Optimización de Procesos y Estructuras mediante Herramientas de Representación Gráfica

Flujogramas: Representación Visual de Procesos

Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.

Ventajas de los Diagramas de Flujo

• Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo; el cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.
• Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Acciones previas a la realización del diagrama de flujo

• Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, además de otras partes interesadas.
• Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quién lo empleará y cómo. Establecer el nivel de detalle requerido.
• Determinar los límites del proceso a describir.

Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt tiene como objetivo mostrar el tiempo programado para las unidades mínimas de trabajo (las tareas), las fechas de iniciación y terminación para cada una, y las actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Ejes de Planteamiento

Se plantean en dos ejes:

• Eje Horizontal: Donde se define la escala de tiempo, un calendario adaptado a la unidad que mejor se adapte al modelo de proyecto que estás llevando; puede ser día, mes, semana, hora o año.
• Eje Vertical: Se plantea la tarea que se pretende ejecutar. Se muestra como una especie de barra horizontal que ocupará el tiempo necesario expresado en el eje horizontal.

Organigrama

Es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización. En él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas.

Simbología del Organigrama

• Entegrama: Representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción. Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.
• Líneas de autoridad o dependencia jerárquica: Son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que estas son líneas llenas y en dirección vertical.
• Líneas de dependencia funcional: Son aquellas que relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal.
• Líneas de asistencia técnica, asesoramiento o de Staff: Si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales en razón de asistencia técnica o asesoramiento (staff), las cuales se grafican con línea punteada horizontal.

Estructura y Mando

• Línea de Mando: Es el número de subordinados que reportan directamente a un administrador determinado (por ejemplo: el Gerente General puede tener a cargo un Gerente de Ventas, uno de Compras, uno de Producción, etc.).
• Estructura organizacional vertical: Se caracteriza por tener una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos.
• Estructura organizacional horizontal: Está caracterizada por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos.
• La excesiva departamentalización se observa gráficamente cuando la estructura es demasiado plana, es decir, existe una excesiva diferenciación horizontal.