Optimización de Stocks y Aprovisionamiento Empresarial: Claves y Estrategias

Conceptos Fundamentales de Stocks

Los stocks o existencias son el conjunto de productos que la empresa almacena hasta su utilización o venta posterior.

Tipos de Stock

• Stock económico: productos adquiridos, incluidos los que están en camino desde el almacén del proveedor.
• Stock físico: productos adquiridos por la empresa que están bajo su gestión y custodia.

Diferencias entre Stock y Surtido

El surtido es el conjunto de productos de diferentes marcas y modelos que la empresa pone a disposición de sus clientes. El stock, en cambio, es la cantidad almacenada de cada uno de los productos, es decir, el número de artículos disponibles para la venta.

Aprovisionamiento y Funciones del Stock

Funciones del Stock Almacenado

• Regular los ritmos de producción y ventas.
• Obtener ventajas en los precios de compra al adquirir grandes cantidades.
• Cubrir las variaciones de la demanda y los posibles retrasos en la entrega del proveedor.

Objetivos del Aprovisionamiento

• Establecer un inventario suficiente.
• Determinar el volumen óptimo de pedido.
• Minimizar la inversión en stock.
• Establecer un sistema de información eficiente.
• Cooperar con el departamento de compras.

Clasificación del Stock según su Finalidad

• Stock activo: cantidad de cada artículo que permite cubrir las necesidades durante un período de tiempo.
• Stock de seguridad: cantidad de cada producto que se reserva para cubrir posibles imprevistos.
• Stock óptimo: cantidad de cada producto que permite obtener la mejor rentabilidad en relación con el capital invertido.
• Stock cero: cantidad mínima que se tiene de un producto.
• Stock de temporada: artículos que se venden durante una campaña o período estacional.
• Stock de especulación: el que se compra sin necesidad, puesto que la oferta es ventajosa.
• Stock de tránsito: productos que no están almacenados, se han incorporado al proceso de producción o se encuentran en camino.
• Ruptura de stock: cuando no hay existencias de un producto.

Gestión de Existencias

La gestión de existencias debe responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?
• ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?
• ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido?

Problemas para Calcular el Stock Necesario

• Dificultad de prever el comportamiento de la demanda.
• Necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de cada producto.
• Problemas de entrega y suministro.
• Costes periódicos y repetitivos.
• Perder compras ventajosas por desaprovechar descuentos por volumen.

Una buena gestión de aprovisionamiento permite que la empresa disponga de los productos necesarios, en cantidades adecuadas y en el momento oportuno, consiguiendo todo ello al menor coste posible.

Variables que Afectan la Gestión de Stock

• Nivel del servicio ofertado: relación entre los productos disponibles en el almacén y los que espera encontrar el cliente en el momento de la compra.
• Previsión de ventas: permite decidir el nivel óptimo de mercancías que debemos almacenar. Para que sean realistas, hay que tener en cuenta los siguientes factores:
  • Evolución de las ventas de períodos anteriores.
  • Variación sobre las ventas de los últimos años.
  • Situación general del mercado.
  • Evolución de la competencia.

Costes de Gestión y Existencias

Se originan por tener el stock almacenado y son cuatro:

• Costes de adquisición: valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén de destino (importe de la factura, menos descuentos, más gastos).
• Costes de almacenaje: costes de mantenimiento que se producen por tener los artículos almacenados.
• Costes de aprovisionamiento: gastos repetitivos que se originan en la sección de compras cada vez que se realiza un pedido.
• Costes por rotura de stock: los que se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por carecer de existencias.

Composición y Tamaño del Stock

Para mantener un stock equilibrado, se deben conseguir los siguientes objetivos:

• Cubrir las ventas durante el período que transcurre entre dos aprovisionamientos.
• Hacer frente a las ventas durante el plazo de entrega de los proveedores.
• Tener la cantidad suficiente de existencias para hacer frente a la demanda.
• Estar preparado ante las posibles oscilaciones del ritmo de producción o ventas y los retrasos en la entrega del suministro.

El stock total se interpreta como las existencias máximas que se deben tener de un artículo. Está formado por:

• Stock activo: el que permite alimentar el almacén durante la recepción de dos pedidos consecutivos.
• Stock de exposición: se crea solo en la empresa con venta directa al público (artículos expuestos en estanterías).
• Stock de seguridad: stock de reserva para hacer frente a la demanda no prevista o retraso del aprovisionamiento.

Rotación de Stock y Periodo Medio de Maduración (PMM)

La rotación de stock es el número de veces que se renuevan cada uno de los productos.

El Periodo Medio de Maduración (PMM) es el tiempo desde que se invierte en materias primas hasta que se venden y cobran los productos fabricados. PMM = PMa + PMf + PMv + PMc.

• PMa: Tiempo de almacenaje de los materiales que se incorporan al proceso productivo.
• PMf: Tiempo desde que se inicia la fabricación de un lote de productos hasta que pasan al almacén de productos terminados.
• PMv: Tiempo que permanece el producto en el almacén del fabricante, hasta que pasa al del cliente.
• PMc: Periodo de cobro, tiempo que transcurre desde que el cliente compra el producto hasta que paga su importe.