Optimización de Ventas, Compras y Comunicación Empresarial

Ventas, Compras y Comunicación: Claves para el Éxito Empresarial

Venta: Representa la recuperación de los costes empresariales y la obtención del beneficio. La importancia de las ventas ha crecido con el aumento de la oferta frente a la demanda. Para impulsar la venta, se necesita el marketing (conjunto de técnicas destinadas a descubrir las necesidades del consumidor, interpretarlas y satisfacerlas con productos y servicios adecuados, obteniendo un beneficio) y un profesional de ventas.

Compra: La importancia de las compras reside en su capacidad para contribuir a los resultados financieros de la empresa, requiriendo también un profesional bien formado que tenga un conocimiento profundo del entorno y alcance los objetivos.

Aprovisionamiento: Conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor forma los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento.

Comunicación Empresarial

Comunicar: Proceso en el que dos o más personas se relacionan con el fin de transmitir o intercambiar cualquier tipo de información.

Tipos de Comunicación

1. Interna: La que se produce entre los departamentos y entre los miembros de la propia estructura organizativa.
   • Informal: Extraoficial, puede ser de gran valor.
   • Oficial: Se desarrolla de acuerdo con unas normas y organigramas previstos.
   • Vertical: Entre diferentes niveles jerárquicos, cuyo objetivo es transmitir órdenes o instrucciones.
   • Horizontal: Entre iguales.
2. Externa:
   • Comunicaciones de entrada: Información exterior para la empresa.
   • De salida: Da a conocer los productos y servicios.
   • Medios: Publicidad, relaciones públicas, promoción de ventas, marketing directo, merchandising, venta personal.

Formas de Comunicación

• Verbal: Transmisión de mensajes a través de la palabra.
  • Oral: Cuando se utiliza la palabra hablada.
  • Escrita: Cuando se utiliza la palabra escrita.
• No verbal: Lenguaje del cuerpo. Mensajes transmitidos paralela e independientemente al uso de las palabras habladas.

Características de la Comunicación Oral

• La voz como elemento básico. Puede estar apoyada o reforzada.
• Depende del tono, énfasis y entonación del mensaje.
• Influye también el cómo se dice.
• Caducidad de los mensajes. Los mensajes orales tienen menor permanencia que los escritos.
• Imposibilidad de comprobación posterior.
• Influencia de la percepción selectiva.
• Posibilidad de respuesta inmediata.
• Posibilidad de rectificación.

Reglas para la Comunicación Telefónica

• Preparar el esquema de la conversación.
• Presentarse e indicar con quién quiere hablar.
• Exponer las razones de la llamada.
• Demostrar seguridad en sí mismo y en lo que dice.
• Terminar la conversación resumiendo con orden y concreción.

Comunicación No Verbal

La comunicación no verbal o lenguaje del cuerpo, son todos aquellos mensajes que transmitimos paralela e independientemente del uso de las palabras habladas. Como interlocutores de una comunicación comercial, debemos prestar atención a aspectos como: el tono de voz, la mirada, las expresiones faciales, los movimientos corporales, la comunicación táctil, el espacio y los objetos.

Negociación

Negociación: Proceso por el cual dos o más partes, a través de un medio de comunicación determinado, hacen una propuesta inicial y reciben una contrapropuesta, con el intento de llegar a un acuerdo que se sitúe entre ambas posturas. Comienza cuando una de las partes acepta la oferta que la otra le hace. En todas las ventas existe negociación.

Reglas de Negociación

1. Si no tenemos necesidad de negociar, no negociemos.
2. Negociar con los interlocutores adecuados, con nivel de autoridad suficiente.
3. Dominar la comunicación y las técnicas de escucha.
4. Preparar adecuadamente la negociación, con tiempo.
5. Ser respetuoso con la postura del otro.
6. No subestimar nunca a la otra parte.
7. Respetar las reglas.
8. Ser abierto y flexible.
9. Ser paciente y perseverante.
10. Asegurar un flujo de información adecuado.
11. No renunciar nunca a los objetivos mínimos.
12. Negociar en un ambiente agradable, controlando la emotividad.
13. Concluir la negociación en un punto positivo.

Desarrollo de la Negociación

Etapa donde los interlocutores pasan de una situación inicial de distanciamiento a otra de acercamiento, que puede llegar a terminar en acuerdo.

Fases de la Negociación

1. Presentación de las propuestas.
2. Cálculo de la distancia real entre las partes.
3. Negociación y alternativas.
4. Acuerdo.

Tácticas de Negociación

Se utilizan para conseguir posiciones de ventaja de los objetivos de una parte frente a los de la otra y deben encontrarse siempre dentro del contexto de estilo de negociación del gano yo-gano él. Las más utilizadas son: la carta secreta, la falsa pista, los pequeños pasos, nada a cambio de nada, autoridad restringida, el regateo y la presión.

Archivo

Archivo: Conjunto ordenado de documentos que se guardan, de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

Tipos de Archivos

• Según su ubicación:
  • Archivos centralizados: Todos los documentos en un solo punto.
  • Archivos descentralizados: Documentación en cada departamento.
• Según la frecuencia de su utilización:
  • Archivo activo: Documentos de consulta frecuente.
  • Archivo semiactivo: Documentos de consulta menos frecuente.
  • Archivo inactivo: Documentos con valor histórico o documental.
• Según el sistema empleado:
  • Archivo tradicional: Soporte papel.
  • Archivo informático: Herramientas y soportes informáticos.

Sistemas de Clasificación del Archivo Tradicional

• Alfabética.
• Por materias.
• Cronológica.
• Geográfica.
• Numérica.
• Alfanumérica.

Compraventa

Compraventa Civil: Contrato por el cual una persona (vendedor) se obliga a entregar una cosa determinada y la otra (comprador) a pagar por ella una suma de dinero o signo que lo represente llamado precio. Es bilateral, consensual, obligatorio, oneroso, y generalmente conmutativo.

Compraventa Mercantil: El objeto sobre el que recae son cosas muebles para revenderlas, bien en la misma forma en que se compraron o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa. Los requisitos son: Sobre bienes muebles, con objeto de ser revendidas, con ánimo de lucro.

Elementos del Contrato de Compraventa

• Personales: Comprador y vendedor. Requiere la capacidad de las partes contratantes para contraer obligaciones.
  • Capacitados: Mayores de edad, emancipados (con excepciones), menores asistidos.
  • No capacitados: Mandatarios, empleados públicos, magistrados, jueces, individuos del ministerio fiscal, secretarios de tribunales y juzgados y oficiales de justicia, abogados y procuradores.
• Materiales:
  • La cosa: Bienes y derechos que pueden ser objeto de la compraventa. Debe ser posible, lícita, determinada.
  • El precio: Suma de dinero que el comprador se obliga a entregar. Debe ser en dinero, cierto y determinado.
    • Precio firme: Fijado al firmar el contrato.
    • Precio variable: Puede variar según factores del mercado.
• Formales: Modo en que se manifiestan las voluntades.
  • Por correspondencia.
  • Con intervención de un agente.
  • Mediante acuerdo oral.

Fases del Contrato de Compraventa

1. Oferta: Declaración de voluntad de contratación.
2. Aceptación: Declaración de voluntad de concluir un contrato.
3. Perfección del contrato: Coincidencia entre oferta y aceptación.

Obligaciones

• Vendedor: Conservar la cosa, entregarla en plazo y lugar, sanear la cosa.
• Comprador: Pagar el precio acordado, recibir la cosa.

Causas de Extinción de un Contrato

• Por el pago o cumplimiento.
• Por la pérdida de la cosa vendida.
• Por la condonación de la deuda.
• Por confusión de los derechos.
• Por compensación.
• Por novación.

Otros Contratos

• De compraventa a plazos: Pago fraccionado.
• De suministro: Prestaciones continuas y periódicas a cambio de un precio.
• Estimatorio: El mayorista entrega mercancía al minorista para su venta.