Optimización de Procesos Empresariales: Archivo, Cliente y Cumplimiento Normativo

Recepción y Archivo en Soporte Papel: Procedimiento Administrativo

1. Se debe confirmar que el documento que se ha de archivar no va a ser requerido en ese momento por ningún empleado o departamento empresarial.
2. Habrá que determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo:
   • Por un lado, se clasificarán aquellos documentos que, por su escaso valor, serán destruidos.
   • Por otra parte, se continuará trabajando en la siguiente fase con aquellos documentos que presenten un cierto valor legal y operativo presente o futuro para la organización.
3. En el siguiente paso se procederá a realizar las copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones de los documentos originales, así se intentará evitar una posible pérdida de información.
4. Posteriormente se procederá a referenciar aquellos documentos que, por su contenido, deban estar guardados en más de un expediente.
5. El último paso será prearchivar la documentación susceptible de archivo.
6. Finalmente, se procederá al archivo definitivo de los documentos.

El proceso de archivo anteriormente descrito deberá realizarse de forma periódica.

El Proceso de Decisión de Compra del Cliente

1. Fase 1. Reconocimiento de la necesidad

   El consumidor siente una carencia, un sentimiento de necesidad.

2. Fase 2. Búsqueda de información

   Una vez que ha sido reconocida la necesidad insatisfecha, el consumidor busca qué bien o servicio puede hacer desaparecer dicha insatisfacción.

3. Fase 3. Evaluación de alternativas

   El cliente procesa la información relativa a cada una de las posibles opciones a su disposición y elige una de ellas.

4. Fase 4. Decisión de compra

   Se basa en 5 aspectos secundarios: Qué marca comprar, qué cantidad, cuándo ir, dónde adquirirla y qué forma de pago utilizar.

5. Fase 5. Comportamiento de postcompra

   Una vez usado y comprado el producto, el cliente formará una experiencia sobre la cual basar una opinión.

Tratamiento de la Correspondencia de Salida

1. Preparación y Comprobación previas

   La persona que conoce el asunto redacta el documento o borrador, el cual se encarga de entregarlo a la persona de mecanografiarlo. Después se presentará a la persona responsable para su firma.

2. Recogida

   Es importante hacer un recorrido diario por los distintos departamentos de la empresa en busca de la correspondencia que hay que enviar.

3. Registro

   Al igual que la correspondencia de entrada, la de salida también tiene que ser registrada. Lo haremos siguiendo las normas internas de cada entidad.

4. Expedición o Envío

   Una vez recibida la correspondencia, la persona encargada de ella comprueba que aparecen todos los datos del destinatario y que se adjuntan los anexos necesarios.

Estilos de Comunicación Comercial

La comunicación comercial puede clasificarse en tres estilos principales:

• Estilo de comunicación pasivo
• Estilo de comunicación agresivo
• Estilo de comunicación asertivo

Aplicación de la Ley de Protección de Datos (LPD)

Toda empresa que desarrolle una actividad empresarial deberá cumplir una serie de aspectos fundamentales:

1. Deberá notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
2. Redactar un documento de seguridad.
3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos.
4. Deberá informar a los titulares de los datos que se está cumpliendo la normativa respecto a:
   • Recogida de datos
   • Guarda del secreto
   • Posibilidad de consulta, acceso, cancelación, cesión y oposición (Derechos ARCO/RGPD)