Optimización de Reuniones de Trabajo, Negociación y Resolución de Conflictos en la Empresa

Reuniones de Trabajo Efectivas

Una reunión de trabajo es la congregación de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes con el fin de tomar una decisión o transmitir alguna información.

Características de las Reuniones de Trabajo

• Requieren la participación de al menos 2 personas.
• Tienen lugar en un tiempo y un lugar determinados.
• Los asistentes comparten un tema en común.
• Comprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc.

Amenazas en las Reuniones de Trabajo

• Tipo de interacción personal entre asistentes.
• Tiempo disponible.

Objetivos de las Reuniones de Trabajo

• Incrementar la interacción entre personas.
• Tomar decisiones.
• Neutralizar posibles problemas.
• Comunicar información.

Elementos de las Reuniones de Trabajo

• Moderador: Mantener el orden del día, estimular la participación, definir conclusiones, etc.
• Tiempo: Momento de la jornada, duración y periodicidad.
• Asistentes: Cuya actitud, negativa, pasiva o positiva, depende de los demás elementos.
• Tema y finalidad: Interés, motivación e implicación.
• Lugar: Amplitud, luz, comodidad, ventilación, etc.

Tipología de las Reuniones

Según el Objetivo

• Informativas: Transmisión de información.
• Consultivas: Estudio de propuestas ante problemas.
• Formativas: Aprendizaje de los asistentes.
• Decisorias: Toma de decisiones ante un problema.

Según el Número de Participantes

• Grupo pequeño: 3 a 7 personas.
• Grupo mediano: 8 a 20 personas.
• Gran grupo: 20 a 40 personas.
• Asamblea: Más de 40 personas.

Según el Contenido

• De información descendente, ascendente u horizontal.
• Privadas o públicas.
• Formales o informales.

Según la Frecuencia

• De duración continuada: Varias sesiones periódicas.
• Esporádicas o puntuales: Sin periodicidad alguna.

Otros Criterios

• Formación de un equipo de trabajo.
• Coordinación de tareas.
• Eventos.

Estructura y Fases de una Reunión

Moderador: Manejo de la Dinámica Grupal

• Motivar la participación.
• Evitar tensiones.
• Imparcialidad.
• Aspectos organizativos: Preparar el lugar, establecer reglas.
• Técnicas de trabajo: Explicar técnicas, aplicarlas y ajustarlas.

Estructura de la Reunión

• Hilo conductor.
• Plan de acción y seguimiento.
• Conclusiones.

Asistentes

• Actitud participativa: Ideas, opinión, crítica.
• Actitud pasiva: Sin interés, timidez.
• Actitud negativa: Egoísmo, afán de protagonismo.

Fases de una Reunión

1. Planificación: ¿Objetivos? ¿Asistentes?
2. Preparación: Orden del día, lugar, horario.
3. Reunión: Cumplimiento del orden del día, moderador como figura principal, conclusiones y plan de acción.
4. Seguimiento: Efectos de la aplicación, corrección de desviaciones.

Pautas y Técnicas para Organizar una Reunión

Pautas

• Definir el objetivo.
• Seleccionar el número de participantes.
• Elegir la fecha y el lugar adecuados.
• Elaborar los contenidos.
• Definir métodos y técnicas a emplear.
• Preparar la logística necesaria.

Técnicas

• Preguntas: Animar la participación, generar ideas.
• Reglas básicas de convivencia: Turno de palabra, orden de participación, apagar móviles.
• Manejo de situaciones conflictivas.
• De visualización: Pizarras, proyectores.

Situaciones que Dificultan las Reuniones de Trabajo

• Falta de compromiso de los asistentes.
• Actitud poco colaboradora de los participantes.
• Larga duración de la reunión.
• Falta de seguimiento del orden del día.
• Falta de implantación de los acuerdos de la reunión.

La Negociación en la Empresa

La negociación es el proceso por el que las partes implicadas en una misma cuestión resuelven conflictos mediante acuerdos, procurando obtener resultados mutuos.

Elementos de la Negociación

1. Las partes: Personas que van a negociar sobre una cuestión común.
2. Tema de discusión: Asunto que relaciona a las partes y en el que tienen intereses contrapuestos.
3. Controversia: Posiciones enfrentadas entre las partes respecto al tema en común.
4. Conclusión: Se encuentra una solución, o se considera que no se puede llegar a ella por diferencias insalvables.

Variables que Influyen en la Negociación

Externas

• Información disponible.
• Factores de presión:
  • De una parte sobre la otra.
  • De elementos externos sobre una parte.
• Condicionantes del momento.
• Tiempo de desarrollo.

Internas

• Capacidad de diálogo.
• Habilidades sociales.
• Intuición.

Tipos de Negociador

• Confiado: Exceso de confianza en la otra parte.
• Desconfiado: Sin confianza en la otra parte.
• Asertivo: Defiende sus objetivos sin dañar a la otra parte.
• Autoritario: Tiende a imponer sus decisiones.
• Conciliador: Su premisa es el diálogo.

Claves de un Buen Negociador

• Puntualidad.
• Convergencia de los lenguajes verbal y gestual.
• Lenguaje claro y abierto.
• Concentración.
• Paciencia.
• Evitar discusiones irrelevantes y juicios personales.
• Inteligencia emocional.

Fases de la Negociación

1. Preparación: Fijar objetivos jerarquizados y barreras previsibles, recabar información del contrario, análisis de los medios.
2. Discusión: Exposición de propuestas, puntos de vista e información.
3. Intercambio de opiniones.
4. Cierre: Con o sin acuerdo mutuo. Si lo hay, firma de un documento que lo refleje.

Estrategias Eficaces de Negociación

Objetivos

• Mínimos: Sin acuerdo no hay negociación.
• Razonables: Sucesivos o alternativos. Beneficio para ambas partes.
• Utópicos: Recibir algo sin ceder en nada.
• Insólito.

Tipos de Estrategias

• Ganar-Ganar: Los dos ganamos.
• Perder-Perder: Ante dos objetivos ganadores ceden los dos.
• Ganar-Perder: Tratar de anular los objetivos de la otra parte. Futuro: ruptura.

Negociación Colectiva

Objetivos

• Fija retribuciones y condiciones laborales de los trabajadores.
• Establece la normativa que va a regir la relación laboral entre empresarios y trabajadores.

Requisitos

• Jurídicos: Que garanticen la independencia de las partes y el cumplimiento de los acuerdos.
• Estructurales: Organizaciones empresariales y de trabajadores fuertes y en igualdad de condiciones.

Conflictos Laborales y Toma de Decisiones

Conflicto laboral: Situación de tensión en la negociación, las partes se enfrentan para alcanzar unos objetivos determinados a través de sus representantes.

Características de los Conflictos Laborales

• Motivo de discusión que genere posturas opuestas entre los implicados.
• Dos partes enfrentadas.

Tipos de Conflicto Laboral

Según el Número de Personas Implicadas

• Individual.
• Colectivo.

Según el Objetivo que Persiguen

• Jurídico: La causa del conflicto es una norma o un derecho.
• Económico: Intereses económicos contrapuestos.

Según el Carácter del Conflicto

• Pacífico.
• Agresivo: Se expresan a través de la huelga o el cierre patronal.

Resolución de los Conflictos Laborales

Procedimientos: Negociación, conciliación, mediación, arbitraje.

Fases de Resolución de Conflictos

1. 1ª Fase: Identificación de la situación. Reconocimiento y definición del conflicto.
2. 2ª Fase: Buscar abiertamente soluciones y definir alternativas.
3. 3ª Fase: Definidos objetivos y límites, optar por una solución satisfactoria para ambas partes y firmarla. Evaluar los resultados a posteriori.

Tipos de Decisiones

Según el Método de Decisión

• Programables: Problemas conocidos.
• No programables: Imprevistos.

Según el Número de Personas Implicadas

• Individuales.
• Colegiadas o grupales.

Según las Circunstancias de la Persona

• Por costumbre.
• En función de la experiencia y el momento.

Según el Grado de Racionalidad

• Racionales: Tras proceso de reflexión.
• Intuitivas.

Según el Grado de Consenso

• Autoritarias: Decisión impuesta por un jefe.
• Por unanimidad: Decisión del grupo.
• Por votación.

Elementos que Influyen en la Toma de Decisiones

Internos

• Habilidades personales.
• Actitud personal.
• Cultura del sujeto.
• Experiencias personales.
• Creatividad.

Externos

• Tiempo y poder.
• Presiones.
• Grado de estabilidad del entorno.
• Riesgos.

Etapas de la Toma de Decisiones

1. Identificación de la situación.
2. Estudio de alternativas y resultados de las mismas.
3. Aplicación de la alternativa elegida y control de su desarrollo.
4. Evaluación de resultados.

Clasificación de las Decisiones de la Empresa

• Centralizadas: Tomadas por una persona o grupo de alto rango.
• Descentralizadas: Varias personas especialistas en un tema concreto.

Motor de Decisión

• Utilitarismo: A cambio de un beneficio económico o personal.
• Justicia: Por equidad.
• Derecho: Por normativa interna o jurídica.