Optimización de Procesos y Puestos de Trabajo en la Empresa

Análisis del Flujo de Trabajo (AFT)

El flujo de trabajo es la forma en que se organiza el trabajo para alcanzar los objetivos.

El Análisis del Flujo de Trabajo (AFT) determina cómo evoluciona el trabajo desde la necesidad del consumidor hasta su salida de la organización.

• Los directivos analizan los flujos de trabajo para añadir valor a los procesos actuales (procesos de trabajo, servicio al consumidor, etc.).
• Cada tarea recibe su trabajo, añade valor mediante un proceso útil y pasa el trabajo a otro trabajador o tarea.
• El AFT pone de manifiesto que algunas tareas pueden combinarse, simplificarse o eliminarse.
• El resultado del AFT puede llevar a la reorganización del trabajo en equipos.
• El AFT puede lograr una buena coordinación entre el trabajo de los empleados y las necesidades de los consumidores, resultando en una mejora del funcionamiento. Ejemplos: Reingeniería de Procesos de Negocio (RPN) o Dirección de la Calidad Total (TQM).
• El AFT permite identificar las mejores asignaciones (eficacia/eficiencia) de obligaciones y responsabilidades a nivel de organización, grupo o individuo.

Niveles de Análisis del Flujo de Trabajo

Perspectiva de Organización

Define la relación estrategia/estructura.

Estrategia Competitiva

• De eficiencia interna
• Liderazgo/Defensora
• De orientación al mercado
• Diferenciación/Prospectora
• Estructuras funcionales, muy burocráticas en entornos estables
• Estructuras descentralizadas, muy planas para entornos inciertos que exigen flexibilidad

Perspectiva de Grupo

En estructuras planas se definen tipos de grupo en función de la pretensión.

Objetivo

• Unidad independiente
• Mejora
• Análisis de problemas
• Vencer la separación
• Equipos autogestionados
• Equipos de resolución de problemas
• Equipos con objetivo específico
• Equipos virtuales

Perspectiva Individual

Explica la relación motivación/trabajo.

Diseño del Puesto de Trabajo

• Simplificación
• Ampliación
• Enriquecimiento
• Rotación
• Teoría de los dos factores
• Teoría del encaje
• Teoría de la fijación de objetivos
• Teoría de las características del trabajo

Análisis del Puesto de Trabajo (AP)

Naturaleza del Análisis

Tras el análisis del flujo de trabajo y el diseño del puesto, el empresario define las expectativas laborales para los empleados mediante el análisis de puestos (AP).

1. El AP es un estudio meticuloso que revela detalles importantes sobre tareas, obligaciones y responsabilidades. La tarea consiste en dar un paso lógico y necesario. La obligación está formada por varias tareas que constituyen una actividad significativa. La responsabilidad está formada por varias obligaciones que identifican el fin principal.
2. Ejemplo: Tarea: cumplimentar el formulario de dietas; Obligación: mantener el control de los gastos de viaje; Responsabilidad: gestionar el presupuesto del departamento.
3. Proporciona la siguiente información: ¿De dónde proviene el trabajo? ¿Qué máquinas y equipos utiliza? ¿Qué conocimientos, habilidades y aptitudes requiere? ¿Qué grado de supervisión es necesario? ¿Bajo qué condiciones laborales debe realizarse? ¿Qué expectativas de rendimiento exige? ¿De quién deben depender los trabajadores? ¿Con quiénes se tiene que relacionar?
4. Estos interrogantes ayudan a desarrollar políticas y programas de gestión de RRHH más eficaces.
5. El AP lo realiza un miembro del departamento de RRHH o la persona a la que le incumbe, pero esto depende de la técnica usada para captar información: Entrevistas, observación, diarios, cuestionarios.