Optimización de Procesos de Correo, Envíos y Archivo en Empresas

Gestión Integral de Correspondencia y Documentación Empresarial

Proceso de Tramitación de la Correspondencia

La tramitación de la correspondencia es un proceso fundamental en cualquier organización, asegurando el flujo eficiente de la información. Se compone de varias etapas clave:

Recepción de Correspondencia

Consiste en recibir cartas, telegramas, paquetes y otros documentos que llegan a la empresa, ya sea a través del servicio postal público o de empresas privadas de mensajería.

Selección de Correspondencia

Esta etapa implica abrir y comprobar el contenido de cada sobre o paquete. Se realiza una primera separación en dos grupos: la correspondencia que necesita ser registrada y aquella que no requiere registro.

Clasificación de la Correspondencia

Una vez seleccionada, la correspondencia se clasifica. Se debe dar preferencia a las cartas urgentes. Posteriormente, el resto se clasifica según el orden de distribución y entrega establecido por la organización.

Registro de Correspondencia (Entrada y Salida)

Independientemente del procedimiento específico, es crucial anotar toda la correspondencia, tanto la que entra como la que sale. Esto incluye:

• Registro de entrada/salida de correspondencia: Anotación de cualquier documento o carta.
• Registro de entrada/salida de fax: Control de los faxes enviados y recibidos.

Distribución de la Correspondencia

Consiste en entregar la correspondencia a la persona o departamento al que va destinada, asegurando que llegue al receptor correcto de manera oportuna.

Correo de Salida

Se refiere a toda la correspondencia que la empresa envía al exterior, siguiendo un proceso similar de registro y envío.

Importancia del Registro de la Correspondencia

Aunque no son obligatorios por ley en todos los casos, los registros de correspondencia son esenciales. Su finalidad principal es dejar constancia de la llegada o salida de documentos y cumplir con funciones vitales como:

• Conocer el origen o destino final de una carta o documento.
• Realizar un control y seguimiento exhaustivo de las comunicaciones.
• Obtener datos significativos para la gestión y toma de decisiones.

Tipos de Envíos y Servicios Postales

Envío de Cartas y Documentos

• Cartas y documentos estándar: Sobres normales y documentos en sobres que no sobrepasen los 60 cm en su lado más largo y un peso máximo de 2 kg.
• Sobre prepagado Postal Exprés: Sobres plastificados con un peso máximo de 1 kg, diseñados para envíos rápidos.
• Tarjeta postal: Cartulinas rectangulares que se envían sin sobre.
• Notificaciones administrativas: Realizadas por la administración pública y órganos judiciales, generalmente enviadas con carácter certificado para asegurar la recepción.

Envíos Telegráficos

• Telegrama: Mensajes urgentes, tradicionalmente utilizados para comunicaciones rápidas y oficiales.
• Fax: Permite enviar documentos desde una oficina de correos a un destinatario que disponga de un terminal de fax.
• Burofax: Envío de documentación urgente que tiene carácter de prueba frente a terceros, con certificación de contenido y entrega.

Envíos de Paquetería

• Paquetería nacional: Para el envío de paquetes o documentos voluminosos dentro de España y Andorra.
• Paquetería internacional: Para mercancías y objetos de hasta 20 kg, con entrega bajo firma y garantía.
• Paquete postal: Mercancía con un peso máximo de 2 kg. Se denomina "Paquete Azul" cuando supera los 2 kg para envíos a España y Andorra, siempre bajo firma.
• Postal Exprés: Envíos urgentes con entrega garantizada en 48 horas en territorio nacional.
• EMS Postal Exprés: Paquetes enviados con carácter urgente y bajo firma en el ámbito internacional.

Medios para la Gestión de Correspondencia y Paquetería

Cualquier empresa necesita asegurar que sus comunicaciones escritas lleguen a su destinatario externo. Para ello, se utilizan principalmente tres medios:

• Servicio propio de paquetería (mensajería interna).
• Servicio de empresas de paquetería externas (couriers).
• Servicio de oficinas de correos (servicio postal público).

Modalidades de Envío Comunes

• Certificado: Garantiza que el destinatario ha recibido el envío, con acuse de recibo.
• Urgente: Garantiza la rapidez en la entrega del envío.
• Reembolso: El destinatario debe pagar a la empresa de correos la cantidad indicada en el documento de envío para poder recibir el paquete.
• Aviso de recibo: Notifica al remitente que el envío ha sido entregado al destinatario.
• Correo digital: Permite enviar una carta, tarjeta postal o burofax desde la página web de Correos (oficina virtual), combinando lo digital con la entrega física.

Gestión de Archivos y Ficheros

Definición de Archivo

Un archivo es el espacio físico o digital donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una empresa, pública o privada, como consecuencia de sus actividades, independientemente de su soporte (físico o informático).

Tipos de Archivos según su Conservación y Ubicación

Según su Conservación (Ciclo de Vida del Documento)

• Archivos activos o de oficina: Contienen documentos que se consultan con frecuencia en el día a día.
• Archivos semiactivos o centrales: Documentos que ya han cumplido su función inmediata, pero se consultan ocasionalmente (por ejemplo, una vez al año).
• Archivos inactivos: Documentación que apenas se consulta. Se custodia por un periodo prolongado (a menudo treinta años) hasta que, si aplica, pasan al archivo histórico.

Según su Ubicación

• Archivo centralizado: Toda la documentación de la empresa está ubicada y localizada en un mismo lugar físico o sistema.
• Archivo descentralizado: Los documentos están archivados en diferentes departamentos o ubicaciones dentro de la empresa.
• Archivos mixtos: Una combinación de los anteriores, donde los documentos activos y semiactivos se archivan en diferentes departamentos, mientras que el archivo inactivo está centralizado.