Optimización de Procesos y Gestión del Factor Humano en la Empresa

Estudio de Factibilidad y Calidad en Mantenimiento

Este tema aborda el **plan de incorporación de la calidad en el mantenimiento** de una empresa, destacando sus beneficios.

Beneficios de la Calidad en Mantenimiento

Los beneficios pueden ser **cualitativos** o **cuantitativos**, y repercuten en áreas como producción, compras y mantenimiento.

Beneficios Cualitativos en Mantenimiento:

• **Estabilidad** (independiente del personal o tiempo).
• Aumento del **nivel tecnológico** de mantenimiento.
• Elevación del **conocimiento del personal**.
• Mejora del **acceso a información técnica**.
• Optimización de **presupuestos y gastos**.
• Facilitación de **reemplazos de equipos**.

Beneficios Cualitativos en Compras:

• Aumento de la **eficiencia del personal**.
• **Gestión más rápida**.
• Mejora de la **actualización y abastecimiento**.
• **Planificación futura** de la gestión.

Recursos Necesarios

Para la implementación de un plan de calidad, se requieren:

• Materiales: Equipos informáticos, suministros informáticos, suministros de oficina y entrenamiento.
• Humanos: Personal especializado (grupo de trabajo).

El Factor Humano en la Empresa

Trabajo en Equipo

Recepción y Acogida del Personal

La integración del personal recién incorporado o trasladado es crucial:

• El responsable del área debe explicar el **funcionamiento de la empresa** y las particularidades del **puesto**, realizando valoraciones objetivas del mismo.
• Explicar el **organigrama de la empresa**, identificando a los responsables directos e indirectos relacionados con su puesto de trabajo.
• Explicar las **expectativas profesionales**.

Las Relaciones Humanas

De la Relación Profesional a la Comunicación Personal

En empresas medianas o grandes, las comunicaciones suelen ser anónimas, y no siempre se conoce a todo el personal.

Relaciones entre Jefes y Compañeros

A menudo, pueden ser **controvertidas**.

Argumentos en Contra de las Relaciones Personales en la Empresa

Se argumenta que a la empresa se viene a **trabajar**, no a hacer amigos. Ser demasiado 'blando' puede ser perjudicial para la empresa. Es fundamental cumplir con el horario, registrar la entrada y salida, y dedicarse al trabajo. Sin embargo, un aislamiento total del círculo social de la empresa también puede ser negativo. Las relaciones demasiado cercanas con jefes y compañeros pueden, en ocasiones, volverse en contra.

Argumentos a Favor de las Relaciones Humanas en la Empresa

Crear un **ambiente distendido de trabajo** favorece la **productividad** y genera **confianza**. Además, crea **bienestar laboral y personal** y fomenta el **desarrollo personal**.

Apertura y Transparencia Comunicativa

La **apertura** puede exponerte, mientras que la **transparencia total** (desnudez comunicativa) no siempre es aconsejable, salvo en contextos de investigación o informes específicos. La recopilación de datos en la empresa debe incluir información básica del entorno social, rasgos de carácter, vida profesional y motivaciones individuales.

Los Objetivos de una Organización

Métodos para Establecer Objetivos Empresariales o de Equipo

Cuando el responsable establece los objetivos de forma unilateral (órdenes), los subordinados pueden considerarlos ajenos e impuestos. Esto puede llevar a que no se cumplan, ya que podrían no ser **reales, efectivos o realizables**. Para evitar estos inconvenientes, es crucial involucrar a los miembros de la organización, a través de **sistemas de calidad** o **círculos de calidad**.

La Información Funcional en la Empresa

Las **órdenes de trabajo** pueden bloquearse o perderse, lo que a menudo conduce a la **improvisación**.

Condiciones para una Transmisión Eficaz de Órdenes de Trabajo

Los elementos clave en la transmisión de una orden son:

• El **transmisor** (el superior inmediato).
• El **mensaje** (la orden que se emite).
• El **medio** (escrito o hablado).
• El **subordinado** (el receptor).

Los requisitos para que la orden sea **eficaz** son:

• **Claridad**.
• Ser **completa**.
• Que no sea **ambivalente** ni dé lugar a interpretaciones.
• Ser transmitida sin alternativas.
• Acompañada de **razonamientos** (si es posible).
• Con **acuse de recibo** y admisión de **sugerencias** del subordinado.
• Con predisposición a **modificar las órdenes** en función de las sugerencias.
• Con predisposición a **evaluar los resultados** de las órdenes y sus causas.

Distorsión y Rupturas en la Comunicación Organizacional

La **mala comunicación** provoca la **pérdida de información**.

• El emisor: Lo que es claro para el emisor puede no serlo para el receptor. Es importante evitar palabras con significados distintos para el receptor/emisor. Se debe adecuar el tono al mensaje transmitido, evitando tonos autoritarios. No se deben transmitir mensajes contradictorios o gestos que contradigan lo dicho. Debe haber **congruencia** entre lo dicho y lo expresado.
• El canal: Si la comunicación es solo escrita, puede volverse burocrática e impersonal, y no se le presta la debida atención. Para que sea efectiva, es preferible la **comunicación cara a cara**. La información escrita debe ser complementada con una explicación.
• El receptor: Es el objetivo principal de la comunicación. No debe solo oír, sino **escuchar activamente**. No debe tener prejuicios ni eludir interpretaciones. Debe preguntar sin problemas si no entiende algo. Su estado emocional no debe influir en la recepción del mensaje.

Documentos Informativos Clave

• **Memorándum.**
• **Informes:** Deben caracterizarse por su **brevedad**, **claridad** y el uso de **gráficos**. Están compuestos por una **introducción**, una **exposición** y una **conclusión**.