Optimización de Recursos Humanos: Planificación, Análisis y Comunicación Efectiva

Planificación Estratégica de Recursos Humanos

La planificación de Recursos Humanos (RR.HH.) es un proceso crucial que asegura que una organización cuente con el número adecuado de personas, con las competencias necesarias para cada puesto, en el momento oportuno y con un coste eficiente. Este proceso implica las siguientes actividades clave:

• Análisis y descripción de los puestos de trabajo.
• Elaboración de perfiles profesionales.
• Detección de necesidades de personal.
• Planificación de la selección e incorporación de nuevo personal.
• Planificación de la promoción interna.
• Planificación de la formación.
• Estimación de los costes de personal.

Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo

El análisis y descripción de puestos de trabajo es un proceso sistemático que recopila y analiza información sobre cada puesto para identificar:

• Tareas
• Obligaciones
• Responsabilidades
• Requisitos (formación, habilidades, experiencia)

El objetivo principal es comprender:

• Qué tareas se realizan.
• Por qué se llevan a cabo.
• Cómo se ejecutan.
• Las relaciones con otros puestos.
• Las cualificaciones exigibles a los ocupantes del puesto.

Del análisis se obtienen dos documentos fundamentales:

1. Descripción del puesto: Detalla las tareas, responsabilidades y condiciones de trabajo.
2. Perfil profesional: Especifica los requisitos y competencias necesarias para desempeñar el puesto.

El análisis de puestos de trabajo puede ser:

• Interno: Realizado por el departamento de RR.HH.
• Externo: Externalizado a una empresa consultora de RR.HH. (outsourcing).

Ambos enfoques pueden utilizar los siguientes métodos:

• Observación directa.
• Entrevistas (individuales, grupales, con el superior inmediato).
• Cuestionarios.
• Diarios o agendas de actividades.
• Reuniones de expertos.

Utilidad del Análisis y Descripción de Puestos

Este proceso es fundamental para:

• Mejorar los procesos de reclutamiento y selección.
• Trazar itinerarios profesionales.
• Establecer planes de carrera profesional (motivando e implicando a la plantilla).
• Descubrir necesidades de formación (comparando los requerimientos de los puestos con la información disponible).
• Evaluar el desempeño.
• Valorar los puestos.
• Establecer medidas de prevención de riesgos laborales.

Métodos de Análisis de Puestos

El primer paso es obtener información sobre las tareas. Existen diferentes métodos:

• Observación directa: Se observan las tareas desempeñadas durante un período de tiempo. Es más adecuado para tareas manuales que intelectuales.
• Entrevistas: Pueden ser individuales, de grupo o con el superior inmediato. Se pregunta directamente por las funciones y tareas. Es más apropiado para puestos con un mayor componente intelectual. El inconveniente es la posible distorsión de la información si los empleados consideran que puede repercutir negativamente.
• Cuestionarios: Son revisados por el jefe directo, y el analista puede pedir aclaraciones. Es un método rápido y económico que permite estudiar varios puestos al mismo tiempo.
• Diarios o agendas: El titular del puesto realiza un registro sistemático de las tareas y el tiempo dedicado a cada una. El inconveniente es la falta de objetividad, ya que el trabajador puede exagerar la información.
• Reunión de especialistas: Se utiliza para recopilar información, especialmente en puestos de nueva creación. Lo realizan quienes han creado el puesto.

Perfiles Profesionales y Profesiogramas

El perfil profesional se plasma en un documento que se elabora tomando como base el análisis y la descripción del puesto, junto con la cultura y los objetivos de la empresa. Los elementos clave de un perfil profesional son:

• Formación.
• Conocimientos específicos.
• Aptitudes y habilidades.
• Personalidad.
• Otros elementos (motivaciones, intereses).

Un profesiograma es una representación gráfica del perfil profesional. Su objetivo es definir gráficamente, de forma graduada mediante una escala, las exigencias del puesto y estudiar el ajuste de cada candidato a dicho perfil. Los profesiogramas están determinados por las características de la empresa y del puesto a cubrir.

Competencias en los Perfiles Profesionales

Las competencias son un conjunto integrado de conocimientos, destrezas, habilidades, aptitudes y motivaciones que posee una persona para desempeñar con éxito las exigencias de un puesto. Sirven para:

• Seleccionar las candidaturas más idóneas.
• Evaluar a las personas que ocupan el puesto.

Clasificación de las Competencias

• Genéricas: Compartidas por diferentes profesionales y distintos puestos, independientemente de su estructura.
• Específicas: Exigibles a quienes van a desempeñar un determinado puesto, descendiendo a niveles muy concretos. Una competencia específica tiene sentido en las funciones de un puesto determinado.
• Transversales: Conjunto de competencias compartidas por un grupo de personas.

Competencias genéricas más habituales:

• De logro: Orientación al logro, iniciativa, orientación al orden y la calidad.
• De servicio: Sensibilidad interpersonal y orientación al cliente.
• De influencia: Persuasión e impacto personal, conocimiento organizacional, relaciones dentro de la empresa y construcción de relaciones.
• Directivas: Desarrollo de personas, dirección de personas, trabajo en equipo y liderazgo.
• De dominio personal: Autoconfianza, autocontrol, flexibilidad, tenacidad y compromiso con la organización.
• Cognitivas: Aprendizaje, pensamiento analítico, reconocimiento de modelos.

Previsión de Necesidades de Personal

Una vez analizada la plantilla, se pueden presentar tres situaciones:

1. La plantilla actual soporta la carga de trabajo.
2. La plantilla está sobredimensionada.
3. Se necesita ampliar la plantilla.

En caso de necesitar ampliar la plantilla, se pueden considerar las siguientes opciones:

• Contratación directa (reclutamiento y selección).
• Horas extraordinarias.
• Subcontratación.
• Empresas de trabajo temporal (ETT).

Técnicas para Estimar las Necesidades de RR.HH.

Existen dos categorías principales de técnicas:

1. Basadas en la experiencia: Se apoyan en el análisis de personas con conocimientos sobre las futuras necesidades de RR.HH.

• Método de estimación del equipo directivo: La dirección de la empresa determina el número y tipo de personal necesario.
• Método Delphi: Un grupo de especialistas intercambia, sin reunirse, varias rondas de estimaciones de personal hasta llegar a un consenso.
• Técnica del grupo nominativo: Un pequeño grupo de especialistas se reúne para formular una única estimación de personal.

2. Basadas en tendencias: Utilizan datos del pasado para predecir el futuro.

• Ratio de proporcionalidad: Calcula las necesidades futuras de personal relacionando el volumen de ventas o producción con el número de personas empleadas.
• Análisis de la tendencia: Analiza el pasado para predecir el futuro, estudiando la serie histórica de la evolución del empleo en los últimos 5 años y extrapolando los datos para obtener una estimación de las necesidades de personal en los próximos años.
• Modelo general de actividad: Predice el número de empleados que se requerirá, partiendo de la idea de que las necesidades de personal están relacionadas con el nivel de actividad económica general y con la evolución de la productividad.

Comunicación Interna en la Empresa

Comunicación Descendente

Transmite información sobre la cultura de la empresa (objetivos, normas, horarios, despidos, etc.). Los medios utilizados son intranet, reuniones, teléfono y correo electrónico.

Comunicación Ascendente

Permite dar a conocer problemas laborales e inquietudes. Se manifiesta de dos formas:

• Comunicación del trabajo: Informes del personal subordinado sobre la realización de su trabajo para los mandos inmediatos.
• Sugerencias de mejora: Recibidas a través de canales o mecanismos establecidos para ello.

También se utiliza la comunicación para conocer el clima laboral, a través de encuestas anónimas, sondeos, intranet y buzón de quejas.

Comunicación Horizontal o Lateral

Se produce entre personas de distintos departamentos del mismo nivel jerárquico, sin relaciones de dependencia directa entre sí. Surge cuando se crean equipos de trabajo integrados por personal de diferentes departamentos. Sus objetivos son:

• Coordinación entre departamentos.
• Realización de trabajos conjuntos.
• Identificación y resolución de problemas.

Barreras comunes en la comunicación horizontal:

• Rivalidades personales y entre departamentos.
• Ausencia de espíritu de equipo.
• Falta de visión global.
• Contraposición de objetivos comunes frente a los de cada departamento.

Para prevenir estas barreras, la organización debe intervenir organizando puestas en común, marcando objetivos y haciendo rotar al personal por diferentes departamentos.

Transmisión de la Comunicación

Canales para la transmisión de información en las empresas:

• Correo electrónico.
• Intranet.
• Correo interno o a domicilio.
• Circular interna.
• Memorando.
• Blogs corporativos.

Canales que facilitan la comunicación en las empresas:

• Buzón de quejas.
• Videoconferencia.
• Línea telefónica abierta.
• Programas de iniciativas.
• Reuniones.

Barreras en la Comunicación

• Físicas.
• Semánticas.
• De contexto.
• Personales y psicológicas (estereotipos, efecto halo, expectativas).
• Pérdidas por transmisión en cadena.
• Exceso de información.
• Falta de planificación.
• Punteo (bypass).

Comunicación Asertiva

La comunicación asertiva es una conducta interpersonal que permite expresar opiniones, pensamientos y sentimientos, así como defender nuestros derechos, respetando los derechos y sentimientos de los demás. Las personas suelen mostrar tres estilos de comportamiento ante una situación conflictiva:

• Estilo pasivo.
• Estilo agresivo.
• Estilo asertivo.

Una persona asertiva transmite dudas, pensamientos y problemas a sus responsables y compañeros de forma correcta. Un mando asertivo sabe cuándo y cómo dirigirse a su equipo, manteniendo el respeto, entendiéndolos, escuchando sus propuestas y orientándolos para mejorar en el trabajo.

Asertividad: Una Habilidad a Entrenar

La asertividad es una habilidad que se puede entrenar. Algunas claves son:

• Escucha activa.
• Poner en primer lugar lo que dice la otra persona.
• Proponer soluciones.

Estrategias de Comunicación Asertiva en Situaciones de Presión

• Disco rayado: Negación repetida.
• Técnica de claudicación simulada o banco de niebla: Reconocer la razón que puede tener la otra persona, aceptando críticas, pero expresando la decisión de no cambiar la conducta.
• Aplazamiento asertivo: Aplazar la respuesta a una crítica hasta que se esté tranquilo o se hayan reflexionado los argumentos.
• Técnica del acuerdo asertivo o aserción negativa: Responder a la crítica admitiendo que es razonable.