Optimización de Procesos: Mejora Continua y Diagramas de Flujo Esenciales

La mejora continua se fundamenta en el estudio detallado de procesos, utilizando esquemas o diagramas como herramientas fundamentales para su comprensión y optimización.

Diagramas de Flujo (Flujogramas o Fluxogramas)

Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo por medio de símbolos. Un diagrama de flujo es una representación gráfica de las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.

Características de un Diagrama de Flujo

1. Sintética: La representación que se haga de un sistema o proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, preferiblemente en una sola.
2. Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
3. Visualización: Proporciona una forma visible a un sistema o proceso.

Funciones Principales de los Diagramas de Flujo

• Permite al analista asegurarse de que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
• Entrega las bases para escribir un informe claro y lógico.
• Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.
• La diagramación se elabora con rapidez y no requiere recursos sofisticados.

Tipos de Diagramas de Flujo

1. Formato Vertical: El flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo.
2. Formato Horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha.

Entendiendo los Procesos para la Mejora Continua

Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas (inputs) en salidas (outputs), añadiendo valor al producto o servicio. Estas salidas deben satisfacer los requerimientos o necesidades de un cliente o usuario, ya sea interno o externo.

Definición de Actividad dentro de un Proceso

Entendemos por actividad el conjunto de tareas necesarias para la obtención de un resultado. Así, el sistema o macroproceso de la empresa es un conjunto de procesos o elementos interrelacionados que tiene por finalidad la consecución de un objetivo común mediante un orden específico que llamamos procedimientos.

Elementos Clave de un Proceso

• Entradas (inputs): Materiales.
• Medios (recursos) y requisitos: Incluye los recursos y determinados requisitos, como los requerimientos de los clientes.
• Actividades: Una serie de actividades que transforman o agregan valor a las entradas.
• Salidas (outputs): Lo que genera el proceso y que son entradas del siguiente proceso, o bien el producto entregado o el servicio prestado.
• Sistema de evaluación.
• Límites: Necesidad del cliente (comienzo) y necesidad satisfecha (fin).