Optimización de Procesos y Estructuras Organizacionales para la Eficiencia Empresarial

Pasos Esenciales para la Implementación y Mejora de Procedimientos

La correcta ejecución de procedimientos es fundamental para la eficiencia de cualquier organización. A continuación, se detallan los pasos clave para su desarrollo, implementación y optimización:

1. Ubicación del Campo o Unidad de Aplicación: En una empresa en marcha, la tendencia a la expansión puede llevar a que diversas áreas funcionales desarrollen procesos que no les corresponden. Es crucial identificar el ámbito específico donde se aplicará el procedimiento.
2. Distinción Clara del Procedimiento: Definir con precisión el inicio, la continuidad y la terminación del procedimiento.
3. Levantamiento de Información: Recopilar datos utilizando todas las técnicas de recolección disponibles, tales como cuestionarios, entrevistas, observación directa, memorándums, entre otros.
4. Narrativa y Diagramación:
   • Análisis Técnico: Con toda la información recopilada, se procede al análisis técnico, que incluye: organización estructural, organización funcional, funciones de cargo, narrativa, flujogramas de procesos, flujogramas de documentación y flujogramas mixtos.
   • Examen Crítico: Revisar la información con una visión crítica para identificar áreas de mejora.
5. Detección de Anomalías: Identificar cualquier irregularidad o ineficiencia en el procedimiento actual.
6. Propuesta de Mejoras: Presentar opciones para el mejoramiento del procedimiento, incluyendo flujogramas y organigramas propuestos.
7. Aprobación de Propuestas: Someter las propuestas a la aprobación de las partes interesadas.
8. Comunicación del Nuevo Procedimiento: Informar a todos los usuarios sobre el nuevo procedimiento a través de diversos medios:
   • Manuales
   • Instructivos
   • Circulares
   • Trípticos
   • Memorándums (con anexos)
9. Aplicación del Procedimiento: Poner en práctica el procedimiento revisado o nuevo.
10. Seguimiento, Control y Evaluación: Consiste en inspeccionar los procedimientos aplicados en un tiempo determinado con el fin de llevar a cabo una evaluación permanente y obtener resultados que permitan la mejora continua.

Tipos de Procedimientos en la Gestión Empresarial

1. Procedimientos Contables

Son todas aquellas secuencias de pasos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Ejemplos:

• Procedimiento para el registro de desembolsos de caja.
• Procedimiento para la autorización de desembolsos.
• Procedimiento para registrar efectos descontados en banco.
• Procedimiento para la desincorporación de Activos Fijos.
• Procedimiento para ajustar los saldos con proveedores en el exterior.
• Procedimiento para valuar los inventarios de materia prima.
• Procedimiento para el cálculo de estimación mensual por concepto de impuesto.

2. Procedimientos No Contables

Son aquellos que no afectan directamente las cifras de los estados financieros. Ejemplos:

• Procedimiento para cambio de horario laborable.
• Procedimiento para la selección y contratación de personal.
• Procedimiento para la emisión de órdenes de compra.
• Procedimiento para la recepción de mercancía.
• Procedimiento para elaborar una nómina.

El Organigrama: Representación de la Estructura Organizacional

El organigrama es la representación gráfica de la estructura de la organización (su gente). Su finalidad principal es informativa y analítica, proporcionando una visión clara de la jerarquía y las relaciones internas.

Características Clave de un Organigrama

1. Proporciona información de base sobre la estructura de la organización.
2. Revela posibles anomalías o duplicidades en la estructura.
3. Indica la amplitud de la empresa o la esfera de control de cada jefatura.
4. Muestra cómo se encuentran dispuestas las jefaturas, las relaciones de autoridad y el grado en la escala jerárquica.