Optimización del Stock y Procesos de Aprovisionamiento Empresarial

Conceptos y Gestión de Stock

Conceptos Fundamentales de Stock

• Stock económico o administrativo: mercancías propiedad de la empresa y que se encuentran en el almacén; regula la cadena logística para que el flujo sea estable y continuo.

• Stock físico: inventario que, además de ser propiedad de la empresa, está físicamente en el almacén y necesita espacio. Posee un valor económico y requiere gestión.

Diferencia entre Surtido y Stock

El surtido es el conjunto de productos de diferentes marcas, modelos y formatos que pone la empresa a disposición de sus clientes, mientras que el stock es la cantidad almacenada de cada uno de los productos; es decir, el número de artículos disponibles para la venta.

Programación del Aprovisionamiento

Objetivos clave de la programación del aprovisionamiento:

• Establecer un inventario suficiente.
• Determinar el volumen óptimo de pedido.
• Minimizar la inversión en existencias.
• Establecer un sistema de información eficiente.
• Cooperar con el departamento de compras.

Clasificación del Stock por Finalidad

• Stock activo: artículos que guarda la empresa para hacer frente a la demanda durante un período de tiempo determinado.

• Stock de seguridad: complementario al stock activo; se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de aprovisionamiento.

• Stock óptimo: cubre las previsiones óptimas de ventas.

• Stock cero: aprovisionar en el momento que se necesitan materias primas o mercancías y solo en la cantidad necesaria (Just in Time).

• Stock de temporada: para hacer frente a un aumento esperado de las ventas.

• Stock de especulación: se adquiere antes de que surja la necesidad para hacer frente a variaciones esperadas de la demanda, el suministro o el precio.

• Stock en tránsito: se encuentra entre las fases de aprovisionamiento, producción o distribución.

• Stock de recuperación: sus piezas se utilizan en la reparación o reciclaje.

• Stock muerto: artículos que ya no sirven para cubrir las necesidades para las cuales fueron adquiridos.

• Stock de exposición o presentación: artículos expuestos en el lineal o estanterías, a los cuales tiene acceso el cliente cuando realiza la compra.

Gestión de Aprovisionamiento y Existencias

Las técnicas de gestión del stock se aplican para conocer el volumen de salidas o ventas de cada artículo durante un período de tiempo programado y solicitar al proveedor los productos necesarios.

Objetivos de la gestión de existencias

• Establecer un inventario suficiente y minimizar la inversión en existencias.

• Conocer el volumen óptimo y el punto de pedido.

Variables Clave en el Aprovisionamiento

• Nivel de servicio ofertado al cliente: es la relación entre los productos disponibles en el almacén o exposición y los que espera encontrar el cliente en la compra.

• Previsión de ventas: predecir el nivel óptimo de mercancías que debemos almacenar.

• Costes de gestión y existencias: se originan por tener stock almacenado.

  • Costes de adquisición: son el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén (factura).

  • Costes de almacenaje.

  • Costes de reaprovisionamiento o emisión de pedidos: gastos de cada vez que se realiza un pedido (teléfono, fax, material de oficina, transporte, embalaje, seguro, etcétera).

  • Costes por rotura de stocks: cuando la empresa se queda sin existencias.

  • Plazo de entrega de proveedores: es el tiempo desde que se emite la orden de pedido hasta que llegan las mercancías.

Costes de la Demanda Insatisfecha

Razones

• El precio no corresponde al esperado por el cliente.
• Rotura de stocks.
• Falta de espacio.
• Ubicación inadecuada del producto.

Tipos

• Costes de carencia o «demanda insatisfecha diferida»: cuando llegan los pedidos de clientes en un momento que no hay existencias y se retrasa la entrega.

• Costes de rotura o «demanda insatisfecha perdida»: vienen los pedidos y, por no tener existencias, los clientes se pierden de manera definitiva.

El nivel de servicio

La rotura de stock

Enfoques JIT y Kanban en Aprovisionamiento

El método Justo a Tiempo (Just in Time) es un sistema de organización de la producción (de origen japonés y conocido también como método Toyota o JIT) que permite aumentar la productividad y reducir el coste de la gestión por actividades innecesarias y pérdidas en los almacenes.

El sistema Kanban sirve para identificar unas tarjetas que van unidas a los artículos intermedios o finales de una línea de producción dentro del proceso de fabricación. Las tarjetas actúan de testigo del proceso de producción. (Nota: Kanban es un sistema de señales visuales, no simplemente un código de barras).

Representación de Flujos de Stock

Costes y Optimización del Aprovisionamiento

Costes de Aprovisionamiento del Producto

• Coste de adquisición: derivados de materia prima, aprovisionamiento (envases, transporte) y de gestión.

• Costes de almacenaje o de posesión: mantener y conservar las existencias almacenadas.

• Costes de fabricación.

Cálculo del Coste de Adquisición

Descuentos

• Descuento comercial: porcentaje que se aplica sobre el importe bruto de cada artículo o sobre la suma de los importes si todos tienen el mismo tanto por ciento.

• Descuento por volumen o rappel: puede ser una cantidad global o un tanto por ciento, que se aplica una vez deducido el descuento comercial.

• Descuento por pronto pago: se concede cuando el cliente paga al contado o antes del plazo establecido por el proveedor.

• Descuento de temporada: es un porcentaje que se concede cuando el comprador adquiere los productos con bastante anticipación a la temporada de ventas.

• Descuento promocional: es una reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del proveedor.

• Unidades bonificadas: son un número de unidades gratis por cada X de compra, como ofertas 3x2.

Gastos de compra o adquisición

• Envases y embalajes.
• Transportes.
• Carga y descarga.
• Seguro y arancel.

Gastos de Transporte e Incoterms 2020

• Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril (transporte terrestre).

• Fletes: cuando el trayecto se realiza en barco o avión (transporte marítimo o aéreo).

Incoterms 2020

• Incoterms multimodales

  • EXW (Ex Works), en fábrica: El vendedor entrega la mercancía en su fábrica o almacén.

  • FCA (Free Carrier), franco porteador: El vendedor entrega la mercancía al transportista en un lugar acordado.

  • CPT (Carriage Paid To), transporte pagado hasta punto acordado.

  • CIP (Carriage and Insurance Paid To), transporte y seguro pagado hasta punto acordado.

  • DAP (Delivered At Place), entregada en el lugar: El vendedor entrega la mercancía en algún punto acordado.

  • DPU (Delivered at Place Unloaded), mercancía entregada y descargada en lugar acordado.

  • DDP (Delivered Duty Paid), entrega en destino con derechos pagados.

• Incoterms marítimos o vías navegables

  • FAS (Free Alongside Ship), entrega al costado del buque: El vendedor deja la mercancía en el puerto de embarque convenido al costado del buque y sin cargar.

  • FOB (Free On Board), entrega a bordo (designado por el comprador): El vendedor debe entregar la mercancía «a bordo del buque».

  • CIF (Cost, Insurance and Freight), coste, seguro y flete (lugar de entrega acordado).

  • CFR (Cost and Freight), coste y flete: El vendedor entrega la mercancía en el puerto de embarque, contrata la bodega del barco y paga el flete hasta destino.

V: Responsabilidad del vendedor / C: Responsabilidad del comprador

Costes Logísticos: Clasificación

Clasificación de costes logísticos:

• Directos / Indirectos
• Fijos / Variables

Umbral de Rentabilidad (Punto Muerto)

El umbral de rentabilidad es el punto de equilibrio o punto muerto en el que, para un volumen de producción o ventas, el ingreso total es igual al coste total.

Volumen Óptimo de Pedido (VOP)

El volumen óptimo de pedido (VOP) es aquel que iguala los costes de gestión de pedidos y los costes de posesión. (D = demanda anual; Q = n.º de pedidos).

Cantidad óptima =

VOP y Variaciones del Precio de Compra

Punto de Pedido y Reaprovisionamiento

Punto de pedido (PP): Es el nivel de existencias que indica cuándo se debe emitir un pedido de reposición. Considera: Demanda media (Dm), Plazo de entrega (Pe), Stock de seguridad (SS), Días que se retrasa el suministro (Pr).

Métodos de Reposición de Existencias

• Revisión continua: se verifica el stock cada vez que se produce una recepción o una venta. El pedido se emite cuando las existencias han llegado al nivel del punto de pedido.

• Revisión periódica: la revisión y posible pedido se realizan en fechas prefijadas y constantes.

Fuentes de Suministro y Búsqueda de Proveedores

Fuentes

• Internet y páginas web.
• Organismos oficiales.
• Asociaciones empresariales y profesionales.
• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones del sector.
• Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Necesidad de contacto directo

• Entrevistarse con representantes del proveedor.
• Visitar mercados centrales.
• Visitar ferias y exposiciones.
• Acudir a oficinas de compra.
• Reunirse con importadores mayoristas.

Boletín de Compras y Análisis de Necesidades

Solicitud de Ofertas y Presupuesto

Casos

• Cuando se inicia por primera vez la actividad.
• Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo.
• Cuando no está contenta con los proveedores habituales.
• Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores.
• Cuando recibe publicidad de otra empresa recién instalada.

¿Qué información debemos solicitar?

• Condiciones económicas

  • Precio por unidad y por lotes.

  • Descuentos y su aplicación.

  • Gastos de envases y embalajes.

  • Costes de transporte y seguro.

  • Forma de pago.

  • Recargo por aplazamiento del pago.

• Condiciones técnicas

  • Características técnicas y calidad.

  • Embalajes especiales.

  • Instalación y montaje.

  • Tiempo de garantía.

  • Formación de los usuarios.

  • Repuestos y mantenimiento postventa.

• Servicios postventa

  • Plazo de entrega y reaprovisionamientos.

  • Devolución de excedentes.

  • Revisión de precios.

  • Otros servicios.

Métodos para el Cálculo del Presupuesto

El Proceso y Departamento de Compras

El Departamento de Compras y Aprovisionamiento

Funciones y objetivos del departamento de compras

• Funciones

  • Recibir las solicitudes de los artículos.

  • Analizar las tendencias del mercado.

  • Estudiar los envíos de los proveedores.

  • Mantener con los proveedores relaciones eficientes.

  • Buscar soluciones para mejorar los costes.

• Objetivos

  • Buscar proveedores competitivos.

  • Adquirir materiales con la calidad adecuada.

  • Conseguir la mejor relación calidad-precio.

  • Obtener suministros a tiempo (Just in Time).

  • Mantener los inventarios al mínimo.

  • Encontrar materiales estándar.

  • Colaborar con otras áreas de la empresa.

Personal del departamento de compras

• Jefe de compras: se encarga de la organización, coordinación y control de todas las actividades.

  • Fijar los objetivos.

  • Organizar las actividades de su departamento.

  • Recibir los boletines de solicitud de material.

  • Comunicar las compras realizadas.

  • Informar sobre los cambios.

El Proceso de Compras: Fases Clave

Fases

1. Planificar las compras: estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes de suministro.
2. Analizar las necesidades.
3. Solicitar ofertas y presupuesto.
4. Evaluar las ofertas recibidas.
5. Seleccionar al proveedor.
6. Negociar las condiciones.
7. Solicitar el pedido.
8. Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos.

Clasificación de las Compras

• Compras especiales: cuando se deben adquirir bienes de uso, por ejemplo, maquinaria, vehículos, mobiliario, etc.

• Compras anticipadas: se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo.

• Compras estacionales: son compras de productos de temporada.

• Compras rutinarias: son compras de pequeñas cantidades, con entrega diaria o semanal de mercancía.

• Compras de oportunidad: cuando encontramos artículos a precios de ganga.

• Compras de urgencia: como para cubrir la falta de existencias.