Optimización del Proceso de Compraventa: Documentación, Gestión y Registro

Documentación en la Compraventa

Un documento es una información con soporte físico o electrónico que se utiliza para dar constancia de las operaciones realizadas y las personas que intervienen. En un flujo de compraventa, se necesita la justificación documental para dar constancia de que se ha producido el hecho, ya sea a un órgano interno o externo, como un inspector de Hacienda.

Documentos de Compraventa

• Pedido
• Albarán
• Cartas de portes
• Factura de gastos
• Nota de abono
• Factura simplificada

Documentos de Cobro-Pago

• Recibo
• Cheque
• Letra de cambio
• Transferencia bancaria

EDI (Electronic Data Interchange)

EDI es un sistema informático para la transmisión de datos, como documentos. Sus ventajas incluyen:

• Mayor rapidez y completitud en la transmisión de información.
• Evita errores y pérdidas.
• Reduce costes.
• Otorga un tratamiento acelerado de los pedidos.
• Mejora la gestión de stocks.
• Al utilizar un lenguaje estandarizado, se mejora la transmisión de información.

Pedido

El pedido es un documento que se envía a un proveedor para la compra de productos o servicios. Puede ser de varias formas:

• Normal
• Programado
• Abierto
• Reservas

Los medios de envío más comunes son:

• Correo electrónico
• Correo ordinario
• Fax

Se suele enviar una copia al proveedor para que la devuelva firmada y otra copia se queda en la empresa para contrastar la mercancía.

Tipos de Pedido

• Firme: El comprador conoce y acepta las condiciones.
• Condicional: El pedido está pendiente de confirmación por alguna de las dos partes.

Ventajas e Inconvenientes de los Pedidos

• Ventajas: Menores costes de gestión y precio de adquisición.
• Inconvenientes: Incumplimiento de las fechas, rotura de stock.

Información del Pedido

Un pedido debe incluir:

• Datos del comprador y vendedor.
• Número de orden.
• Fecha de expedición y referencias.
• Relación de los artículos.
• Condiciones comerciales.

Condiciones Comerciales

Las condiciones comerciales incluyen los descuentos que hace el vendedor, quién paga el embalaje, transporte, seguro, forma de pago y cualquier pacto que no figure por contrato. Es preciso que figure la firma del comprador.

Libro Registro de Pedidos

El libro registro sirve para controlar los pedidos enviados. Debe contener:

• Número de pedido.
• Fecha de emisión, entrega y recepción.
• Importe del pedido.
• Proveedor.
• CIF.
• Almacén.
• Número de albarán.
• Observaciones.

El apartado de observaciones es útil para anotar las incidencias y poder reclamar al proveedor.

Hoja de Solicitud

La hoja de solicitud es un documento interno que se utiliza cuando se piden materiales de una sección de la empresa a otra, por ejemplo, desde el almacén al centro de fabricación.

Albarán

El albarán es un documento que hace el vendedor y lo envía al comprador junto a las mercancías. Es un justificante de que le ha llegado la mercancía al cliente y sirve como guía para emitir la factura.

• Original: Se envía al cliente, el cual devuelve una copia firmada.
• Segunda copia: Se archiva en el almacén para justificar la salida de la mercancía.
• Tercera copia: Se envía al departamento de ventas.

Excepciones del Albarán

El albarán puede ser sustituido por:

• Una nota de entrega al transportista.
• Un packing list.

Un albarán valorado es aquel que se utiliza cuando no hay factura y el importe se paga al contado al retirar las mercancías.

Recepción y Registro de Mercancías

Cuando llega el envío, se comprueba que los datos del documento coinciden con el pedido. Durante la descarga, se verifica que no existan errores. Se realiza una inspección contando los bultos y examinando si hay daños externos. Posteriormente, se realiza un recuento de los artículos y se comprueba con el albarán y la hoja de solicitud. Si hay algún problema, se anota en observaciones y se procede a registrar la mercancía en la hoja de recepción. Se envía una copia al departamento de compras y contabilidad para que reclamen y gestionen el problema. Los artículos en buen estado se colocan en el almacén.

Productos en Cuarentena

Determinados productos se someten a un periodo de cuarentena debido a estatutos particulares, como en el caso de fármacos o alcoholes.

Tipos de Cuarentena

• Física: Los artículos están almacenados en una zona delimitada hasta que se autorice su salida.
• Informática: Permite que se almacene en cualquier lugar del almacén, pero prohíbe que se expidan hasta su autorización.