiu

La tasca d’arxivar és imprescindible en una empresa si es vol disposar d’una informació o d’un document en el moment precís.

L’arxiu és una eina necessària que persegueix uns objectius concrets:

• Legals: determinats documents s’han de guardar durant un temps per exigència legal.
• Tècnics: es concreta en:
  • L'arxiu és un centre actiu d’informació dins l’empresa.
  • Proporciona un bon servei a cost baix.
  • Permet conservar els documents en bon estat físic.

Requisits per a un bon arxiu:

• Ordenació de la documentació lògica i senzilla.
• La recuperació del document ha de ser ràpida.
• No ha de ocupar un espai excessiu.
• La seva conservació ha de tenir un cost reduït.
• S’ha d’adaptar als canvis.
• El manteniment ha de ser continu.
• Només han d'accedir a l’arxiu les persones autoritzades i amb un criteri de responsabilitat absolut.
• S’ha de garantir de la seguretat davant situacions de robatori, incendi, desgast, humitat, etc.

Els arxius digitals

Cada cop més empreses apliquen polítiques “zero paper”, encaminades a reduir la utilització de documents en el suport paper tradicional, i un dels principals reptes de les organitzacions és establir mètodes per poder gestionar tota la informació digital, tenint-la disponible en el moment que aquesta sigui necessària.

Avantatges:

• Menor espai.
• Sistemes de cerca automàtica.
• Facilitat d’accés des de qualsevol lloc.
• El pas de temps no afecta l’arxiu.

Inconvenients:

• Menor comoditat de lectura.
• Accés per part de persones no autoritzades.
• Problemes tècnics o de lentitud.
• Manca d’un bon sistema de còpies de seguretat.

El cicle de la vida dels documents

• Creació del document.
• Classificació, ordenació i utilització.
• Arxivament i conservació.
• Transferència.
• Eliminació.

El valor de la documentació

Valor primari → és el que fonament en la utilitat o finalitat per a la qual estat dissenyat.

Valor administratiu: dóna suport administratiu (per exemple, albarà).

Valor jurídic: tenen caràcter probatori de les obligacions i els drets acordats entre diverses parts (per exemple, contracte de compravenda).

Valor econòmic: creat com a eina de pagament (per exemple, xec).

Valor secundari → és el que pot adquirir un document un cop finalitzat el període de temps de la utilitat per a la qual va ser creat.

Selecció de la documentació a arxivar

A l’hora de decidir si ens desfem d’un document o el mantenim a l’empresa, hem d’efectuar una anàlisi dels costos i els beneficis que comporta.

• Costos: Més espai, físic o virtual.
• Costos derivats de dificultar cerques posteriors (+ documentació = + temps per a la recerca).

El procés d’arxivament

• Registre
• Classificació i ordenació
• Codificació
• Arxivament

Sistemes de classificació, catalogació i arxivament

• Sistema alfabètic → ORDENAR ALFABETICAMENTE.
• Sistema cronològic → ORDENAR TEMPORALMENTE.
• Sistema geogràfic → ORDENAR POR ZONAS.
• Sistema temàtic → ORDENAR POR TEMAS.
• Sistema numèric → ORDENAR POR NUMEROS.
• Sistema mixte → los mezclas.

Digitalització de la documentació:

Digitalitzar un document és l’acció mitjançant la qual la informació que conté és capturada i transformada a llenguatge processable informàticament.

Avantatge → permet treballar amb les versions electròniques dels documents que seran fàcilment emmagatzematges i editables i, si es tenen disponibles a la xarxa, s’hi podrà accedir des de diferents punts d’accés.

Suggeriments per a l’arxivament:

Per aconseguir un arxivament digital eficient caldrà establir una bona estructura de carpeta i determinar un codi per anomenar els fitxers que ens permetin cercar-los i trobar-los fàcilment.

• Cal establir un sistema de classificació i ordenació per mitjà de carpetes i subcarpetes que poden correspondre a matèries o assumptes relatius a diferents departaments.
• Dins de cada departament, la documentació pot estar organitzada atenent a diferents criteris.
• Quan es treballa amb versions de documents (primera versió, segona versió...) és recomanable que hi hagi una carpeta on transferir versions obsoletes per evitar que per confusió es faci servir una versió antiga en comptes de la més actual. Si és possible, s’ha d’evitar que el personal tingui accés a plantilles de documents obsoletes.
• Moltes vegades hem d’obrir els fitxers per saber què contenen. Per evitar la pèrdua considerable de temps que això pot suposar cal establir criteris per posar nom als fitxers, de manera que només veient-ne el nom puguem reconèixer fàcilment de quin document es tracta.

L’accés a l’arxiu:

• Quart nivell: poques persones hi tenen accés. Per exemple, informació relativa a l’estratègia de l’empresa.
• Tercer nivell: informació a la qual pot accedir un treballador però no un altre. Per exemple, informació sobre els sous.
• Segon nivell: informació que coneixen els treballadors, però no els clients. Per exemple, ingredients per fabricar un producte.
• Primer nivell: qualsevol client coneix la informació. Per exemple, llistat de productes.

El control d’accés:

Aquesta facilitat d’accés a la documentació, orientada a agilitar el desenvolupament diari de la feina dels treballadors, s’haurà de controlar, doncs, a través d’uns protocols de seguretat que evitin que la informació arribi a mans no desitjades.

• Creació de diferents perfils d’usuari a la xarxa local de l’empresa, de manera que cada tipus d’usuari només pot accedir a determinades carpetes.
• Establiment de contrasenyes d’accés a la intranet de l’empresa, als dispositius d’emmagatzatge o fins i tot als documents.

Les bases de dades:

Una base de dades : conjunt de dades que pertanyen a un mateix context i emmagatzemades sistemàticament pel seu posterior ús.

Les bases de dades ens permetran tenir centralitzat tot un conjunt d’informació.

Avantatges de les bases de dades:

• Concurrència d’usuaris.
• Integritat de les dades.
• Còpies de seguretat.
• Independència de la localització física.
• Control d’accés.

Big data: conjunt d’informació que obtenen les empreses mitjançant els diversos dispositius amb els quals els clients hi contacten i que s’utilitza per millorar la relació de les empreses amb els clients.

CRM: fan referència a l’estratègia de negoci basada a satisfer les necessitats del client, però també a les eines informàtiques que donen suport a aquesta estratègia.

Data Mining: conjunt de tècniques estadístiques que permeten analitzar grans masses de dades. Gràcies a aquestes tècniques es poden identificar patrons de comportament que ajuden a comprendre millor els consumidors.

Protecció de les dades de caràcter personal

CONSOLIDAR de manera significativa els drets dels ciutadans, donant més control sobre les seves dades personals.

INSTAURAR nous drets pels ciutadans de la UE.

DONAR CREDIBILITAT a la regulació de dades a través d’un sistema de sancions.

RESPONSABILITZAR a tots els actors que manegen dades personals.

Recopilació de dades:

A les bases de dades s’han de guardar únicament les dades que exigeix el marc legislatiu, i sempre amb l’autorització de cada titular. La protecció d’aquestes dades és fonamental i és per aquest motiu que el personal de l’empresa amb accés a aquestes dades ha d’estar registrat, declarat i ha de signar el compromís de confidencialitat amb l’empresa.

Les empreses estan obligades a mantenir la confidencialitat de les dades de caràcter personal que els usuaris hagin facilitat i a no revelar-les a cap altra entitat, si no és que prèviament s’ha informat aquests usuaris que les dades se cediran i s’ha obtingut el seu consentiment.

Així, en tot formulari on es recullin dades personals d’usuaris o clients, ja sigui per subscriure’s a un butlletí electrònic o per ingressar en una comunitat, és obligatori incloure un avís legal amb relació a la protecció de dades.