Optimización del Sistema Archivístico Estatal: Gestión y Conservación de Documentos

Sistema Archivístico Estatal

Es competencia del Ministerio de Educación y Cultura, aunque desde el punto de vista legal no es muy preciso, ya que el reglamento que debería desarrollarlo de acuerdo con la Ley de Patrimonio Histórico Español (1985) no ha sido aprobado. La política ministerial en este sector está encomendada a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, que la desarrolla a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales en el ámbito de su competencia: los archivos de la Administración central, los históricos nacionales, regionales y provinciales, aunque la gestión de casi todos los pertenecientes a estas dos últimas categorías ha sido transferida a las comunidades autónomas correspondientes.

Los Expurgo

Son el proceso relativo a la toma de decisión sobre la conservación o eliminación de los documentos. Este proceso consta de tres operaciones:

• Identificación y valoración de los documentos: en ella se identifican y definen las series documentales y se establece su vigencia administrativa, fiscal y judicial y su valor histórico potencial.
• Selección de los documentos: en esta fase se separan los documentos valorados como de conservación permanente, que serán transferidos al archivo de depósito definitivo, de los evaluados como eliminables.
• Eliminación: eliminación física de los documentos. Siempre se debe conservar una pequeña, aunque representativa, muestra de la documentación eliminada.
• Conservación: los documentos valorados de conservación permanente se transferirán al archivo de depósito definitivo.

La evaluación debe incluirse como parte del calendario de conservación, que deberá señalar si un documento puede ser eliminado o debe conservarse de forma permanente y, de ser eliminado, transcurrido cuánto tiempo desde que haya concluido su tramitación. Una vez evaluados, se procederá a la selección, es decir, a separar la documentación que va a pasar a la etapa siguiente de la que va a ser eliminada. La destrucción de los documentos debe ser total y comprobada, de tal forma que no puedan ser consultados por nadie. Esta documentación, aunque eliminable, contiene, en muchos casos, datos de carácter sensible y reservado. Las operaciones de selección y eliminación se realizan en el paso de los archivos de gestión a la de archivo intermedio y en el paso de éste al archivo de depósito definitivo y siempre previas a la transferencia. No obstante, el expurgo presenta características diferentes en estas dos etapas.

La Gestión de Documentos: Organización y Procedimientos

La Gestión de los Documentos Administrativos

Records management = conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones. Management significa en castellano: gestión, administración, gerencia, dirección o manejo. El ámbito de la gestión de documentos se extiende al ciclo de vida completo de los documentos, desde su producción hasta su eliminación final o su envío al archivo para su conservación permanente. El objeto está dirigido a asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma en como se organizan y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento.

Según esta definición, denominamos “Gestión de documentos” a todas las operaciones archivísticas que tienen lugar entre la creación y la eliminación o transferencia de los documentos.

Tipos de Archivos y Entidades Relevantes

• Archivo central: A partir de esta fase y en adelante, la documentación está bajo la responsabilidad y manejo directo del archivero.
• Centro de Información Documental de Archivos: Tiene como misión fundamental el hacer accesible la información documental y bibliográfica archivística a todas las esferas interesadas en ella.
• Archivo del Archivo intermedio: Puede estar unificado en un único archivo intermedio.
• Subdirección General de los Archivos Estatales: Es la responsable de elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones encaminadas a la custodia, conservación y difusión del Patrimonio Documental Español.
• Archivo General de la Administración: Es el heredero directo del Archivo General de Simancas y del desaparecido Archivo General Central de Alcalá de Henares.
• Archivo Histórico Nacional: Es responsable del documento más antiguo conservado en los archivos estatales españoles.
• Archivo del Reino de Galicia: Es un centro de titularidad estatal con gestión transferida a una CCAA.
• Archivo de gestión: Los documentos que son de uso frecuente para la gestión de los usos corrientes.
• Archivo General de la Guerra Civil española: Compuesto por fondos recopilados por los servicios documentales de Presidencia del Gobierno.
• Archivo de la Cancillería de Valladolid: Era una suerte de audiencia territorial que entendía en grado de apelación de asuntos judiciales de todo tipo, así como en la expedición de las ejecutorias de hidalguías.
• Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos: Tiene como finalidad el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.