Optimización de Procesos: Metodología Detallada para la Mejora Continua

Estudio de Métodos: Optimización de Procesos

El estudio de métodos es el registro y examen crítico sistemático del modo de realizar una actividad con el fin de efectuar mejoras.

Metodología para la Optimización de Procesos

La metodología consiste en 8 etapas o pasos:

1. Seleccionar

   Toda actividad efectuada en un entorno de trabajo puede ser estudiada para ser mejorada, pero se debe centrar la atención en las esenciales o aquellas que puedan resultar: costosas, con altos índices de desechos, que estrangulan el proceso, largas o que requieren mucho tiempo, repetitivas con gran cantidad de mano de obra, con movimiento de materiales por largas distancias, requieren tecnología más avanzada, provocan fatiga o monotonía, o son poco seguras.

2. Registrar

   Los hechos se deben anotar con exactitud, es decir, de manera clara y precisa por observación directa, pues esto es la base del estudio crítico y así idear un mejor método. Para esto se utilizan gráficos y diagramas.

3. Examinar

   Se somete sucesivamente a cada paso o actividad a una serie sistemática de preguntas:

   Preguntas Preliminares para averiguar la realidad del método

   • Propósito (¿Qué?): ¿Qué se hace? ¿Por qué?
   • Lugar (¿Dónde?): ¿Dónde se hace? ¿Por qué?
   • Sucesión (¿Cuándo?): ¿Cuándo se hace? ¿Por qué?
   • Persona (¿Quién?): ¿Quién lo hace? ¿Por qué?
   • Medios (¿Cómo?): ¿Cómo se hace? ¿Por qué?

   Preguntas de Fondo para mejorar el método

   • ¿Qué otra cosa podría hacerse?
   • ¿En qué otro lugar debería hacerse?
   • ¿Cuándo podría hacerse?
   • ¿Qué otra persona podría hacerlo?
   • ¿De qué otro modo podría hacerse?

4. Establecer

   Una vez identificadas las deficiencias del método, se idea el método más práctico, económico y eficaz.

5. Evaluar

   Se debe realizar un análisis de los resultados probables, comparando la relación costo-beneficio entre el nuevo método y el propuesto.

6. Definir

   Una vez tomada la decisión sobre los cambios que se adaptarán, es necesario explicarlos de forma clara a todas las personas a quienes pueda concernir (gerentes, supervisores, trabajadores). Se deben colocar por escrito todo lo concerniente al nuevo método, a saber: normas, máquinas y equipos a emplear y su ubicación, procedimiento, diagramas y croquis.

7. Implantar

   Esta es la fase más difícil. Se requiere la cooperación de todos los involucrados. Se debe explicar detalladamente a todo el personal lo que se pretende hacer con una actitud que inspire confianza. Implica obtener la aprobación de todos los involucrados, que acepten los cambios y enseñarles sobre el nuevo método.

8. Controlar

   La sustitución de un método por otro debe planificarse. Lo primero es decidir cuándo se hará el cambio y en qué lapsos se irán haciendo las modificaciones según una planificación, vigilando de cerca la ejecución de cada una de las actividades a fin de no caer en el método anterior.