Organigramas Empresariales: Estructura, Tipos y Beneficios

1. Concepto y Origen de los Organigramas

El término organigrama proviene de la combinación de órgano (órgano u organismo) y grama (gráfico). Se define como la representación gráfica que muestra la estructura organizacional de una empresa. Es una herramienta que refleja la radiografía de la organización, mostrando su esqueleto y constitución interna, pero no su funcionamiento ni su dinámica. Además, son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.

En esencia, un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas. Debe reflejar de forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

2. Finalidad del Organigrama

Un organigrama proporciona una visión gráfica de los aspectos fundamentales de una organización. Permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen.

En un organigrama se puede identificar:

• El tipo de unidades que conforman la estructura de una organización.
• Sus relaciones.
• Las características de la dependencia o entidad.
• Sus funciones básicas.

De esto se infiere que los organigramas:

• Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
• Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.
• Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.
• Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.
• Representan las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
• Reflejan los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa, debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
• Muestran una representación de la división de trabajo, indicando:

1. Los cargos existentes en la compañía.
2. Cómo estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
3. Cómo la autoridad se asigna a los mismos.

3. Ventajas de los Organigramas

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas, entre las que destacan:

• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
• Permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
• Muestra quién depende de quién.
• Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
• Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
• Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
• Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.

Desventajas de los Organigramas

A pesar de sus múltiples ventajas, los organigramas también tienen algunas desventajas:

• Muestran solamente las relaciones formales de autoridad, dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
• No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles. Aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades, la autoridad no se puede someter a esta forma de medición. Además, si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
• Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

4. Requisitos para la Elaboración de Organigramas

Para que un organigrama sea efectivo, debe cumplir con ciertos requisitos:

• Precisión: Los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.
• Vigencia: Es importante que reflejen la situación presente y, por ello, sean constantemente actualizados. Se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
• Uniformidad: Para facilitar la interpretación de un organigrama, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.

5. Clasificación de los Organigramas

Los organigramas se pueden clasificar en cuatro grandes grupos:

A. Por su Naturaleza

• Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, ya sea en forma global o a alguna de sus unidades.
• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.
• Mesoadministrativos: Contemplan a todo un sector administrativo o a dos o más organizaciones de un mismo sector.

B. Por su Ámbito

• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características. Presentan toda la organización y sus interrelaciones. También se les llama carta maestra.
• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización. Representan la organización de un departamento o sección de una empresa.

C. Por su Contenido

• Integrales: Representan gráficamente todas las unidades administrativas de una organización, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.
• Funcionales: Incluyen, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades.
• De Puestos, Plazas y Unidades: Indican, para cada unidad, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

D. Por su Presentación

• Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado.
• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, mientras que las relaciones entre las unidades se disponen horizontalmente.
• Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomiendan para organizaciones con un gran número de unidades en la base.
• De Bloque: Son una variante de los verticales y permiten integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos.
• Circulares: La unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro, y los demás niveles de autoridad decrecen hacia los extremos. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

Normas ISO y su Importancia en la Gestión de Calidad

1. Series ISO

2. Beneficios de la Implementación de Normas ISO

• Mejoramiento interno de la organización.
• Posicionamiento en el mercado.
• Desarrollo del recurso humano.
• Satisfacción al cliente.
• Desarrollo de proveedores.
• Mejora continua.
• Reducción de costos.

3. ¿Qué son las Normas Empresariales?

Definición: Las normas son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo. Indican a las personas lo que deben hacer o no hacer en determinadas situaciones. Desde el punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen sus normas, a veces sobreentendidas, otras veces explícitas, habladas o incluso escritas.

La función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el comportamiento de los empleados, diciéndoles lo que se permite y lo que no se permite en el lugar de trabajo.

4. Características de las Normas Formales

Para que las normas formales apoyen el logro de los objetivos de tu empresa, deben tener las siguientes características:

• Ser consistentes: La sanción debe ser siempre la misma para el mismo incidente, sin que dependa de la persona que cometió la falta. Se busca ser lo más imparcial y predecible posible.
• Ser justas: El premio o sanción para un comportamiento se asigna en función de la conducta.
• Ser conocidas por todos: Se debe informar a toda la plantilla cuáles son las normas y las sanciones o premios.
• Estar relacionadas con los objetivos laborales: Las normas deben relacionarse razonablemente con los objetivos laborales.
• Deben ayudar a expresar los valores de tu empresa: Las normas les dicen a los empleados, clientes o proveedores lo que es valioso para tu negocio.
• Deben conocerse las consecuencias de la violación de la norma: Las personas deben saber de antemano lo que va a pasar si violan la norma.

5. Importancia de las Normas en la Empresa

Algunas ventajas de que las normas formales de trabajo sean explícitas e incluso escritas son:

• Reducen los problemas interpersonales entre los empleados, ya que al aplicarse las mismas normas a todos, el trato es más o menos igual y se minimizan las injusticias.
• Facilitan la interacción entre los empleados porque, al saber claramente qué está permitido y qué no, aumentan las posibilidades de que se comporten adecuadamente en el ambiente laboral.
• Favorecen un ambiente laboral más justo, pues al aplicarse las mismas reglas a todos se reducen los favoritismos.
• Reducen los resentimientos de los empleados, pues al ser premiados o sancionados de acuerdo con un reglamento, no se ven estas medidas como un capricho del empresario.
• Ahorran tiempo al empresario, porque cuando los empleados cometen una falta, él no tiene que tomar una decisión individual, sino que aplica simplemente la norma.
• Protegen al empresario y a la empresa, ya que cuando un empleado comete una falta y se le aplica el reglamento, queda claro que se está sancionando la conducta del trabajador y no se piensa que el empresario"estaba de mala" y que por eso se le castigó.