Optimizando la Gestión Empresarial: Sistemas de Información Contable

Organización y Sistemas de Información

Las organizaciones utilizan sistemas de información para una buena gestión y administración, facilitando la toma de decisiones. Estos sistemas abarcan personas, recursos y procesos. Dentro de ellos, el subsistema de información contable utiliza la contabilidad para brindar información de carácter económico-financiero. Este subsistema informa sobre la composición del patrimonio del ente en un momento preciso y sobre los resultados de un período dado. Para ello, deben cumplir con normas:

• Legales: leyes establecidas en el Código de Comercio.
• Profesionales: denominadas resoluciones técnicas, de aplicación obligatoria, determinadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas.

Resolución Técnica N°9: Estados Contables

La Resolución Técnica N°9, referida a los 'Estados Contables', establece cómo se debe transmitir la información patrimonial, económica y financiera. Un sistema contable organizado proporciona la información correcta a las personas adecuadas en el momento justo. Existen cuatro tipos de estados contables obligatorios que brindan información sintética:

• Estado de Situación Patrimonial: muestra la naturaleza y cantidad de activos, pasivos y patrimonio neto.
• Estado de Resultados: indica la capacidad de la organización para generar resultados y muestra la situación económica del ente.
• Estado de Evolución del Patrimonio Neto: refleja cómo era el patrimonio neto y cómo se modificó durante el ejercicio económico.
• Estado de Origen y Aplicación de Fondos: detalla de dónde surgen y cómo se utilizan los fondos de la organización.

Notas y Anexos

Las notas y anexos amplían la información presentada de manera resumida en los estados contables. Las notas son de redacción libre y voluntaria, mientras que los anexos contienen información estructurada. Si existe un rubro al que se refiere un anexo, es obligatorio presentarlo con el estado contable.

Activo

• Activo Corriente: Caja y Bancos, Inversiones, Créditos, Otros Créditos, Bienes de Cambio.
• Activo No Corriente: Inversiones, Bienes de Uso, Activos Intangibles.

Pasivo

• Pasivo Corriente: Cuentas por Pagar, Préstamos, Remuneraciones y Cargas Sociales, Anticipos de Clientes, Otros Pasivos, Previsiones.

Sistema Contable

El sistema contable está compuesto por:

• Elementos Materiales: documentos, plan de cuentas, registros contables.
• Elementos Humanos: personas que interpretan los documentos, definen las cuentas a utilizar y registran la información.

Organización del Sistema Contable

La organización del sistema contable se centra en la contabilidad central, que se divide en subsistemas:

• Compras: importancia a los proveedores.
• Stock: se ocupa del movimiento de mercancías.
• Ventas: importancia a los clientes.
• Cobros y Pagos: se ocupa de los movimientos de fondos y bancarios.

El proceso contable incluye:

Entrada de Datos (documentos, comprobantes) → Procesamiento (plan de cuentas, registros contables) → Salida de Informes.

Proceso Contable

• Clasificación: ordena los comprobantes cronológicamente.
• Registro: anota los datos de los comprobantes en los libros contables.
• Cálculo: se calculan los nuevos saldos debido a los cambios que las operaciones producen en el patrimonio de la empresa.
• Almacenamiento: constituye la memoria de la empresa (libros contables, software como Tango).

Activo y Pasivo

Activo

• Caja y Bancos: incluye dinero en efectivo y cuentas bancarias nacionales y extranjeras de carácter cancelatorio y liquidez similar.
• Inversiones: realizadas para obtener una renta o beneficio, no forman parte de la actividad principal del ente.
• Créditos: derechos contra terceros para percibir sumas de dinero.
• Bienes de Cambio: bienes destinados a la venta, en proceso de producción o consumidos en dicho proceso.
• Bienes de Uso: bienes tangibles destinados a ser usados en la actividad principal del ente.
• Activos Intangibles: representan franquicias, privilegios, gastos de organización, etc.
• Otros Activos: activos que no se clasifican en otros rubros.

Pasivo

• Deudas: obligaciones determinadas o determinables.
• Gastos de Organización: realizados por el ente en relación con la venta y distribución de sus productos o servicios.
• Gastos de Administración: gastos relacionados con las operaciones del ente, no atribuibles a funciones de compra, producción, comercialización, investigación, desarrollo o financiación.
• Gastos Extraordinarios: resultados atípicos y excepcionales ocurridos durante el período, generados por factores ajenos a las decisiones del ente (ej. expropiación de activos, siniestros).

Plan de Cuentas

El plan de cuentas es un ordenamiento codificado de todas las cuentas utilizadas por el sistema contable de la empresa para el procesamiento de información. Su diseño considera el tipo de empresa, su naturaleza jurídica, tamaño y los medios disponibles para el procesamiento de la información.