Optimización de Procesos: Archivos, Clasificación y Ofimática en la Empresa

Métodos y Sistemas de Clasificación de Documentos

Tipos de Clasificación

• Alfabética
• Numérica
• Por último dígito
• Geográfica
• Temática
• Cronológica
• Mixta

Diferencias Clave en la Ordenación

Ordenación Temática

Clasificación de documentos distribuyéndolos por temas.

Ordenación Geográfica

En este tipo de ordenación, los documentos se organizan y clasifican en función de un área geográfica (país, región, etc.).

El Sistema de Clasificación Alfabético

Características del Sistema Alfabético

• Prevalece por su simplicidad.
• Fácil de entender.
• Permite seguir un orden lógico.
• Debe facilitar el control de los documentos.

Ejemplos Prácticos de Clasificación

• Vehículos: Numérico
• Ferias Comerciales: Cronológico
• Clientes: Geográfico
• Empleados: Alfabético

El Archivo Documental en la Empresa

Definición de Archivo

El archivo es el conjunto de documentos de una empresa, debidamente ordenados. Muchas veces, es también el lugar físico donde se conservan todos estos documentos.

Objetivos del Archivo

• Objetivo de naturaleza legal.
• Objetivo de carácter técnico.

Clasificación de Archivos

Según su Organización

• Centralizado
• Descentralizado

Según el Soporte

• Documento físico
• Microfilms
• Documentos informáticos (digitales)

Según el Grado de Utilización

• Activo
• Semiactivo
• Inactivo

Según el Sistema de Archivo

• Vertical
• Lateral
• Horizontal
• Otros

Tiempo de Conservación de Documentos

• Los documentos contables deben conservarse durante 6 años, ya que son importantes para la empresa.
• Otros documentos, como la compra de una refrigeradora, deben conservarse siempre.
• Los documentos de los trabajadores deben conservarse por 5 años.

Características de los Sistemas de Archivo

• Horizontal: Barato
• Vertical: Fácil manejo
• Lateral: Permite acceso simultáneo a varias personas
• Automático: Almacena gran cantidad de documentos

Características Ideales de un Archivo

• Ser flexible.
• Estar controlado.
• Garantizar seguridad.
• No utilizar demasiado espacio.
• Ser de fácil utilización.

Ofimática: Herramientas Esenciales para la Oficina Moderna

¿Qué es la Ofimática?

Se denomina ofimática al conjunto de técnicas y aplicaciones informáticas que se utilizan en las funciones de oficina para optimizar y mejorar los procedimientos y tareas, mediante el uso de diversas herramientas.

Procesadores de Texto

Orientación de los Procesadores de Texto

Los procesadores de texto están orientados a la gestión de grandes cantidades de texto para la generación de informes.

Google Docs

Google Docs es un editor en línea gratuito con el que se pueden compartir y guardar documentos.

Ventajas del Procesamiento de Texto

Permite modificar un escrito tantas veces como se requiera sin tener que repetir todo el proceso de escritura.

Atajos de Teclado Esenciales

• Negrita: CTRL + N
• Copiar: CTRL + C
• Imprimir: CTRL + P
• Cortar: CTRL + X
• Pegar: CTRL + V
• Deshacer: CTRL + Z
• Subrayado: CTRL + S
• Cursiva: CTRL + K

Tipos de Herramientas Ofimáticas

• Herramientas de presentación.
• Hojas de cálculo.
• Multimedia.
• Bases de datos.
• Utilización en agencias.

Microsoft Excel: El Poder de las Hojas de Cálculo

¿Qué es Excel?

Excel es un software que permite trabajar en libros electrónicos, los cuales a su vez se componen de hojas de cálculo donde se pueden realizar cálculos matemáticos, aritméticos, lógicos, comparaciones, entre otros.

Definición de Hoja de Cálculo

Una hoja de cálculo es un programa informático que nos permite realizar operaciones con varios tipos de datos.

Estructura de un Libro de Trabajo en Excel

Un libro de trabajo se compone por defecto de 3 hojas.

Grupos de la Ficha "Inicio" en Excel

• Portapapeles
• Fuente
• Alineación
• Número
• Orientación
• Estilos
• Modificar

Elementos Clave de una Hoja de Cálculo

Filas y Columnas

• Las filas se identifican por números y van desde la fila 1 hasta la 65536.
• Las columnas se identifican por medio de letras.
• Una hoja de cálculo cuenta con 256 columnas, que se identifican con las letras A-IV.

La Celda

Se llama celda a la intersección de una fila y una columna.

Barra de Fórmulas

La barra de fórmulas permite el acceso al contenido de una celda para su edición.

Cuadro de Nombres

El cuadro de nombres permite un desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo.