Optimización de Papeles de Trabajo en Auditoría: Organización y Archivo Eficaz

Organización y Archivo de Papeles de Trabajo en Auditoría

Como normas generales para la organización y archivo de los papeles de trabajo, podemos enumerar las siguientes:

• Los papeles de trabajo irán convenientemente referenciados.
• Se agruparán por secciones o áreas que se corresponderán, fundamentalmente, con las cuentas del balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Separar los papeles de trabajo en dos grupos o categorías:
  • Papeles de trabajo permanentes (Archivo Permanente)
  • Papeles de trabajo del ejercicio corriente (Archivo del Ejercicio Corriente)

Archivo Permanente

Contendrá todos aquellos documentos con información relativa a la sociedad auditada que pueda ser de interés en auditorías sucesivas. Este archivo es especialmente importante en las auditorías recurrentes.

Datos Generales

• Descripción de la historia y naturaleza del negocio.
• Actividades de la empresa, domicilio social y ubicación de sus fábricas.
• Organigrama.
• Composición del consejo de administración.

Información Contable

• Plan de cuentas.
• Descripción del sistema contable y tratamiento mecanizado de la información.
• Normas o criterios especiales de contabilización.
• Descripción de procedimientos.

Escrituras y Contratos

• Resumen y copias de las escrituras de constitución, ampliaciones de capital, modificación de estatutos, compraventa, etc.
• Resumen o copia de contratos de préstamos, arrendamiento, comisiones, etc.
• Pólizas de seguro sobre bienes, personas y responsabilidad, con indicación actualizada del grado de cobertura de los riesgos de la entidad.

Archivo del Ejercicio Corriente

Incluyen la documentación relativa a los estados financieros sometidos a la auditoría del ejercicio corriente. Dentro de estos archivos cabe destacar:

Archivo General

Los papeles referentes a asuntos generales deberán archivarse en una o varias carpetas consecutivas. El contenido de estas carpetas suele ser el siguiente:

• Copia del informe de auditoría y de la carta de recomendaciones.
• Carta de encargo (o de presentación).
• Confirmaciones de abogados.
• Estados financieros definitivos y provisionales.

Archivo de Control Interno y Planificación

Contendrá toda la documentación relativa al estudio del control interno de la sociedad y a la planificación del trabajo de auditoría a realizar.

• Evaluación por áreas del control interno.
• Memorándum resumen de control interno.
• Programa de trabajo general.
• Revisiones analíticas generales.
• Control de tiempos.

Archivos por Áreas

Cada área o sección se corresponderá con una partida de los estados financieros.

• Cédulas sumarias.
• Memorándum resumen de la sección.
• Programa de trabajo específico del área.
• Cédulas de detalle.