Optimización de Reuniones Laborales: Claves para la Eficacia y Tipologías Esenciales

Eficacia en las Reuniones de Trabajo

La eficacia de una reunión se puede cuantificar según el consenso logrado en la toma de decisiones entre todos los participantes y la operatividad alcanzada en este proceso. Para que una reunión sea eficaz, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Ser necesaria: Una reunión debe convocarse cuando se considere un tema vital para avanzar el trabajo.
• Estar debidamente preparada: Si una reunión no está preparada de forma apropiada, no debe convocarse, ya que para los participantes será una pérdida de tiempo.
• Contener un plan de actuación: El plan de actuación debe recoger las medidas adoptadas por consenso en la reunión y los acuerdos a los que se ha llegado.

Tipología de Reuniones

Las reuniones se pueden clasificar según su función o las siguientes características:

• Por la finalidad u objetivo.
• Por el número de participantes.
• Por el contenido o la temática.
• Por la frecuencia.

Por la Finalidad u Objetivo

Según su propósito principal, las reuniones pueden ser:

• Informativas: Su objetivo es la transmisión de información necesaria para el trabajo de un equipo y la resolución de posibles dudas.
• Formativas: Su finalidad es la transmisión de conocimientos o habilidades a los participantes para que forjen sus propias opiniones e ideas.
• Decisorias: Su objetivo es la toma de decisiones sobre un asunto o problema planteado.

Por el Número de Participantes

Existen varios tipos de reuniones según la cantidad de asistentes:

• Reuniones de grupo pequeño: Intervienen de tres a siete personas. Logran eficacia en el trabajo y facilitan la toma de decisiones por el alto grado de participación, implicación y colaboración de los participantes.
• Reuniones de grupo mediano: La participación es de ocho a veinte personas. Se suelen emplear para transmitir información, consultar y debatir propuestas o problemas, e impartir formación.
• Reuniones de gran grupo: Son de veinte a cuarenta personas. Los objetivos de este tipo de reuniones son la transmisión de información, la puesta en común de propuestas, la aprobación o desaprobación de decisiones o acuerdos, entre otros. Son reuniones lentas y deben estar bien dirigidas y coordinadas.
• Asamblea: Más de cuarenta personas. Se trata de reuniones con un objetivo establecido, que pueden servir para transmitir información o ideas, o para aceptar o no cambios.

Por el Contenido o Temática

Según el tipo de información o el contexto, las reuniones pueden ser:

• Reuniones de información (descendente, ascendente u horizontal):
  • Descendente: La información se transmite desde los líderes o directores a los empleados. Estos últimos son principalmente receptores y su papel es asimilar la información.
  • Ascendente: La comunicación se produce desde los participantes convocados hacia quienes han organizado la reunión.
  • Horizontal: La información se transmite entre personas que ocupan el mismo puesto o nivel jerárquico.
• Privadas o públicas:
  • Privadas: La información se transmite a un grupo pequeño con cierta confidencialidad.
  • Públicas: Se hace pública una información a muchas personas.
• Formales o informales:
  • Formales: Son aquellas que tratan sobre el trabajo y tienen un objetivo definido.
  • Informales: Son aquellas en las que los trabajadores se agrupan sin un fin concreto o laboral preestablecido.

Por la Frecuencia

Según la regularidad con la que se celebran, las reuniones pueden ser:

• Periódicas: Se dan de forma habitual, pudiendo ser diarias, semanales, mensuales, etc.
• De duración continuada: Se desarrollan en varias sesiones durante un periodo de tiempo prefijado.
• Esporádicas o puntuales: Se realizan cada cierto tiempo sin que el intervalo entre una y otra esté determinado previamente.

Características de los Participantes

El organizador o moderador de la reunión debe tener conocimiento de las personalidades de los participantes para adaptar la dinámica y facilitar aspectos clave como los siguientes:

• La estructuración del desarrollo de la reunión convocada.
• El diseño de diferentes tácticas de moderación y organización de la reunión.
• La creación de equipos de trabajo homogéneos en caso de necesidad.
• La previsión de las respuestas de los participantes más conflictivos para modular posibles actitudes negativas.