Optimización de Procesos Empresariales: Definiciones Clave y Estrategias de Mejora

Conceptos Fundamentales para la Optimización de Procesos

8. Definición de los Límites del Proceso

Establecer los límites de un proceso es crucial para su correcta gestión. Esto implica definir claramente:

• Qué se incluye en el proceso.
• Qué no se incluye en el proceso.
• Cuál es la salida del proceso.
• Cuáles son las entradas del proceso.

9. Definición de Medio de Evaluación

Los medios de evaluación son todos los procedimientos que se utilizan para controlar y evaluar el nivel de desempeño en el mejoramiento de los procedimientos de la empresa. Esta evaluación se realiza comparando:

• Los procesos anteriores a la modificación.
• Los resultados esperados o proyectados.

10. ¿Qué Significa Mejorar un Proceso?

Mejorar un proceso significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable.

El Recorrido hacia la Satisfacción del Cliente

El camino hacia la satisfacción del cliente y más allá nos llevará a través de cuatro etapas fundamentales:

Modernización

Aplicación de la rama básica que permite realizar los cambios iniciales del proceso.

Prevención

Se debe asegurar que los errores nunca lleguen hasta el cliente, evitando así la necesidad de corrección. (Nota: Esta etapa se repite en el original, se mantiene la corrección gramatical).

Corrección

Si la prevención no funciona, se debe corregir la equivocación o error. Es mejor prevenir, puesto que la corrección posterior de los problemas usualmente incrementa los costos.

Excelencia

Al finalizar la etapa de corrección, el proceso es sólido y funcional, tiene estabilidad y satisface las necesidades.

11. Evaluación del Valor Agregado

Es un examen detallado de cada actividad en el proceso de la empresa para determinar su aporte a la satisfacción de las expectativas que tiene el cliente final.

12. Automatización y Mecanización

La automatización exitosa se basa en proyectos piloto con participantes involucrados.

13. Proceso de Benchmarking

El proceso de Benchmarking es útil para:

• Conocerse a sí mismo.
• Conocer a su competencia.
• Definir sus mejores procesos e integrarlos en su organización.

En este contexto, se analiza el Benchmarking de Procesos (PB) y la forma de aplicarlo al concepto de la empresa (MPE) a fin de desarrollar metas de clase mundial para sus procesos.

14. Tipos Genéricos de Benchmarking

Existen cuatro tipos genéricos principales de Benchmarking:

1. Internos

Involucra la labor de mirar dentro de la organización para determinar si en otras locaciones se están realizando actividades similares y para definir el mejoramiento práctico observado.

2. Competitivo

Conocido también como ingeniería inversa, requiere la observación y estudio de producto, servicios y procesos de un competidor.

3. En Operaciones de Categoría Mundial

Amplía el Benchmarking de Procesos (PB) fuera de la organización específica y de su competencia directa para involucrar industrias disímiles. Permite descubrir procesos innovadores, utilizados comúnmente en su tipo de producto.

4. Por Actividad-Tipo

Se centra en los pasos del proceso y en la actividad específica del mismo, como el control del cambio de ingeniería, el ingreso del pedido, la facturación o las cuentas por pagar, entre otros.