Optimización del Surtido de Productos: Estrategias, Gestión y Codificación Eficaz

Definición y Conceptos Clave del Surtido

¿Qué es el Surtido?

El surtido es el número de referencias o productos que un establecimiento ofrece a sus clientes.

¿Qué es una Referencia?

Una referencia es la denominación de un producto concreto, con un tamaño específico y una variedad determinada.

Ejemplo: Leche de soja de la marca 'Vivesoy de Pascual' de un litro en Tetra Brik.

Objetivos del Surtido

Los principales objetivos del surtido son:

• Satisfacer las necesidades o deseos de los clientes.
• Contribuir al posicionamiento en el mercado y a la obtención de beneficios para rentabilizar la inversión.
• Estudiar la oferta de los fabricantes y seleccionar los productos adecuados a las necesidades de su clientela.

Diseño y Estrategia del Surtido

Factores para Determinar el Surtido

Al determinar el surtido, se deben considerar los siguientes factores:

• Tipo de establecimiento.
• Tamaño del punto de venta.
• Sector en el que se encuentra.
• La presentación de los productos.
• Tipo de cliente al que se dirige.
• La rotación que se desea lograr.
• El posicionamiento que se pretenda conseguir.

Estructura del Surtido

El surtido se organiza jerárquicamente de la siguiente manera:

• Departamentos: Grandes agrupaciones de productos con características homogéneas (ej. deporte, hogar, supermercado, electrónica).
• Secciones: Divisiones dentro de los departamentos (ej. en supermercado: alimentos envasados, frescos, refrigerados, congelados, lácteos).
• Categorías de productos: Agrupaciones de productos que los consumidores perciben como interrelacionados para satisfacer una necesidad (ej. en la sección de lácteos: leche, batidos, yogures y bebidas vegetales).
• Familias: Conjunto de artículos dentro de una categoría que satisfacen necesidades similares (ej. en la categoría leche: leche entera, semidesnatada, desnatada).
• Subfamilias: Divisiones más específicas dentro de una familia (ej. leche entera con calcio, leche semidesnatada con calcio, leche desnatada con calcio).
• Referencias: Es el último nivel, indivisible, que designa un artículo único, identificado e indivisible. A mayor tamaño del establecimiento, generalmente hay más referencias.

Clasificación y Tipos de Surtido

El surtido se puede clasificar según diversos criterios:

• Según la Demanda del Consumidor:
  • Surtido de lujo.
  • Surtido de marca.
  • Surtido económico.
• Según la Semejanza de los Productos:
  • Por proceso de fabricación.
  • Por materia prima utilizada.
  • Por método de conservación.
  • Por funcionamiento.
• Según el Origen:
  • Mismo origen o procedencia geográfica.
  • Mismo fabricante o diseñador.
• Según el Uso o Destino:
  • Según el tipo de consumo.
  • Productos de uso complementario.
  • Productos que cubren la misma necesidad.

Dimensiones del Surtido

Las dimensiones caracterizan la variedad y profundidad de la oferta:

• Amplitud: Se refiere al número de secciones diferentes que tiene el surtido. Cuantas más secciones tenga, más necesidades diferentes cubre. Puede ser amplio o poco amplio.
• Anchura: Indica el número de familias y subfamilias que contiene una sección. Puede ser ancho (muchas familias/subfamilias) o estrecho (pocas familias/subfamilias).
• Profundidad: Es el número de referencias distintas que conforman cada familia o subfamilia. Puede ser profundo (muchas referencias) o poco profundo (pocas referencias).

Cualidades Esenciales del Surtido

Un surtido eficaz debe poseer las siguientes cualidades:

• Coherencia: Los productos deben guardar una relación lógica entre sí, respondiendo a las expectativas del cliente. Por ejemplo, una perfumería se especializa en productos para el cabello y no vende ropa o libros.
• Dinamismo: El surtido debe estar en continua adaptación a las necesidades cambiantes del cliente y del mercado, caracterizándose por un alto grado de rotación de productos.
• Rentabilidad: Esta condición hace referencia al aspecto económico; cada producto debe contribuir a los márgenes de beneficio y a la rentabilidad general del negocio.
• Trazabilidad: Se refiere a la capacidad de realizar un seguimiento completo del producto, desde su fabricación o adquisición hasta su venta al cliente final.

Análisis del Surtido: Aspectos Cuantitativos y Cualitativos

Es fundamental analizar el surtido de productos utilizando datos numéricos, como el margen de ganancia y la rentabilidad, para tomar decisiones basadas en cifras concretas. Asimismo, se debe considerar el impacto cualitativo de retirar un producto, como la posible caída en ventas, el efecto en la imagen del negocio y las relaciones con los proveedores.

Gestión de Referencias en el Surtido

Datos Clave de una Referencia

Cada referencia se identifica por los siguientes datos básicos:

• Marca
• Tipo de producto
• Variedad específica
• Cantidad o formato

Incorporación de Nuevas Referencias

Este proceso implica dar de alta las nuevas referencias en el sistema informático del establecimiento y decidir el departamento y ubicación física donde se expondrán y almacenarán.

Suspensión de Referencias

Una referencia puede ser suspendida cuando el fabricante deja de producirla o cuando el detallista decide estratégicamente dejar de venderla.

Proceso para Dar de Baja una Referencia

Dar de baja una referencia no implica su eliminación informática inmediata. Antes, es necesario vender todo el stock existente. Aunque se deje de realizar pedidos al proveedor, la referencia se mantendrá activa en el sistema hasta que se agoten las existencias.

Estrategias para Eliminar Stock

Para gestionar el stock obsoleto o de baja rotación, se pueden aplicar diversas estrategias:

• Liberar espacio en el almacén y punto de venta.
• Devolver la mercancía al proveedor, si los acuerdos comerciales lo permiten.
• Implementar promociones, ofertas o liquidaciones para incentivar su venta.

Codificación de Productos en el Surtido

Importancia de la Codificación

La codificación de referencias consiste en asignar un código único a cada producto para su identificación inequívoca dentro de la empresa. Su propósito es mejorar la gestión del surtido, optimizar los procesos logísticos y administrativos, y reducir costos operativos.

Tipos de Codificación

• Codificación No Significativa: Los códigos se asignan de manera secuencial o aleatoria, sin que los caracteres del código aporten información sobre el producto.
• Codificación Significativa: La estructura del código está diseñada para que sus partes transmitan información específica sobre las características del producto (ej. categoría, familia, color, tamaño). Puede ser numérica, alfabética o alfanumérica.

Sistemas de Identificación de Productos

Código de Barras

Es un sistema de marcado de referencias compuesto por una serie de barras verticales paralelas de distinto grosor y espaciado, junto con una secuencia numérica en la parte inferior. Se imprime en la etiqueta del producto y en su embalaje para una rápida identificación y captura de datos mediante lectores ópticos.

Codificación GTIN (Global Trade Item Number)

Es un estándar global gestionado por GS1 para la identificación única de productos, servicios y localizaciones comerciales. Los principales tipos son:

• GTIN-13 (EAN-13): Utilizado comúnmente para productos individuales que se venden en puntos de venta minoristas, como supermercados.
• GTIN-14 (DUN-14 o ITF-14): Empleado para identificar agrupaciones logísticas o lotes de productos (cajas, palets).
• GS1-128 (anteriormente EAN-128): Es un estándar de código de barras que permite codificar, además del GTIN, información adicional relevante para la cadena de suministro, como fechas de caducidad, números de lote, cantidades, etc.

Código QR (Quick Response)

Es un código de barras bidimensional que permite almacenar una gran cantidad de información (textual, numérica, enlaces web, etc.). Sus ventajas incluyen:

• Capacidad de almacenamiento de datos superior a los códigos de barras lineales.
• Personalizable en diseño.
• Fácilmente leíble por smartphones y otros dispositivos móviles con cámara.
• Generalmente de uso gratuito para su generación y lectura.
• Puede ser modificado (en el caso de QR dinámicos que redirigen a una URL).
• Utilizable en diversos soportes físicos y digitales.
• Eficaz para campañas publicitarias, proporcionar información ampliada del producto, o facilitar pagos.

Etiqueta Electrónica / RFID (Identificación por Radiofrecuencia)

La tecnología RFID utiliza ondas de radio para identificar y rastrear etiquetas adheridas a objetos. Estas etiquetas, que a menudo no son visibles externamente al estar integradas en el producto o embalaje, permiten lecturas rápidas, múltiples e individuales sin necesidad de contacto visual directo. Pueden almacenar información adicional, ofrecen alta resistencia y son reutilizables en algunos casos. Existen principalmente dos tipos:

• Etiquetas Pasivas: No tienen fuente de alimentación propia; son activadas por la energía de la señal emitida por el lector RFID. Tienen un menor coste y su antena ofrece un menor alcance de lectura.
• Etiquetas Activas: Cuentan con una batería interna incluida, lo que les proporciona mayor capacidad de procesamiento, memoria y un mayor alcance de lectura y transmisión de datos.