Optimización de Sistemas de Archivo y Gestión Documental para Empresas

Optimización de Sistemas de Archivo y Gestión Documental

La correcta organización y gestión de documentos es fundamental para la eficiencia operativa de cualquier empresa o institución. Este documento detalla diversos métodos, herramientas y procedimientos esenciales para un archivo eficaz en el ámbito de la informática y las telecomunicaciones.

Métodos de Archivo Clave

Archivo Geográfico

El método de archivo geográfico se basa en la organización de documentos por ubicación, facilitando la recuperación de información según criterios territoriales.

¿En qué consiste el método geográfico de archivo?

Consiste en ordenar la información alfabéticamente por regiones, estados, ciudades, pueblos, entre otras divisiones geográficas, para mantener un orden estructurado y accesible.

¿A qué tipo de empresa le conviene el uso del método geográfico de archivo?

Es especialmente útil para empresas que tienen la necesidad de clasificar su correspondencia o documentos por zonas geográficas. Es el caso de firmas comerciales importadoras y exportadoras, o cualquier organización con operaciones distribuidas territorialmente.

¿Cómo se organiza un archivo geográfico?

Se organiza alfabéticamente, siguiendo una jerarquía que puede ser: primero por país, luego por estado, ciudad o pueblo, y finalmente por el nombre del corresponsal o entidad.

Archivo Numérico

El sistema de archivo numérico utiliza códigos para identificar y organizar los documentos, siendo ideal para grandes volúmenes de información y asuntos confidenciales.

Ventajas del Archivo Numérico

• Es de gran utilidad para aquellas organizaciones que, dadas las características de sus servicios, manejan abundante material de archivo.
• Permite detectar errores que se cometen al archivar con mayor facilidad.
• Es ideal para todos aquellos casos o asuntos confidenciales, ya que la información se identifica por códigos.
• Su expansión es ilimitada e inagotable, lo cual permite identificar los asuntos por código sin restricciones de crecimiento.

Empresas Beneficiadas por el Sistema de Archivo Numérico

Este sistema es particularmente conveniente para:

• Compañías aseguradoras
• Instituciones de salud
• Nóminas de clientes
• Facturación
• Patentes
• Contratos
• Licencias
• Empresas importadoras o exportadoras
• Documentos de identificación

Guías en el Archivo Numérico

Para una organización efectiva, se utilizan diferentes tipos de guías:

• Archivo Principal: Se colocan guías y las carpetas con números asignados.
• Archivo Misceláneo Alfabético: Se guardan los documentos de corresponsales poco activos, organizados alfabéticamente.
• Tarjetero Auxiliar: Se organizan alfabéticamente los nombres de los corresponsales para una referencia rápida.

Conceptos Fundamentales y Herramientas de Archivo

Definiciones Clave

¿Qué es Archivar?

Archivar es el proceso a través del cual se conservan, debidamente clasificados y ordenados, todos los documentos relacionados con el funcionamiento de una oficina, empresa o institución.

Dispositivos de Almacenamiento

Son los medios físicos o digitales en los cuales se puede guardar la información, ya sea de forma temporal o permanente, mientras la computadora está en uso o para su posterior recuperación.

Materiales y Creación de Archivos

Materiales Esenciales para Archivar

Para un archivo físico eficiente, se requieren diversos materiales:

• Ficheros
• Carpetas (estándar, colgantes, acordeón)
• CDs y DVDs
• Separadores alfabéticos
• Tarjeteros
• Discos duros externos
• Pendrives (memorias USB)
• Disquetes (aunque obsoletos, mencionados en el original)

¿Cómo se crea y organiza una carpeta?

Cuando la creación es desde el escritorio de Windows, se pulsa el botón derecho del ratón y se selecciona la opción Nuevo > Carpeta. Una vez creada, se procede a guardar la información deseada en su interior, organizándola lógicamente.

Almacenamiento Digital y Programas de Computadora

¿Cómo se guarda un documento en dispositivos de almacenamiento auxiliar?

El procedimiento varía según el dispositivo:

• En CD/DVD: Se debe contar con una unidad grabadora de discos compactos (CD-RW/DVD-RW) y con un programa específico para grabar datos.
• En Pendrive o Disco Extraíble: Generalmente, se despliega el menú Archivo y se selecciona la opción Guardar como, eligiendo luego la unidad correspondiente al dispositivo extraíble. Este mismo procedimiento se aplicaba para los disquetes.

¿De qué manera facilitan los programas de computadora el proceso de archivo?

Hoy en día, las oficinas, empresas e instituciones cuentan con sistemas de archivo digital accesibles desde cualquier computadora conectada a una red. Esto facilita enormemente el acceso a la información requerida en cualquier momento y desde cualquier lugar, mejorando la eficiencia y la colaboración.

Proceso Detallado de Archivo

El proceso de archivo sigue una serie de pasos sistemáticos para asegurar la correcta clasificación y almacenamiento de los documentos, tanto físicos como digitales.

Pasos del Proceso de Archivo

1. Inspección: Se revisan los documentos para comprobar si han sido autorizados para su archivo y si están completos y listos para ser almacenados.
2. Clasificación/Certificación: Se determina el título o la categoría bajo la cual se archivarán los documentos, asignándoles un lugar lógico dentro del sistema de archivo establecido.
3. Codificación: En sistemas geográficos, por ejemplo, se puede encerrar en un círculo el nombre del país, estado o departamento hacia donde se dirige o de donde procede el documento. En sistemas numéricos, se asigna un código único para su identificación.
4. Distribución: Se separan los documentos según su clasificación (por países, ciudades, pueblos, o por códigos). Esto facilita el proceso de archivo, distribuyéndolos alfabéticamente o numéricamente según el sistema adoptado.
5. Archivo: Finalmente, los documentos se colocan en sus respectivas carpetas o ubicaciones digitales. En las carpetas de corresponsales, por ejemplo, se archivan en orden cronológico, colocando el documento más reciente al frente para un acceso rápido.