Optimización de Procesos Empresariales: Estrategias y Preparación

Preparación para la Mejora de Procesos Empresariales (MPE)

¿Cómo empezar?

1. Convocar una reunión con el líder de la unidad y sus subalternos para explicar los beneficios de la MPE, incluyendo los costos de la mala calidad, los problemas que enfrenta la empresa y el presupuesto necesario.
2. Formar un Equipo de Ejecución de Mejora (EEM) presidido por el líder de la unidad, integrando a todas las personas que dependen de él. El EEM debe comunicar las actividades de MPE a todos, facilitar material e identificar procesos problemáticos y sus responsables.
3. Nombrar un campeón o *zar* que guíe las actividades de MPE, presente informes al líder de la unidad, desarrolle y adapte el mejoramiento del proceso a la empresa, y persuada a toda la organización. Este campeón debe preparar las instrucciones del proceso y las descripciones generales de la tarea para los responsables del proceso y los miembros del EMP. Junto con el EEM, el campeón debe desarrollar procedimientos que definan cómo se implementará la MPE dentro de la empresa, comenzando con la autorización del líder de la unidad.

Jerarquía del Proceso

Un macroproceso puede subdividirse en subprocesos que tienen una relación lógica, actividades secuenciales que contribuyen a la misión del macroproceso.

Equipo de Ejecución de Mejora (EEM)

El EEM consiste en adquirir educación sobre la MPE.

Pasos Clave para el EEM

Identificar procesos críticos de la empresa, considerando la visión y misión de la misma.

Descubrimiento y Cambios Rápidos

Descubrir los procesos de la empresa que normalmente no se consideran de forma global y realizar rápidamente cambios importantes en uno de los procesos críticos.

Desarrollo de un Modelo de MPE

Es un plan detallado de los pasos que deben darse a medida que la organización atraviesa por el ciclo de MPE. Esto le servirá a la gerencia para visualizar el proceso, identificar la secuencia de acontecimientos y determinar los recursos necesarios para realizar los cambios.

Identificación de Procesos Críticos

1. Enfoque Total

Los esfuerzos de MPE tienden a ocurrir a nivel de toda la organización, con mejoramientos simultáneos en todos los sectores.

2. Enfoque de Selección Gerencial

Se enfoca en los procesos que resultan ser los más críticos para el éxito futuro de la empresa y en las áreas problemáticas identificadas por la gerencia.

3. Enfoque Ponderado de Selección

El EEM asigna a cada uno de los principales procesos de la empresa una calificación (de 1 a 5) en las siguientes cuatro categorías: Impacto en el cliente, Susceptibilidad al cambio, Desempeño e Impacto en la empresa.

La calificación 1 indica que es difícil hacer algo con el proceso o que éste tiene poco impacto. La calificación 5 indica que es muy fácil cambiar el proceso o que genera un gran impacto.

4. Enfoque con Información

Se basa en la importancia del proceso (determinada por las expectativas del cliente externo) y el grado hasta el cual puede mejorarse el proceso (determinado por su calidad actual). Este enfoque se basa más en la recolección de datos reales provenientes de los clientes y de las operaciones internas.

Equipo de Mejora de Procesos (EMP)

El EMP se responsabilizará de diseñar y mejorar continuamente los procesos que se le han asignado. Entre las actividades típicas del equipo están las siguientes:

• Elaborar el diagrama de flujo del proceso.
• Reunir información acerca del costo y calidad del proceso.
• Establecer puntos de medidas y ciclos de retroalimentación.
• Calificar el proceso.
• Desarrollar y poner en práctica planes de mejoramiento.
• Suministrar información sobre eficiencia, efectividad y cambios.
• Asegurar la adaptabilidad del proceso.