Optimización del Proceso de Selección de Empleados

Conceptos Fundamentales de Sistemas

Definición de Sistema

Se denomina sistema al conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo.

Tipos y Clasificaciones de Sistemas

Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos de acuerdo con ciertas características básicas. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos.

Sistemas Físicos o Concretos

Cuando están compuestos por equipos, maquinarias y objetos reales. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño.

Sistemas Abstractos

Cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Aquí los símbolos representan atributos y objetos que muchas veces solo existen en el pensamiento de la persona. En ciertos casos, el sistema físico (hardware) opera en consonancia con el sistema abstracto (software). Ejemplo: una escuela con sus salones, pupitres, tableros, iluminación, etc. (sistema físico) para desarrollar un programa de educación (sistema abstracto), o un centro de procesamiento de datos en el que el equipo y los circuitos procesan programas de instrucciones al computador.

Sistemas Cerrados

Son los sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea; son herméticos a cualquier influencia ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente y, por otro lado, tampoco influencian al ambiente. El proceso de funcionamiento es de "caja negra".

Sistemas Abiertos

Son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian materiales y energía regularmente con el medio ambiente; son eminentemente adaptativos. Esto es, para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio. Mantienen un juego recíproco con las fuerzas del ambiente, y la calidad de su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema…

Los sistemas abiertos, por el hecho de recibir energía, pueden realizar el trabajo de mantener sus propias estructuras e incluso incrementar su contenido de información, mejorando su organización interna.

Otros Tipos de Sistemas

Sistemas Cibernéticos

Son aquellos que disponen de dispositivos internos de autocomando que reaccionan ante informaciones de cambios en el ambiente, elaborando respuestas variables que contribuyen al cumplimiento de los fines instalados en el sistema. El sistema cibernético es diverso y extremadamente complejo; en el fondo es una máquina que maneja información.

Propiedades de los Sistemas Cibernéticos:

• Son excesivamente complejos: por lo tanto, deben estudiarse a través del concepto de la caja negra.
• Son probabilísticos: por lo tanto, deben ser enfocados a través de la estadística. En sistemas complejos, las nociones estadísticas son sustituidas por la investigación operacional o la teoría de la información.
• Son autorreguladores: por lo tanto, deben focalizarse a través de la retroalimentación que garantice la homeostasis.

Sistemas Triviales

Son sistemas con comportamientos altamente predecibles. Responden con un mismo output cuando reciben el input correspondiente; es decir, no modifican su comportamiento con la experiencia.

La Organización como Sistema

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad, con la que interactúa influyéndose mutuamente. También puede ser un sistema social integrado por individuos o grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y, dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

Subsistemas que Forman la Empresa

• Subsistema psicosocial: Está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones de status y de rol, la dinámica de grupos y los sistemas de influencias.
• Subsistema técnico: Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas.
• Subsistema administrativo: Relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos; desarrolla planes de integración, estrategia y operación mediante el diseño de la estructura y del proceso de control.

Teoría General de Sistemas

La Teoría General de Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes sistemáticos y aportes metodológicos.

Aportes Sistemáticos

Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras. Estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que solo es manejado por los especialistas.

Aportes Metodológicos

Jerarquía de los sistemas: al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:

1. Primer nivel: Estructura estática, marcos de referencia.
2. Segundo nivel: Sistema dinámico simple.
3. Tercer nivel: Mecanismo de control o sistema cibernético.
4. Cuarto nivel: Sistema abierto o auto-estructurado.
5. Quinto nivel: Genético-social (caracterizado por la planta).
6. Sexto nivel: Sistema animal.
7. Séptimo nivel: Sistema humano.
8. Octavo nivel: Sistema social o sistema de organizaciones humanas.
9. Noveno nivel: Sistemas trascendentales.

Gestión de Talento: Reclutamiento y Selección

Reclutamiento

Se llama reclutamiento al proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo.

Proceso de Reclutamiento

El reclutador se refiere tanto a las necesidades del puesto como a las características de la persona que lo desempeña. Siempre que lo juzgues necesario, el reclutador debe solicitar información adicional, poniendo en contacto con el gerente que solicitó el nuevo empleado.

Las organizaciones pueden escoger cualquier número de factores ambientales para explorar. Los 5 más vigilados son:

1. Factores económicos (condiciones generales y regionales, así como las tendencias competitivas).
2. Cambios tecnológicos (incluyendo robótica y automatización de la oficina).
3. Aspectos políticos y legislativos (incluyendo leyes).
4. Aspectos sociales (incluyendo el cuidado de los niños).
5. Tendencias demográficas (incluyendo edad, composición étnica y analfabetismo).

Además de explorar lo externo, se debe tener cuidado de explorar su medio ambiente interno, debido a que la empresa considera básico para el éxito una cultura orientada a los empleados.

Selección de Personal

El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. La función de contratar se asocia íntimamente con el departamento de personal y constituye, con frecuencia, la razón esencial de la existencia del mismo. Cuando la selección no se efectúa adecuadamente, el departamento de personal no logra los objetivos ni cumple los desafíos. Una selección desafortunada puede impedir el ingreso a la organización de una persona con gran potencial o franquear el ingreso a alguien con influencia negativa.

Razón de Selección

La razón de selección es la relación que existe entre el número de candidatos finalmente contratados y el número total de solicitantes.

Concepto Global de Selección

1. Recepción preliminar de solicitudes: El proceso de selección se realiza en dos sentidos: la organización elige a sus empleados y los empleados potenciales eligen entre varias empresas. Se inicia una cita entre el candidato y la oficina de personal o con la petición de una solicitud.
2. Pruebas de identidad: Las pruebas de identidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. Los puestos de nivel gerencial son con frecuencia demasiado complejos y es difícil medir la idoneidad de los aspirantes.
3. Instrumentos para la administración de exámenes: Existe una amplia gama de exámenes psicológicos para apoyar el proceso de selección, pero es importante tener en cuenta que cada examen tiene utilidad limitada y no se puede considerar un instrumento universal. Cada tipo de prueba postula un objetivo diferente. Las pruebas psicológicas se enfocan en la personalidad; las pruebas de desempeño miden la habilidad de los candidatos para ejecutar ciertas funciones del puesto; las pruebas de respuestas gráficas miden las respuestas fisiológicas a determinados estímulos.
4. Entrevista de selección: Consiste en una plática formal y en profundidad, conducida para evaluar la idoneidad para el puesto que tenga el solicitante. Se puede adaptar a la selección de empleados no calificados, así como a la de empleados calificados, profesionales y directivos. Permite también la comunicación en dos sentidos.

Tipos de Entrevistas

1. Entrevistas estructuradas: Se basan en un marco de preguntas predeterminadas que se establecen antes de que se inicie la entrevista.
2. Entrevista mixta: Los entrevistadores despliegan una estrategia mixta con preguntas estructuradas y no estructuradas.
3. Entrevista de solución de problemas: Se centran en un asunto o una serie de ellos que se espera que resuelva el solicitante. Se evalúa la respuesta, tanto el enfoque como…
4. Entrevista de provocación de tensión: Cuando un puesto debe desempeñarse en condiciones de gran presión, se puede saber cómo reacciona el solicitante. La confiabilidad y la validez de esta técnica…

Proceso de Entrevista

1. Preparación del entrevistador: Requiere que se desarrollen preguntas específicas. Las respuestas que se den a estas preguntas indicarán la idoneidad del candidato. Al mismo tiempo, debe considerar las preguntas que hará el solicitante.
2. Creación de un ambiente de confianza: La labor de crear un ambiente de aceptación recíproca corresponde al entrevistador.
3. Intercambio de información: Este proceso de entrevista se basa en una conversación con el fin de ayudar a establecer confianza y adquirir información.
4. Terminación: Cuando el entrevistador considera que se está acercando al punto en que ha completado la lista de preguntas y expira el tiempo planeado para la entrevista.
5. Evaluación: Inmediatamente después de que concluya la evaluación, el entrevistador debe registrar las respuestas específicas y sus impresiones generales sobre el candidato.

Errores de Entrevista

Verificación de datos y referencias. Las referencias laborales difieren de las personales, que describen la trayectoria del solicitante en el campo de trabajo.

1. Examen médico: Es conveniente que el proceso de selección incluya un examen médico del solicitante por las siguientes razones: para detectar enfermedades contagiosas.
2. Decisión de contratar: En caso del supervisor o gerente del departamento interesado, toman la decisión de contratar. El papel del departamento de personal consiste en proporcionar el personal más idóneo y seleccionado que se encuentra en el mercado, eliminando a cuantos no resulten adecuados y enviando a la persona que debe tener la decisión final de dos a tres candidatos que hayan tenido alta puntuación.
3. Descripción realista del puesto: Cuando el solicitante tiene expectativas equivocadas sobre su futura posición, el resultado es negativo. Siempre se da gran utilidad a cabo de la sesión de familiarización con el equipo y los instrumentos que se van a utilizar.

Resultados y Retroalimentación

El resultado final del proceso de selección se traduce en el nuevo personal contratado. Si los elementos anteriores a la selección se consideran cuidadosamente y los pasos de la selección se llevan a cabo en forma adecuada, lo más probable es que el nuevo empleado sea idóneo para el puesto y lo desempeñe productivamente.