Optimización de Procesos Empresariales: Estructura, Distribución y Flujo Operacional
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La Necesidad de la Organización Formal en la Mejora de Procesos
La complejidad de la mayor parte de los procesos de la empresa o institución hace necesario organizar formalmente las actividades de mejoramiento.
Un enfoque de equipo sobre el mejoramiento de estos genera resultados muy duraderos y minimiza el tiempo de ejecución.
El Sistema de Calidad Integral
Una organización debe tener un sistema de calidad, el cual se aplica a todas las actividades relacionadas con la calidad de un producto o servicio y que, además, interactúa con estas actividades.
Esto debe incluir todas las etapas, desde los requisitos del cliente hasta la satisfacción final de las expectativas del cliente.
Distribución de los Procesos Funcionales y Operacionales
Para desarrollar en forma eficiente y eficaz este sistema, en una organización se debe establecer claramente la estructura de distribución del proceso, es decir, la distribución de equipos y áreas de trabajo.
Por medio de la distribución en planta se consigue el mejor funcionamiento de las instalaciones.
Tipos de Distribución en Planta
Distribución Funcional
Este sistema es el más común, donde el equipo se agrupa atendiendo la función que desempeña. Es así que todas las fresas queden juntas, al igual que todos los tornos, taladros, prensas, etc. Esta situación se presenta con más frecuencia en la producción por lotes, y también puede encontrarse en actividades que no son de manufactura.
Distribución Operacional (o por Proceso)
También se denomina por proceso, y consiste principalmente en que el equipo o los trabajadores se agrupen de acuerdo a la secuencia de operaciones del producto.
Distribución en Planta por Posición Fija
Factores que Afectan la Distribución en Planta
En la distribución en planta (DP) es necesario conocer la totalidad de los factores implicados en ella y las interrelaciones existentes entre los mismos. Estos factores que influyen en la DP se dividen en 8 grupos:
- Materiales
- Maquinaria
- Hombre
- Movimiento
- Espera
- Servicio
- Edificio
- Cambio
El Objetivo de la Producción
El objetivo de producción es transformar, tratar o montar material de modo que se logre cambiar su forma o características.
Esto es lo que da el producto. Por esta razón, la distribución de los elementos de producción depende del producto que se desee y el material sobre el que se trabaje.
El Componente de Servicio
Definición Administrativa del Servicio
Desde el punto de vista de sistemas administrativos:
El servicio al cliente es el ¿Qué? La cantidad, calidad, tiempo y costos son los ¿Comos?
El ¿Qué? (Servicio al Cliente)
El Qué o servicio al cliente es identificar las necesidades, planificar el servicio, apoyar o asesorarlo en sus decisiones, hacerlo socio y cómplice.
El ¿Cómo? (Cadena de Aprovisionamiento)
El Cómo lo haremos, es denominada “La cadena de aprovisionamiento”, la cual debe seguir un orden lógico y un flujo sistemático.
Relaciones y Dependencia entre las Distintas Unidades
Las unidades involucradas en el proceso productivo deben tener una comunicación eficaz, para no dejar desabastecida alguna etapa del proceso productivo.
De acuerdo al flujograma dado, se puede ver la interrelación que existe entre los distintos departamentos involucrados, para llevar a buen término una solución, ya sea para el cliente como para la empresa.
El Valor del Diagrama de Flujo
“Un diagrama de flujo vale más que mil procedimientos”. Un diagrama de flujo, conocido también como diagramación lógica o de flujo, es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la empresa. Esta definición tiene como objetivo ayudarle al miembro del equipo de mejoramiento del proceso a realizar la doble tarea de:
- Comprender algunas técnicas disponibles sobre el diagrama de flujo.
- Aplicar estas técnicas para comprender los procesos de la empresa.
¿Qué es un Flujograma?
Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso.
Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor).
El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de:
- Las entradas de proveedores.
- Las salidas de sus clientes.
- Los puntos críticos del proceso.