Optimización de Reuniones: Estrategias para la Productividad Empresarial

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La Eficacia en las Reuniones Empresariales

Las reuniones son una actividad habitual en cualquier empresa: sirven para planificar, coordinar y tomar decisiones dentro del equipo de trabajo. Sin embargo, que estas sean eficaces no es tarea fácil.

¿Qué son las reuniones?

Una reunión es una actividad en la que un grupo de personas o un equipo de trabajo se comunica entre sí, en un tiempo y espacio determinados, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo específico.

Características Esenciales de una Reunión

  • Exige la existencia de un grupo.
  • Comunicación fluida y constante entre los asistentes.
  • Un lugar concreto durante un tiempo determinado.
  • Se busca que los asistentes adopten decisiones por acuerdo.
  • Requiere un objetivo específico.

Objetivos de una Reunión

Los objetivos de una reunión pueden ser muy variados:

  • Informar sobre un tema.
  • Transmitir conocimientos.
  • Resolver un problema.
  • Exponer nuevas ideas, enfoques y procedimientos.
  • Analizar, valorar y planificar estrategias de actuación, metodologías de trabajo, nuevos productos o servicios.
  • Coordinar funciones de los miembros del equipo.

Cuando se convoca o se asiste a una reunión en la que el objetivo no está claramente definido, se produce una pérdida de tiempo que es muy negativa en el ámbito laboral.

Dimensiones de una Reunión

En toda reunión existen dos dimensiones:

  • Dimensión del conocimiento: Los asistentes aportan o solicitan información sobre el tema planteado, formulan opiniones, hacen o piden sugerencias para resolver problemas.
  • Dimensión socioemocional: Los asistentes expresan acuerdo o desacuerdo con los puntos de vista de los demás, se muestran relajados o tensos, se ayudan o se enfrentan entre sí.

(Considerar la inclusión de una tabla o gráfico sobre tipos de reuniones aquí, si fuera el caso).

Los Participantes en una Reunión

Quiénes deben asistir a una reunión es una de las tareas más importantes antes de su convocatoria. De ello dependerá el éxito o fracaso de esta. Es importante seleccionar cuidadosamente a los participantes, pues no todas las personas pueden obtener provecho ni están capacitadas para contribuir con información, ideas, opiniones, soluciones.

Existen dos tipos principales de participantes:

  • El moderador/conductor/animador/director.
  • El resto de miembros del grupo/equipo de trabajo.

A continuación, se detallan las funciones y roles de cada uno de ellos.

El Rol del Moderador

El moderador tiene la función de dirigir, orientar y coordinar la reunión. Sus responsabilidades incluyen:

  1. Establecer el tema o temas que se van a tratar.
  2. Moderar las discusiones: Organizar los turnos de palabra, limitar las intervenciones según el tiempo disponible, evitar enfrentamientos verbales.
  3. Intentar llegar a un acuerdo.
  4. Crear un clima de confianza y cordialidad.
  5. Fomentar la comunicación y la cohesión del equipo.
  6. Dinamizar la reunión.
  7. Resumir o sintetizar los puntos principales de la reunión y los acuerdos y compromisos alcanzados.

Todo miembro de un equipo de trabajo desempeña uno o varios roles. (Considerar la inclusión de una tabla o gráfico sobre el rol del moderador aquí, si fuera el caso).

Cualidades Esenciales de un Moderador Eficaz

Ejercer de moderador no es una tarea fácil que pueda recaer en cualquier persona. Un moderador requiere conocimientos técnicos del tema que se trata, así como conocimientos psicológicos para fomentar y controlar a los miembros. Además, debe poseer ciertas cualidades personales:

  • Positivo
  • Abierto
  • Imparcial
  • Cordial
  • Animador
  • Implicado
  • Mediador
  • Normativo
  • Sensible
  • Saber pensar

El Rol de los Participantes

Seguramente has oído comentar en numerosas ocasiones a personas de tu entorno:"¡Vaya rollo de reunión que he tenido hoy". La organización de la reunión debe responder a objetivos muy concretos. El participante debe desarrollar las siguientes funciones:

  • Se implica activamente y de forma constructiva.
  • Presenta las ideas de forma clara y autónoma.
  • Escucha a los demás y acepta y respeta sus opiniones. Propone alternativas si no está de acuerdo.
  • Se centra en el tema o temas, sin desviarse.
  • Respeta el orden de los temas y las normas de funcionamiento que marque el moderador.
  • Propone sugerencias que considera útiles para el buen funcionamiento del grupo.
  • Intenta suavizar tensiones.
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