Optimización de la Recopilación de Información: Técnicas y Estrategias Clave

Personal de Operaciones

Son los responsables del centro de cómputos, red de telecomunicaciones, seguridad del hardware y software, ejecución de programas, manejo de impresoras, etc. El analista debe reconocer las restricciones del nuevo sistema basándose en la tecnología disponible.

Pautas para Realizar un Relevamiento

• Identificación de problemas, oportunidades y objetivos
• Inicio de un proyecto
• Los problemas dentro de la organización

Técnicas de Recolección de Información

Muestreo

Como antecedente de cualquier método de recopilación de información, se tiene que decidir qué es lo que se examinará y a quiénes se entrevistará u observará. El analista de sistemas toma estas decisiones basándose en un objetivo. A partir de ese objetivo, seleccionamos de manera sistemática elementos representativos de una población. O sea, realizamos un muestreo.

Hay cuatro objetivos en el muestreo de los datos y en la selección de personas que se van a entrevistar, encuestar y observar:

• Costo de la recopilación de datos
• Agilizar la recopilación de datos
• Mejora de la eficacia de la recopilación de datos
• Reducción del riesgo en los datos

El Diseño del Muestreo

Existen cuatro pasos para lograr un buen diseño. Estos son:

• Determinación de los datos que se van a recopilar o a describir
• Delimitar la población sujeta a selección de muestra
• Selección del tipo de muestra
• Decidir el tamaño de la muestra

Cuatro tipos principales de muestras

• Muestras de conveniencia
• Muestras intencionadas
• Muestras aleatorias simples
• Muestras aleatorias complejas
• Muestras Sistemáticas
• Muestras Estratificadas
• Muestras Aglomeradas

Investigación de Datos

Los datos concretos revelan la ubicación histórica de la organización, y según sus miembros, hacia dónde se dirige. Deben analizarse tanto los documentos cuantitativos como los cualitativos:

Documentos Cuantitativos

Informes corporativos, los informes utilizados para la toma de decisiones, los informes de desempeño y formas diversas.

Documentos Cualitativos

Su análisis se vuelve fundamental para comprender cómo los integrantes de la organización están involucrados en el proceso de la organización. Incluyen memorándums, avisos pegados en tableros y áreas de trabajo, manuales de procedimientos y de políticas.

Tipos de Información Obtenida Durante la Entrevista

• Objetivos
• Opiniones
• Sentimientos
• Procedimientos Informales

Planeamiento de la Entrevista

Cinco pasos para la preparación de una entrevista:

• Lectura de antecedentes
• Establecimiento de los objetivos de la entrevista
• Selección de los entrevistados
• Preparación del entrevistado
• Selección del tipo y estructura de las preguntas

Los dos tipos básicos de preguntas son las abiertas y las cerradas.

Un tipo de respuesta cerrada es la Bipolar. Esta es aún más limitativa al tener sólo dos respuestas alternativas tales como, sí, no, o verdadero, falso.

Sondeo

Un tercer tipo de pregunta es el sondeo. El sondeo más sólido es la más simple: la pregunta ¿Por qué?. El propósito del sondeo es ir más allá de la respuesta inicial para obtener un mayor significado, y aclarar o ampliar los puntos del entrevistado.

Orden de las preguntas en una secuencia lógica (Estructura)

Estructura piramidal

Se usa cuando el entrevistado necesita ambientarse en el tema. Las estructuras piramidales comienzan con una pregunta específica y concluyen con una general.

La estructura de embudo

Las preguntas de embudo para la entrevista comienzan con preguntas generales y se dirigen hacia preguntas específicas y concluyen con una específica.

La estructura de diamante

Las estructuras de diamante comienzan con una pregunta específica y concluyen con una pregunta específica.

Cuestionarios

Tipos de información buscada

Los cuestionarios son una técnica de recopilación de información que permite que los analistas de sistemas estudien actitudes, creencias, comportamientos y características de varias personas principales en la organización que pueden ser afectadas por los sistemas actual y propuesto.