Organigrames i funció directiva en l'empresa

Descripció d'organigrames

Cap organització funciona per si sola, sinó que necessita, per complir els seus objectius, uns principis d’autoritat i de jerarquia que planifiquin i controlin les seves funcions, a més a més dels de divisió del treball i especialització.

Aquesta estructura d’autoritat i les obligacions d’execució i de responsabilitat

de cada nivell es presenten mitjançant uns models d’organització anomenats

organigrames.

En un organigrama hi podem definir els elements següents:

• nom del departament, funcions, llocs de treball i nom i càrrec del responsable de la secció.
• relacions jurídiques
• fluxos de comunicació o transmissió de dades.

Organització jeràrquica

L'autoritat està centralitzada i s'exerceix directament i únicament del superior al subordinat. Les línes de comunicació són estrictes.

Organització funcional

Els subordinats tenen diversos caps que estan especialitzats en diferents funcions i dicten ordres i instruccions en el seu camp de competència.

Organització mixta

Té una estructura central jeràrquica amb especialització més alta que s'articula en unitats de suport competents anomenades staff.

La funció directiva

ALTA DIRECCIÓ – Alts càrrecs- Planifiquen a llarg termini i les seves decisions afecten tota l'empresa. Supervisen el funcionament global de la companyia. NIVELL OPERATIU O DE GESTIÓ – Caps de secció- Són els responsables d'assignar funcions i supervisar els resultats de les tasques rutinàries dels treballadors. Executen i controlen tots els procediments.

NIVELL INTERMEDI-caps de departamenrt- Executen i controlen la planificació general. Concreten la planificació general i les directrius d'alta direcció en plans més específics. Coordinen i supervisen la direcció operativa

El lideratge. Qualitats i capacitats

El lideratge és la capacitat que posseeixen certs individus d’influir, de motivar, d’organitzar i de dur a terme accions per aconseguir les seves finalitats i objectius,involucrant‐hi i motivant persones i grups.

capacitats i qualitats basiques d'un lider son: integritat, intel·ligència emocional, credibilitat, maduresa, entusiasme / comunicacio i integració

Estils de direcció

En funció de les capacitats i qualitats que posseeixin i com s’utilitzin, podem distingir diferents estils de direcció. En destaquem tres: estil autoritari, estil participatiu i estil permissiu.

• Estil autoritari: El directiu decideix i ordena sense consultar amb els seus subordinats. Els empleats es limiten a obeir-lo. El grau d'autoritat és molt elevat.
• Estil participatiu: Els subordinats participen de manera cooperativa en les decisions. El directiu manté un equilibri entre l'autoritat i la llibertat dels seus empleats.
• Estil permissiu: Els empleats desenvolupen lliurement el seu treball, prenent les seves pròpies decisions, dins d'uns limits definits pel directiu. El grau d'autoritat és baix.

Teories sobre els estils de direcció

Teoria X: El directiu té la concepció següent dels seus subordinats: • Tenen aversió al treball, el consideren un mal que s'ha de suportar i, per tant, treballen tan poc com poden. • No tenen ambició, per la qual cosa no volen responsabilitats. • Prefereixen rebre ordres. • No volen canvis i prefereixen els mètodes coneguts. • Necessiten que seʼls pressioni. Els directius que tinguin aquesta concepció dels seus subordinats els dirigiran amb un estil de lideratge autoritari, ja que d'una altra manera no s'aconseguirien els objectius proposats.

Teoria Y: El directiu veu els seus empleats com a persones que: - Volen treballar, perquè el treball els estimula i els ajuda a realitzar-se. - Creuen que l'energia que es desprèn amb el treball és tan natural com la que sorgeix amb el joc i l'esport. • Tenen ambició, imaginació i creativitat. • Volen responsabilitats i se senten responsables del seu treball. /Els directius que tinguin aquesta visió dels seus subordinats exerciran un lideratge d'estil participatiu o permisiu.

Teoria Z: • Compromís de treball per a tota la vida. Un nou empleat romandrà en l'empresa fins que es retiri. • Lentitud en l'avaluació i la promoció. Les avaluacions del personal són molt llargues i la promoció, lenta. • Consens en la presa de decisions. Els empleats participen i s'involucren en les decisions que els afecten. • Responsabilitat col·lectiva. La responsabilitat de l'èxit o el fracàs de l'organització la comparteix tot el grup. • Control informal i implícit. Dins de l'organització no és possible esperar que els empleats joves manifestin el seu desacord o es rebel·lin contra els seus superiors. • Total cura dels empleats. L'empresa finança activitats socials, vacances en grup, etc.

L'informació en l'activitat empresarial

La fiabilitat de les decisions preses en l’empresa està en funció de la quantitat i qualitat de la informació disponible.

Sistema d'informació

Un sistema d'informació és el mètode de gestió de la informació que, mitjançant la col·laboració entre persones, tecnologies i procediments, serveix per donar suport a la presa de decisions.

Els sistemes d'informació s'encarreguen de:

• Proporcionar, facilitar i executar processos d'informació repetitius que es duen a terme manualment.
• Donar informació i dades per ajudar a la presa de decisions.
• Facilitar relacions recíprocas entre els usuaris.

Flux d'informació interna

El flux d’informació dins d’una empresa es refereix al moviment d’instruccions i de comunicacions entre els seus membres: empleats, directius, clients, etc. Així doncs, podem considerar l’estructura organitzativa d’una empresa com un disseny de fluxos d’informació i de relacions dins del grup d’éssers humans.

El flux d’informació és el procés d’intercanvi d’informació entre els membres d’una empresa.

Aquest flux d’informació ha de ser tan fluid i eficaç com es pugui. Els factors que el condicionen són:

• La definició de les responsabilitats.
• El nivell d’interdependència.
• L’harmonització dels objectius.

La protecció de la informació

Totes les empreses disposen d’informació valuosa que han de protegir i a la qual no convé que qualsevol pugui accedir.

La informació confidencial és la que es vol protegir i accedir‐hi només està permès a algunes persones autoritzades.

Perquè la informació mantingui el seu valor i no perdi el seu caràcter confidencial, és fonamental que l’empresa tingui establertes normes internes per a la seva protecció:

• Restringir la informació únicament al personal que hagi de conèixer-la.
• Establir clàusules de confidencialitat per evitar la pèrdua d’informació confidencial en els casos en què els empleats que tenen a les seves mans informació d’aquest tipus canviïn de feina a una altra empresa del mateix sector.

La comunicació en l'activitat empresarial

Mentre que la informació és l’acció i l’efecte de donar a algú una notícia o un informe amb la finalitat d’augmentar el seu coneixement sobre alguna cosa, la comunicació és un procés en què dues o més persones es relacionen amb la finalitat de transmetre, compartir o intercanviar informació.

Comunicació interna

Comunicació externa -->Són els processos de comunicació que es produeixen entre l'empresa i totes les persones i entitats alienes a l'organització.

Comunicació interna--> Es produeix entre els departaments i entre els membres de la mateixa estructura organitzativa de l'empresa. /Objectiu principal: Aconseguir una bona relació i motivació entre els membres de l'empresa. /Es desenvolupa a través de canals.--> Canals formals o oficials.: Són els establerts de manera deliberada per la política de comunicació de l'empresa + Canals informals. --> Són aquells pels quals circula la informació entre les persones i els departaments de manera informal.

Els rumors dins l'empresa

Els rumors són especulacions que s’intenten donar per certes i que es transmeten de persona a persona, habitualment de manera oral, sense que hi hagi dades per comprovar‐ne la veracitat. Els rumors en l’empresa poden ser ocasionats per motius tant personals com de tipus empresarial:

-Empresarial: poden ser deguts al fet que una empresa està passant per una època de canvis, com ara fusions, trasllats, En aquestes circumstàncies és molt més fàcil que un rumor prosperi si l'organització no ofereix una informació clara i transparent.

-Personal: solen sorgir a la cafeteria, al menjador o a qualsevol lloc d'ús comú, sense necessitat que l'empresa estigui passant per cap circumstància.