Organigramas: Estructura, Usos y Limitaciones en la Gestión Organizacional

Organigramas: Herramienta Clave en la Estructura Organizacional

Uso de los organigramas

Como herramienta de comunicación, el organigrama es utilizado para:

1. Informar a los miembros de la organización la posición que ocupan y su relación con el resto de la organización.
2. Proveer un cuadro global de la estructura.
3. Facilitar a las personas que entran en la organización, la toma de contacto con la estructura de la misma.
4. Facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tiene cada persona de ascender en la organización.
5. Informar a terceros interesados en la organización común y cómo se encuentra estructurada la misma.

Como herramienta de análisis, permite detectar fallas en la estructura. Las situaciones más importantes que pueden ser detectadas son:

1. Fallas de control interno. Ejemplo: funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo.
2. Departamentalización inadecuada. Ejemplo: funciones de contaduría y ventas asignadas a un mismo cargo.
3. Falta de unidad de mando. Dos o más personas supervisan un mismo cargo.
4. Superposición de mando. Dos o más cargos tienen asignadas responsabilidades de igual o similar función.
5. Relación de dependencia confusa. No está claramente determinada la relación de autoridad con que un cargo o persona, está vinculada a otros cargos o personas.
6. Situaciones de subordinación ordinaria. De un cargo depende un solo subordinado, "uno sobre uno".
7. Indefinición de los niveles a los cuales pertenece el cargo. No está clara la posición que el cargo tiene en jerarquía, remuneración, etc.
8. Confusión sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora, funcional.
9. Estructura desequilibrada.
10. Alcance del control excesivamente amplio o sea, cuando se le asigna un mayor número de subordinados de los que pueda supervisar.
11. Inadecuada asignación de niveles: es cuando una posición tiene asignado un nivel no acorde en relación con los que ocupan los otros cargos.
12. Designación confusa de las funciones, categorías o nombre de los cargos.

Limitaciones de los Organigramas

Su principal limitación está contenida en la propia definición, cuando expresa que es una representación gráfica limitada. La simplicidad es un requisito fundamental para que los propósitos de los organigramas puedan ser cumplidos. La simplicidad es la primera limitación que se debe asumir, aun con el riesgo de que la información acerca de la estructura sea incompleta.

El organigrama representa parcialmente la estructura formal de la organización, ya que por razones de conveniencia gráfica no se incluye cierto tipo de información.

La otra limitación se origina en que el organigrama debe estar permanentemente actualizado; caso contrario, se corre el riesgo de convertido en herramienta de resultados negativos. Cualquier cambio en la estructura transforma en obsoleto el diagrama vigente; si se siguen utilizando sus propósitos de comunicación, se distorsiona. El único medio para combatir esta influencia negativa es la actualización permanente.

Formas Comunes de Representación

Existen varias formas diferentes de diseño. Las formas más usuales de representación son:

1. Representación vertical.
2. Representación horizontal.