Optimización del Proceso de Aprovisionamiento y Compras en la Empresa

Definición de Gestión de Aprovisionamiento

La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizar las actividades de fabricación de sus productos.

Funciones del Aprovisionamiento

• Función Técnica: Consiste en realizar las actividades necesarias para la fabricación de los productos.
• Función Comercial: Comprende las actividades relacionadas con la venta de los productos o servicios.
• Función Financiera: Engloba las actividades relacionadas con los flujos de capital y la financiación.
• Función Social: Considera los aspectos sociales y laborales del personal de la empresa.
• Función Administrativa: Gestiona la administración de las operaciones realizadas en las diferentes secciones de la empresa.

Objetivos de la Gestión de Aprovisionamiento

• Apoyar en la consecución de los objetivos estratégicos, tales como el plan de negocio y la creación de valor para el accionista.
• Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para cubrir la demanda y las operaciones.
• Encontrar fuentes de suministro competentes y fiables.
• Minimizar el coste total de adquisición, considerando la calidad de los bienes y el riesgo de aprovisionamiento asociado a los precios.
• Colaborar eficazmente con las demás áreas de la empresa.

Proceso de Aprovisionamiento

1. Identificación de Necesidades

   Generalmente, las compras se centralizan en el departamento de compras. Este recibe de los distintos departamentos los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

2. Selección de Fuentes de Suministro

   El objetivo es conocer los posibles proveedores (suministradores) y seleccionar los más idóneos para establecer relaciones estables con ellos.

   Criterios de Selección

   • Calidad del producto o servicio.
   • Cantidad requerida y capacidad de suministro.
   • Precios y condiciones de pago.
   • Servicios asociados (postventa, soporte técnico).
   • Plazos de entrega y fiabilidad.
   • Ética y responsabilidad social del proveedor.

   Ventajas de una correcta Petición y Evaluación de Ofertas

   • Fomentar la competencia entre los proveedores, induciéndoles a que se esfuercen realmente en ofrecer las mejores condiciones.
   • Identificar fuentes de suministro alternativas que, aunque de momento no se utilicen, eviten depender de un proveedor único.

3. Contratación y Negociación

   Factores clave en la negociación:

   1. El poder de negociación: Es el grado de influencia relativa que tienen el proveedor y el comprador en la transacción.
   2. El tiempo: El plazo del que dispone cada una de las partes para llegar a un acuerdo.
   3. La información: Permite a los negociadores precisar hasta dónde pueden llegar en sus pretensiones económicas y contractuales.

4. Emisión y Seguimiento del Pedido

   El proceso de solicitud de pedidos comienza cuando el comprador emite una orden de compra y finaliza cuando el pedido es aceptado formalmente por el proveedor.

5. Recepción e Inspección de Mercancías

   Esta fase incluye las siguientes actividades:

   • Aceptación del material que está llegando.
   • Descarga del material del medio de transporte.
   • Depósito temporal o definitivo del material.
   • Verificación y documentación de la cantidad y la condición del material recibido (cotejo con albarán y pedido).
   • Comprobación física (calidad, especificaciones) y administrativa.
   • Introducción de la información en el sistema de inventarios.

6. Aprobación y Pago de Facturas

   El responsable de las cuentas a pagar debe recibir y cotejar la siguiente documentación para proceder al pago:

   • Las notificaciones de recepción (albarán conformado).
   • Las órdenes o pedidos de compra correspondientes.
   • Las facturas emitidas por el proveedor.

   Toda esta documentación debe coincidir en aspectos clave como: número de pedido de compra, cantidad y precio acordado.

7. Control de Compras y sus Indicadores

   Los encargados de cada departamento tienen la obligación de analizar los resultados de las operaciones a su cargo, comparándolas con los objetivos asignados y tomando las decisiones oportunas para aumentar el grado de eficacia y eficiencia.

   A. Control Presupuestario de las Compras

   Consiste en comparar los gastos reales de compra con las cifras presupuestadas, analizando las desviaciones.

   B. Rotación de Stock (RS)

   Es el cociente entre el consumo (o venta) de un material durante un periodo (normalmente un año) y el stock medio de dicho material mantenido en almacén durante ese mismo periodo.

   Fórmula RS = Consumo Anual / Stock Medio

   Para obtener el número de días que tardan en renovarse dichas existencias en el almacén, se utiliza la siguiente fórmula:

   Fórmula Días de Inventario = 365 / RS

   C. Periodo Medio de Pago a Proveedores (PMP)

   Indica el número medio de días que la empresa tarda en pagar sus deudas a los proveedores.

   Fórmula PMP (días) = (Saldo Medio Anual de Proveedores / Compras Anuales Netas a Crédito) * 365

   D. Control de Devoluciones de Compras

   El responsable del departamento de compras debe controlar periódicamente el índice de devoluciones que se han realizado a los proveedores debido a defectos en la calidad de los productos solicitados o incumplimientos. De esta forma, se puede ir prescindiendo de aquellos proveedores que no suministran los productos con la calidad deseada o las condiciones pactadas.

   Fórmula Índice Devoluciones (%) = (Importe Devoluciones / Importe Total Compras) * 100