Optimización del Proceso de Aprovisionamiento y Gestión de Inventarios

El Aprovisionamiento

• Gestión de ventas: Selección de proveedores, negociación de precios y términos de compra (rapidez, fiabilidad, presupuestos, rappels, plazos de entrega, política de devolución, garantías, etc.).
• Almacenamiento de los materiales y mantenimiento del stock.
• Minimizar el coste, mejorar la cantidad, encontrar proveedores competentes y fiables, reducir gastos de exceso y de rotura de stocks, controlar los plazos y la calidad de los productos.

Selección de Proveedores

Se selecciona un proveedor dependiendo de su calidad, precio, plazos de entrega, cantidad (si el proveedor establece pedido mínimo, si puede servir cantidades elevadas, etc.), estabilidad financiera, localización geográfica, transporte empleado, formación sobre lo que vende, ética (si incluye responsabilidad social), asociación de proveedores, etc.

Pedido

Pedido: Solicitud en firme de materiales, servicios o productos.

• Pedido normal: Pedido de materiales que se van pidiendo según se van necesitando.
• Pedido programado: Se programa con antelación lo que se va a necesitar y cuándo se van a realizar los pedidos.
• Pedido abierto: El proveedor va surtiendo según se va necesitando, hace la labor de almacenaje, sobre una cantidad que se ha previsto que se va a necesitar.

Aprobación y Formas de Pago

• Albarán: Lo emite el proveedor al comprador, un documento para verificar la mercancía entregada.
• Pedido u orden de compra: Documento que hace el comprador al proveedor con lo que necesita obtener.
• Factura: La hace el proveedor. Documenta la compraventa y/o prestación de servicios. Se confecciona con el albarán.

Pagos

• Efectivo: Pago en metálico de cantidades pequeñas.
• Tarjetas bancarias:
  • Tarjeta de débito: Se retira de la cuenta el dinero al momento.
  • Tarjeta de crédito: Permite aplazar el pago, aunque el proveedor cobra en el momento.
• Transferencia bancaria: De una cuenta bancaria a otra. Conlleva gastos de gestión.
• Cheque: Documento por el que el librador ordena al librado que pague al tomador.
• Pago a crédito o aplazado: El proveedor entrega la mercancía, pero el cliente le paga más tarde.
• Pagaré: Un documento con una promesa de pago de una cantidad normalmente a 30, 60 o 90 días. Solo se puede negociar su vencimiento anticipado mediante una línea de descuento.

Aprovisionamiento de Instalaciones Eléctricas

Una empresa eléctrica se aprovisionará dependiendo de su tipo de actividad (no es lo mismo si es un almacén que una empresa instaladora), según el tipo de materiales (ya que los materiales pueden necesitar un tratamiento especial dependiendo de cada tipo) y según el volumen de la empresa (una empresa mayor tiene más stock que una pequeña).

En el pliego de condiciones, se describirá de manera exhaustiva y vinculante las condiciones que deberán cumplir los materiales. El presupuesto nos dará información acerca de los materiales que necesitemos aprovisionar. Nos dará a conocer la cantidad de cada referencia, además de tener en cuenta un margen de seguridad por si se reciben materiales con defectos, averías o accidentes y modificaciones del proyecto.

Es importante el plan de montaje, es decir, cuándo necesitaremos el material. Cabe destacar la fecha de inicio y duración de la obra, recursos humanos necesarios y material necesario.

El plan de montaje tiene información especialmente valiosa sobre el proceso de aprovisionamiento debido a que marca: qué y cuánto material va a necesitarse, qué plazos de entrega, qué y cuánto material necesitamos para valorar los grandes volúmenes de compra y cuándo los vamos a necesitar para gestionar la entrega en obra.

Conceptos Clave en la Organización del Proceso de Aprovisionamiento

Franquicia

Es una relación comercial entre dos partes, por la que una de ellas paga una cierta cantidad de dinero para tener la licencia para comenzar un negocio utilizando una marca ya consolidada en el mercado.

Es un contrato entre dos partes independientes: el franquiciador y el franquiciado. Por una parte, el franquiciador (o empresa franquiciadora) cede el derecho -licencia- a utilizar su marca empresarial, durante un tiempo y lugar determinados.

Por otra parte, el franquiciado ha de pagar una cantidad de dinero al franquiciador. Esta cantidad de dinero pagada para adquirir los derechos es conocida como canon de entrada.

Holding

Son empresas cuyo objetivo es poseer las acciones de otras compañías, obteniendo así el control de las mismas.

El holding es una forma de organización o agrupación de empresas en la que una compañía adquiere todas o la mayor parte de las acciones de otra empresa con el único fin de poseer el control total sobre la otra empresa.

UTE (Unión Temporal de Empresas)

Unión Temporal de Empresas, en donde dos o más empresas o empresarios se unen durante un tiempo para llevar a cabo de manera conjunta una obra o servicio.

Multinacional

Las empresas multinacionales o empresas transnacionales son aquellas que no solo están establecidas en su país de origen, sino que también se constituyen en otros países para realizar sus actividades mercantiles, tanto de venta y compra como de producción, en los países donde se han establecido. Las multinacionales están en capacidad de expandir la producción y otras operaciones alrededor del mundo, así como de movilizar plantas industriales de un país a otro.

Rotación

Número de veces que un artículo pasa por el proceso de venderse, salir del almacén y ser cobrado, en un periodo de tiempo, recuperando así la inversión realizada al adquirirlo.

Rotura de Stock

Cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente no satisfecha por ausencia de stock suficiente para atenderla.