Optimización de Suministros en Centros Sanitarios: Pactos de Consumo y Gestión de Inventario

Pactos de Consumo en Centros Sanitarios

Los Pactos de Consumo son acuerdos de aprovisionamiento que se efectúan entre el Servicio de Suministros y las distintas áreas del centro sanitario. Su objetivo es asegurar la provisión de los recursos materiales en la cantidad y calidad necesarias, en el momento indicado y al menor coste posible.

Etapas Clave de los Pactos de Consumo

Se pueden distinguir tres etapas principales:

• Inicial: Identificación de las necesidades de consumo.
• Intermedia: Reposición del stock de los almacenes de área.
• Final: Control e informatización.

Tareas por Etapa del Pacto de Consumo

1. Identificación de los Consumos

• Establecer la lista de reactivos y productos a utilizar por el laboratorio.
• Obtención de las cifras de consumo históricos por cada producto.
• Acordar los pedidos de suministros del material.
• Elaboración de un pre-impreso por grupos de materiales para los pedidos posteriores al almacén central.
• Pactar el tiempo máximo de reposición.
• Estudiar el almacén de área y los stocks de seguridad que se necesitan.
• Decidir cómo se harán las peticiones de materiales no contemplados en el acuerdo.
• Establecer el sistema de seguridad y revisión.

2. Reposición de los Stocks

• El Servicio de Suministros repone directamente al almacén del laboratorio.
• El responsable efectuará las peticiones del nuevo material que se necesite, controlará el stock y participará en el seguimiento y revisión del acuerdo.
• El Servicio de Suministros se compromete a entregar información sobre consumo e incidencias.

3. Seguimiento e Informatización

• Informatizar los estudios de consumo, nivel de los stocks y productos.
• Según su evolución, se revisará el pacto de consumo.
• Análisis de costes.

Una vez acordado el pacto entre el servicio y el laboratorio, se inventaría el almacén del laboratorio y se deja el doble del consumo pactado (stock de seguridad). Normalmente, es el Servicio de Suministros quien se encarga de acondicionar el almacén de área, ordenarlo y rotular sus contenedores y estantes, mientras que el responsable se compromete a mantenerlo ordenado, tenerlo bajo llave, custodiar su contenido, vigilar las caducidades y colaborar en el control de stock de seguridad.

Los niveles del stock de seguridad se van comprobando y se va reponiendo su contenido, en mayor o menor proporción según se precise. Un incremento sostenido de la demanda obligará a la revisión del acuerdo. Los pactos suelen tener vigencia anual.

Realización del Inventario

Inventariar consiste en localizar y contar los artículos, comprobar su estado y asegurarnos de que coincide con la información que nos facilita la ficha de almacén.

Cuando se realiza el inventario, se cierra el almacén durante un cierto tiempo para evitar interferencias con las entradas y salidas de mercancías.

Métodos Alternativos para Realizar el Inventario

• Inventario Rotativo: Consiste en contabilizar las existencias del almacén de forma progresiva; para ello, se dedica un tiempo diario a esta área.
• Inventario Permanente: Procedimiento que controla los productos que durante el día han sufrido entradas o salidas, efectuando el inventario únicamente de estos productos.

Los centros sanitarios han introducido el sistema de código de barras en todos sus productos, de forma que se pueden contabilizar a través de lectura óptica.

Valoración de Existencias

Todas las empresas necesitan estar informadas del capital que disponen en forma de inmovilizado.

El almacén de un centro sanitario necesita saber el valor de sus existencias para calcular el precio que se debe añadir a cada proceso sanitario por causa de los productos que se han consumido.

La ficha de almacén incluye una columna o apartado para reflejar el valor unitario de los productos, de modo que sea fácil valorar las existencias.