Optimización de Procesos y Mejora Continua con Metodologías Lean

Para abordar este caso, aplicaré herramientas de Lean Manufacturing, Gestión de la Calidad Total (TQM), 5S, Kanban, SMED, y otros principios de mejora continua. Mi enfoque será identificar problemas, proponer soluciones concretas y un plan de acción aplicable a la empresa.

1. Identificación de Problemas

A partir de la situación, los problemas detectados son:

1.1 Problemas de Flujo de Trabajo y Organización

• Exceso de trabajo en los técnicos: Realizan múltiples tareas simultáneamente (presupuestos, informes, consultas, congresos, etc.).
• No hay priorización de tareas: No existe un sistema claro para decidir qué ensayos atender primero.
• Retrasos en los ensayos: Se retrasan por falta de materiales, muestras o porque caen en el olvido.
• Problemas en el primer contacto con el cliente: La falta de un proceso estructurado para captar la información genera iteraciones innecesarias.
• Los presupuestos tardan en aprobarse: Muchas iteraciones con los clientes generan demoras.

1.2 Problemas de Comunicación y Coordinación

• Técnicos reciben demasiados correos: Esto les quita tiempo productivo.
• Falta de interacción entre departamentos: Eva (líder del departamento) no habla con los técnicos ni el laboratorio.
• Los clientes generan muchas consultas sin respuestas claras.

1.3 Falta de Indicadores de Gestión

• No hay indicadores claros sobre cuántos ensayos están pendientes, tiempos de respuesta, carga de trabajo, etc.
• Marta necesita información fiable para saber si las cosas van bien.

2. Herramientas y Soluciones Aplicadas para Resolver los Problemas Identificados

2.1 Implementación de un sistema KANBAN

• Un kanban físico y digital permitirá visualizar los ensayos pendientes, en curso y finalizados.
• Establece una regla de WIP (Work In Progress) que evita la sobrecarga de trabajo.
• Se podrá ver fácilmente la prioridad de cada ensayo y evitar la acumulación de tareas olvidadas.

2.2 Priorización de ensayos con un diagrama PACE

• Implementación de una MATRIZ PACE para diferenciar entre ensayos prioritarios, estratégicos y urgentes.
• Esto permitirá que los técnicos sepan qué trabajos tendrán que atender primero sin depender de correos o consultas constantes.

2.3 Optimización del proceso de presupuestos (Aplicando SMED)

• Estandarización de respuestas al cliente evitando iteraciones innecesarias.
• Uso de formularios estructurados para recoger información.
• Base de datos con presupuestos previos.

2.4 Aplicación de las 5S

• Organización del espacio para evitar retrasos por falta de materiales o por no conocer su ubicación.
• Prevención de riesgos en las zonas de trabajo, ya que al estar limpio es más seguro.
• Clasificar lo que es útil de lo que no lo es.
• Definir estándares.
• Creación de un stock mínimo de seguridad para evitar las interrupciones de ensayos por falta de materiales.

2.5 Reducción de correos y comunicaciones ineficientes

• Implementación de un sistema centralizado de gestión de tareas.
• Reuniones TOP 5 (5-10') para sincronizar equipos y evitar sobrecarga de correos.

3. Plan de Acción

4. Conclusiones y Beneficios Esperados

Reducción del tiempo de respuesta en presupuestos y ensayos. Menos estrés y sobrecarga de trabajo en los técnicos. Mejor organización y comunicación interna. Mayor satisfacción de clientes al reducir tiempos de espera y aclaraciones innecesarias. Con estos cambios, la empresa optimizará su flujo de trabajo, reducirá desperdicios y mejorará la eficiencia general, aplicando principios de Lean y mejora continua.