Optimización de Sistemas de Información Empresarial: Componentes, Tipos y Ejemplos

Componentes y Tipos de Sistemas de Información

Elementos de un Sistema de Información

Un sistema de información se compone de cinco elementos fundamentales:

• Base de datos: Almacena la información de manera organizada.
• Usuario: Interactúa con el sistema para ingresar, procesar y obtener información.
• Procesamiento de la información: Transforma los datos en información útil.
• Hardware (HW): Componentes físicos del sistema, como computadoras y servidores.
• Software (SW): Programas y aplicaciones que permiten el funcionamiento del sistema.
• Informes: Presentación de la información procesada de forma comprensible para el usuario.

Comparación entre Sistemas de Información de Transacciones y Sistemas de Información Gerencial

Los sistemas de información se pueden clasificar según su función. Aquí se comparan dos tipos principales:

• Sistema de Información de Transacciones (SIT)

  Automatiza tareas y procesos operativos. Integra gran cantidad de información institucional para ser utilizada por los funcionarios de nivel operativo en la toma de decisiones.

• Sistema de Información Gerencial (SIG)

  Se diseñan para actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y la actividad administrativa de los administradores de nivel medio.

Definición y Características de la Información Útil

Información: Todo aquello que sirve para poner de manifiesto la situación del entorno o del sistema, sus objetivos o resultados, y para reducir la incertidumbre frente al proceso de decisión.

Características de la información útil:

• Exactitud: La información debe ser precisa y libre de errores.
• Oportunidad: Debe estar disponible en el momento en que se necesita.
• Relevancia: Debe ser pertinente para la situación o decisión en cuestión.

Recomendaciones para la Compra de Paquetes de Sistemas de Información

Para recomendar la compra de paquetes de software para implementar un sistema de información, una empresa debe considerar lo siguiente:

• Establecer los requerimientos de la empresa (actuales y futuros) y compararlos con los productos existentes.
• Realizar una evaluación técnica de los productos existentes en el mercado, considerando: eficacia en el desempeño, eficiencia operativa y facilidad de uso.
• Evaluar la calidad de la documentación, como manuales de usuario.
• Verificar el soporte del fabricante, como líneas de consulta directa, boletines y actualizaciones a bajo costo.
• Considerar los servicios posventa, como capacitación e instalación gratuita.

Diferencia entre Información y Datos

• Dato: Símbolos que son suministrados al computador. No tienen una interpretación por sí mismos.
• Información: Interpretación de los datos realizada por un usuario.
• Ejemplo: En Excel, los números ingresados en una celda son datos. La interpretación de esos números como ventas mensuales es información.

Tipos de Sistemas de Información según la Estructura Organizacional

• Sistema de Información Administrativo

  Su objetivo es proporcionar la información necesaria, en forma precisa y oportuna, para la toma de decisiones en un entorno competitivo. Deben garantizar información de calidad, eficiencia en la transferencia y procesamiento, y control de seguridad e integridad.

• Sistema para el Procesamiento de Transacciones

  Mejora las tareas rutinarias.

Ejemplo: Sistema de Información para la Gestión de Personal

Consideremos un sistema de información para la gestión de personal. Se identifican sus entradas, procesos y salidas:

• Entradas

  Nombre del trabajador, horas trabajadas por contrato, horas extras trabajadas, monto de alimentación (si aplica), monto de locomoción (si aplica), e ISAPRE a la cual pertenece.

• Procesos

  Ingreso del nombre del trabajador, cálculo del sueldo base más horas extras, suma o resta de bonos de locomoción y alimentación, y cálculo de descuentos previsionales.

• Salidas

  Sueldo líquido del trabajador, equivalente en dinero a horas extras trabajadas, y especificación de los descuentos realizados.

Tipos de Sistemas de Información: Transaccionales, de Apoyo a las Decisiones y Estratégicos

• Sistemas Transaccionales

  Automatizan tareas y procesos operativos. Integran gran cantidad de información institucional para ser utilizada por los funcionarios de nivel operativo en la toma de decisiones.

• Sistemas de Apoyo a las Decisiones

  Apoyan la toma de decisiones repetitivas y no estructuradas. Generalmente son desarrollados por el usuario final. Proporcionan información de soporte para los mandos intermedios y la alta gerencia en el proceso de toma de decisiones.

• Sistemas Estratégicos

  Son desarrollados para uso interno, con el fin de lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso, apoyando al nivel alto de la organización.

Sistemas de Información por Nivel Organizacional

• Sistemas de Nivel Operativo

  Apoyan al gerente operativo en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institución. Su fin principal es responder a cuestiones de rutina y seguir el flujo de transacciones a lo largo de la institución, garantizando información accesible, actual y correcta. Ejemplo: Un sistema que registra los depósitos en bancos de los cajeros automáticos, o uno que registra el número de horas trabajadas de un empleado.

• Sistemas de Nivel de Conocimiento

  Apoyan a los trabajadores del conocimiento y a los de información de una institución. Su finalidad es ayudar a la empresa a integrar nuevos conocimientos al negocio y controlar el flujo de documentos.

• Sistemas de Nivel Gerencial

  Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y actividades administrativas de los administradores de nivel medio. Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del día con los del mes o del año anterior. En general, proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.

• Sistemas de Nivel Estratégico

  Ayudan al nivel estratégico a abordar y dirigir las cuestiones estratégicas y las tendencias a largo plazo, tanto dentro como en el entorno de la institución. Permiten hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno de acuerdo con las capacidades con las que se cuenta.