Optimización del Sistema de Archivo Físico para Departamentos de Compras

Sistema de Archivo Físico

Bandejas Colgantes

Contenido general del área de compras:

• Catálogos y ofertas.
• Órdenes internas de compra (OIC) de almacén.
• Respuesta a solicitudes de información.
• Notas internas.
• Albaranes.

Carpetas Colgantes

Fichas de Productos

Contienen fichas con los datos principales de nuestros artículos.

Sistema de Clasificación:

• Alfabéticamente por familias de productos.
• Por nombre genérico del producto.
• Finalmente, por código.

Fichas de Proveedores

Contienen fichas con los datos principales de nuestros proveedores y acreedores.

Sistema de Clasificación Alfabética (Reglas):

• Palabra ordenatriz: Se utiliza como referencia el primer sustantivo del nombre completo de la empresa.
• Exclusiones: No se tendrán en cuenta palabras genéricas (ej. "Comercial", "S.A."). Tampoco se consideran partículas como "Hijos de", "Viuda de", etc.
• Nombres propios o geográficos: Si el nombre de la empresa es un nombre propio o una zona geográfica, se clasifica por dicho nombre.
• Nombres de personas: Se aplica el criterio de ordenación estándar para nombres de personas físicas.
• Abreviaturas y siglas: Se utiliza el nombre completo, a menos que la sigla sea de reconocimiento internacional (ej. IBM, ONU).
• Organismos oficiales: Se archivan por su denominación general completa.

Pedidos Emitidos Pendientes de Recibir

Contenido:

• Órdenes internas de compra (OIC).
• Pedidos y presupuestos aceptados pendientes de recibir.
• Cartas de reclamación, si las hubiera.

Sistema de Clasificación:

• Orden cronológico ascendente por fecha de pedido (del más antiguo al más reciente).
• En caso de coincidir la fecha, se ordena alfabéticamente por proveedor.

Albaranes Pendientes de Recibir Factura

Contenido:

Se traslada la documentación de la carpeta anterior (Pedidos Emitidos Pendientes de Recibir) y se añade el albarán correspondiente. Incluye:

• Albarán.
• Pedido.
• Orden interna de compra (OIC).
• Carta de reclamación (si existe).

Sistema de Clasificación:

Orden cronológico ascendente por fecha de recepción del albarán, que coincide con la fecha de llegada de la mercancía a nuestros almacenes.

Carpetas Simples

Informes

Copias de los informes comerciales trimestrales sobre el volumen de compras a proveedores.

Presupuestos Pendientes

Presupuestos que están pendientes de análisis y confirmación.

Carpetas de Anillas (Tipo AZ)

Catálogos y Ofertas

Contenido:

Incluirán catálogos y ofertas enviados por otras empresas después de su análisis, así como los presupuestos recibidos que no han sido aceptados.

Sistema de Clasificación:

• Primero, alfabéticamente por sectores de actividad.
• Dentro de cada sector, alfabéticamente por nombre del proveedor.

Carpeta Individual por Proveedor Habitual

Contenido:

Se crea una carpeta para cada proveedor habitual. Incluirá los siguientes documentos, procedentes de la carpeta Albaranes Pendientes de Recibir Factura una vez se recibe esta última:

• Copia de la factura del proveedor.
• Albarán.
• Pedido.
• Orden interna de compra (OIC).
• Carta de reclamación (si la hubo).
• Nota de devolución (si la hubo).

Sistema de Clasificación Interna:

Dentro de cada carpeta, los documentos se ordenan de arriba hacia abajo (del más reciente al más antiguo en la pila física) en el siguiente orden:

1. Factura
2. Albarán
3. Pedido
4. Reclamación y/o Nota de devolución
5. Orden interna de compra (OIC)

Carpeta para Otros Proveedores

Contenido:

Carpeta común para el resto de proveedores no habituales.

Sistema de Clasificación:

• Se utilizan dos separadores: uno para Acreedores y otro para Proveedores.
• Dentro de cada sección, se ordena alfabéticamente por nombre.
• Los documentos de cada proveedor/acreedor se ordenan de forma cronológica descendente por fecha (el más actual arriba y el más antiguo abajo), manteniendo la agrupación: factura, albarán, pedido, OIC, etc.