Optimización de Procesos Administrativos: Funciones, Habilidades y Enfoques Modernos

Conceptos Fundamentales de la Administración

La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

1. Los administradores deben ejercer las funciones administrativas de: planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

• La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.
• Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.
• La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit.
• La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.

Organización: corresponde a un grupo de personas que trabajan en común para generar un superávit.

Funciones de la Administración

Para estudiar la administración, se divide en cinco funciones administrativas que son:

• Planeación
• Organización
• Integración de personal
• Dirección
• Control

a) Planeación

Corresponde a la función administrativa más básica: implica la selección de misiones y objetivos, y de las acciones para cumplirlos. Requiere de la toma de decisiones para optar entre los diferentes cursos de acción.

Misión: corresponde a la función o tarea básica de una organización.

Objetivos: corresponde a los fines que se persiguen por medio de una actividad.

b) Organización

Corresponde al establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa.

La estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuáles tareas y quién será responsable de qué resultados.

c) Integración de personal

Implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional. Para ello, se debe identificar los requerimientos de fuerza de trabajo.

d) Dirección

Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.

Para ello, los administradores deben ser líderes eficaces, ya que el liderazgo implica seguidores. La dirección supone, además, motivación, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.

f) Control

Esta función administrativa está estrechamente relacionada con la planeación. Corresponde a la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.

La medición del desempeño se realiza en base a metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de estas.

Aplicación de la Administración a Todo Tipo de Organizaciones

La administración se constituye en un elemento esencial de todas las organizaciones. De acuerdo con la definición, el administrador debe emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de los objetivos grupales. Por lo tanto, la administración se aplica a todo tipo de organizaciones, independiente del tamaño y si son o no lucrativas.

• Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.

Habilidades Administrativas

Robert L. Kantz identificó tres habilidades administrativas, a las cuales Arold Koontz agregó una cuarta:

• Habilidad técnica: es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos.
  • Habilidad humana: corresponde a la capacidad de trabajar en equipo.
  • Habilidad de conceptualización: es la capacidad de observar un panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.
  • Habilidad de diseño: capacidad de resolver problemas en beneficio de la organización.

El requerimiento de estas habilidades varía en los diferentes niveles de la jerarquía organizacional.

• La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit. Corresponde a la meta de todos los administradores y organizaciones.
• La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.

Productividad: se define como la relación productos – insumos en un periodo específico, con la debida consideración de calidad.

Productividad = Productos (consideración de calidad) / Insumos

Implica que la calidad puede elevarse de tres formas:

• Incrementando los productos y manteniendo los insumos.
• Reduciendo los insumos y manteniendo los mismos productos.
• Incrementando los productos y reduciendo los insumos.

Eficacia: es el cumplimiento de los objetivos.

Eficiencia: es el logro de los objetivos con la menor cantidad de recursos.

Evolución del Pensamiento Administrativo

Principales Contribuciones a la Administración

Frederick W. Taylor

Conocido como el padre de la administración científica. Identificó cinco principios fundamentales, como la base del enfoque científico de la administración:

• Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos.
• Obtención de armonía en la acción grupal en lugar de la discordia.
• Consecución de la cooperación de los seres humanos en lugar del individualismo caótico.
• Obtención, mediante el trabajo, de la producción máxima, no de una producción restringida.
• Desarrollo de la plena capacidad de todos los trabajadores, a favor de su máxima prosperidad personal y de la compañía.

Taylor planteó un aumento en la productividad mediante mayor eficiencia en la producción, salarios más altos, y a través de la aplicación del método científico.

Henry Fayol

Padre de la teoría moderna de la administración operacional. Identificó 14 principios administrativos, destacando cuatro de ellos:

• Autoridad y responsabilidad: plantea que la autoridad y responsabilidad deben estar relacionadas entre sí, y que la segunda debe desprenderse de la primera.
• Unidad de mando: se debe recibir órdenes de un solo superior.
• Cadena escalar: jerarquía, cadena de superiores.
• Espíritu de cuerpo: la unión hace la fuerza. Trabajo en equipo e importancia de la comunicación.

Elton Mayo

Conocido como padre del enfoque de sistemas sociales. Junto a F.J. Roethlisberger y otros colaboradores, realizó una serie de experimentos en una planta eléctrica de Hawthorne, para determinar el efecto de la iluminación y otros factores en los trabajadores.

Planteó que la elevación de la productividad se debía a factores sociales como la moral de los empleados, la existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo y la eficacia de la administración.

Enfoques de la Administración

La enorme variedad de enfoques del análisis administrativo y las divergentes opiniones han dado como resultado lo que el autor (Koontz) denominó “selva de las teorías administrativas”. El autor identificó 14 categorías de enfoques de la administración.

Enfoque de los Papeles Administrativos

Difundido por Henry Mintzberg, quien observó a cinco administradores y, a partir de ello, identificó 10 papeles administrativos agrupados de la siguiente forma:

Papeles Interpersonales

• De representación
• De líder
• De enlace

Papeles de Información

• De receptor
• De difusor
• De vocero

Papeles de Decisión

• Empresarial
• Encargado de manejo de perturbaciones
• Asignación de recursos
• De negociación

Enfoque de las 7-S de McKinsey

7-S por sus siglas en inglés: establece un marco de siete factores para el análisis administrativo. Ellos son:

Estrategia - Estructura - Sistema - Estilo - Personal - Valores compartidos - Habilidades.

Enfoque de la Administración de la Calidad Total

Está orientado a productos y/o servicios satisfactorios y confiables.

Enfoque de la Reingeniería

Plantea el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos de las empresas para conseguir mejoras en costos, calidad, servicio y rapidez.

Enfoque Operacional o del Proceso Administrativo

Este enfoque plantea la existencia de un núcleo central científico y teórico perteneciente a la administración, y recoge contribuciones de otras escuelas. Distingue entre conocimiento administrativo y no administrativo.

Desarrolla un sistema de clasificación basado en las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.