Optimizando la Comunicación Empresarial: Tipos, Técnicas y Barreras
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Tipos y Técnicas de la Comunicación
La comunicación es el proceso de intercambio de información entre dos o más personas, ya sea a través del lenguaje u otros medios. El emisor, fuente de la información, busca generar una reacción en el receptor, quien recibe, entiende e interpreta el mensaje. El canal es el medio de transmisión, y el código, el sistema de signos compartido. El mensaje es la información transmitida. Una comunicación eficaz implica que el receptor reciba, comprenda, utilice y retroalimente (feedback) el mensaje.
Obstáculos comunes incluyen:
- Del emisor: dificultad para sintetizar ideas.
- Del receptor: falta de atención.
- Del canal: deficiencias sensoriales, mala ambientación, ruido.
- Del código: desconocimiento por emisor o receptor.
- Del mensaje: longitud excesiva, incoherencia.
- Ruido: cualquier interferencia en la comunicación.
1.1 Comunicación Verbal
Transmisión consciente de mensajes mediante:
- Oral: palabras habladas y signos orales.
- Escrita: representación gráfica de signos.
1.2 Comunicación No Verbal
Signos no lingüísticos (imágenes, gestos) que complementan la comunicación verbal. Incluye:
- Lenguaje corporal: gestos, tono de voz (generalmente inconsciente).
- Kinésica: estudio de gestos y movimientos corporales como expresión.
- Lenguaje icónico: código Morse, señales de tráfico, lenguaje de sordomudos.
2. Escucha Activa
Esfuerzo físico y mental del receptor para entender el mensaje completo, atendiendo a lo verbal y no verbal. Implica atención y concentración para interpretar correctamente y demostrarlo mediante la retroalimentación.
2.1 Reglas Básicas y Obstáculos de la Escucha Activa
Reglas:
- Preparar el tema a tratar.
- Crear un clima adecuado.
- Aceptar al otro sin prejuicios.
- Invertir tiempo en escuchar el mensaje completo.
- Escuchar con empatía.
- Evitar distracciones.
- No adelantar conclusiones.
- Resumir y retroalimentar.
- Preguntar dudas y tomar notas.
Obstáculos:
- Impaciencia o impulsividad.
- Pasividad.
- Emitir juicios.
- Ansiedad.
- Subjetividad.
- Repetición parcial o íntegra.
3. Dinámicas que Favorecen la Comunicación en el Trabajo
Lluvia de ideas (brainstorming): generar ideas originales en grupo y en poco tiempo.
Phillips 6-6: discusión en subgrupos de 6 personas durante 6 minutos, con conclusiones compartidas.
Juegos de rol: interpretar papeles en una historia para analizar personalidades y resolución de problemas.
Jornadas de outdoor training: aprendizaje vivencial al aire libre con desafíos para fortalecer competencias.
La Comunicación en el Entorno de Trabajo
1. La Importancia de la Comunicación en la Empresa
La comunicación es esencial en el ámbito laboral. Se establecen sistemas para satisfacer esta necesidad.
Tres fuentes principales de información:
- Información ambiental: del entorno (legislación, clientes).
- Información interna: entre miembros de la empresa.
- Información corporativa: de la empresa al exterior (ética, imagen).
El Lenguaje Específico de los Profesionales
Lenguaje técnico o tecnicismo: terminología específica de una disciplina.
Jerga: lenguaje de un grupo profesional o social.
2. Vías de la Comunicación Laboral
La comunicación eficaz es clave para el éxito empresarial. Facilita la coordinación, la información y la motivación.
Ventajas de la comunicación:
- Coordina departamentos.
- Proporciona información externa.
- Motiva a los trabajadores.
2.1 Comunicación Formal e Informal
Comunicación formal: sigue protocolos establecidos y jerarquías.
Comunicación informal: espontánea, sin objetivos prefijados. Puede generar rumores.
2.2 Comunicación Horizontal y Vertical
Comunicación horizontal: entre miembros del mismo nivel jerárquico.
Objetivos:
- Satisfacer necesidades de comunicación.
- Evitar rumores.
- Coordinar departamentos.
- Mejorar el clima laboral.
- Fomentar la participación.
- Aumentar la motivación.
Comunicación vertical: según la jerarquía.
- Ascendente: de subordinados a superiores.
- Descendente: de superiores a subordinados.
3. Dificultades o Barreras en la Comunicación
Obstáculos que interfieren en el proceso comunicativo.
3.1 Barreras Personales o Psicológicas: emociones, valores, percepciones.
3.2 Barreras Físicas: interferencias del entorno (teléfonos, temperatura).
3.3 Barreras Semánticas: limitaciones del idioma.
3.4 Arco de Distorsión: diferencia entre lo consciente y lo inconsciente.
3.5 Filtros de Comunicación: elementos que influyen en la dirección de la comunicación.
3.6 Código de Racionalidad: decisiones por consenso.
3.7 Barreras Procedentes de la Percepción:
- Efecto halo: prejuicios por impresiones personales.
- Percepción selectiva: recordar solo lo impactante.
- Proyección: atribuir características propias a otros.
- Estereotipos: juicios basados en grupos.
4. Estructuras de Comunicación e Información en la Empresa
Sistemas para la productividad y satisfacción. Nuevas tecnologías:
- Internet: información rápida.
- Intranet: Internet corporativo.
- Extranet: combinación de Internet e intranet.
- Mensajería instantánea: comunicación en tiempo real.
4.1 Control Estratégico de la Información
La dirección controla la información transmitida.
4.2 Redes de Comunicación
- Red en estrella: comunicación centralizada.
- Red en cadena: comunicación jerárquica.
- Red en círculo: comunicación libre entre asistentes.
- Red en varias direcciones: comunicación en todas las direcciones jerárquicas.