Organigrama y flujograma: definición, simbología, tipos y normas de elaboración

Organigrama

Organigrama: Es la representación gráfica de una organización de funciones o cargos de una organización o asociación de personas agrupadas para conseguir un mismo fin. Siempre que se vayan a realizar trabajos o actividades que tengan un fin, es lógico pensar que tendremos que organizar para ser más prácticos o competitivos; esto es, para mejorar en oportunidad, calidad y coste.

Simbología empleada

Simbología empleada: Está representado por una serie de rectángulos unidos entre sí mediante líneas rectas horizontales o verticales, nunca inclinadas. Los rectángulos deben tener un tamaño tal que en su interior pueda escribirse la función de ese cargo de la organización. Éstos tendrán una dimensión proporcional para que su representación sea homogénea, sin utilizar rectángulos mayores por razones de autoridad.

Definición, propósito y alcance

Organigrama

• Definición: Representación gráfica de una estructura organizativa.
• Propósito: Permitir una visión rápida y completa de la estructura de una organización y de las unidades que la conforman.
• Alcance: Unidades que conforman la estructura organizativa.
• Estructura: Compuesta por los símbolos: rectángulos y líneas.

Características

1. Representar los diversos elementos del grupo que se está esquematizando y sus relaciones respectivas.
2. En el organigrama se fija la acción y la responsabilidad de cada servicio.
3. En algunos casos se cumple que, a mayor jerarquía, mayor es el tamaño del rectángulo.

Flujograma

Importancia

Flujograma — Importancia: Designa el conjunto de símbolos que representan las diferentes fases que componen un proceso administrativo o productivo. La forma más rápida para llegar a comprender un trámite o proceso productivo es trazar un diagrama del proceso.

Definición

Definición: Representación gráfica, mediante signos convencionales, de una o varias actividades que conforman uno o varios procesos. También son llamados diagramas de flujo.

Utilidad de un flujograma

• Revela lo que está sucediendo en el sistema actual, lo cual permite visualizar las áreas críticas.
• Permite visualizar cómo trabajará el nuevo sistema que se va a proponer.
• Muestra las ventajas entre el sistema actual y el propuesto.
• Determina la secuencia en la cual se escribirá el procedimiento.
• Una vez logrado el flujograma definitivo, puede tomar el lugar del procedimiento o complementar el mismo.

Tipos de flujograma

Dos tipos:

1. Los que representan solamente la distribución de los documentos o productos.
2. Los que representan las distribuciones de los documentos o productos y las operaciones que se efectúan con los mismos.

Mediante el flujograma se puede mostrar la acción del sistema actual y del propuesto.

Normas de elaboración

1. El encabezamiento de cada columna del flujograma debe tener un título; deben colocarse en orden cronológico de acuerdo a la secuencia en que van apareciendo.
2. 2.