Optimización de Procesos y Diseño de Puestos: Claves para la Eficiencia Organizacional

Factores Clave en el Diseño del Puesto

1. Factores Organizacionales

• Objetivos de la organización.
• Estrategias de negocio.
• Cultura organizacional.
• Estructura organizacional.

2. Factores del Individuo

• Necesidades del empleado.
• Habilidades y competencias.
• Desarrollo y Carrera (Oportunidades de crecimiento).

3. Factores Ambientales

• Tecnología.
• Normativas Legales (Legislaciones y regulaciones).
• Factores Económicos.

Acreditación Profesional

• Reconocimiento de habilidades, conocimientos y experiencia laboral del trabajador.
• La acreditación se debe renovar cada tres años.
• Antes de la acreditación se realiza la autoevaluación.
• La autoevaluación es un proceso interno y continuo de evaluación de una institución o programa, y se realiza doce meses antes de la acreditación.

Gestión por Procesos: Un Enfoque Integral

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos, que son un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Se busca lograr los objetivos por medio de esta gestión para obtener resultados. Se basa en una relación causa-efecto: Entrada → Proceso → Salida → Entrada.

Fases de la Gestión por Procesos

1. Identificación y selección de los procesos.
2. Estructuración de los procesos.
3. Descripción de cada uno de los procesos.
4. Seguimiento y medición para conocer los resultados que se obtienen.
5. Mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizados.

Identificación y Selección de Procesos

Proceso: Cualquier actividad o conjunto de actividades que utilizan recursos para transformar elementos de entrada en resultados. Los resultados de un proceso añaden valor en comparación con las entradas de un elemento.

Factores para la Selección de un Proceso: Efectos en la calidad del producto, influencia en la satisfacción del cliente, impacto en la misión, cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios, y riesgos económicos y de insatisfacción.

Mapa de Procesos: Representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su interrelación entre ellos.

Estructura de los Procesos (Mapa)

Una vez efectuada la identificación y selección de los procesos, surge la necesidad de representar esta estructura de manera que se facilite la interpretación de las interrelaciones existentes; para ello, se utiliza el mapa de procesos.

Tipos de Procesos

• Procesos estratégicos: Vinculados a las responsabilidades de la dirección y al largo plazo; son planificados y ligados a factores clave o estratégicos.
• Procesos operativos: Ligados a la realización del producto y/o prestación de un servicio; estos tienen mayor impacto en la satisfacción del usuario.
• Procesos de soporte: Dan soporte a los procesos operativos; son procesos relacionados con los recursos y mediciones, y proporcionan los recursos que necesitan los otros procesos.

Seguimiento y Medición de Procesos

La organización debe asegurar que los procesos tienen la capacidad suficiente para alcanzar los resultados planificados; para ello, debe basarse en datos objetivos surgidos de la realización de un seguimiento y una medición adecuada.

Los indicadores son los instrumentos que nos permiten evaluar la capacidad y eficacia asociadas a un proceso, recogiendo de manera representativa la información relevante respecto a la ejecución y los resultados de los procesos.