Optimización de Inventario: Gestión Eficiente de Materiales y Repuestos

Gestión de Stocks: Principios Básicos

Podemos definir materiales como los elementos que se necesitan para producir y que son consumidos o transformados durante los procesos. Los materiales que forman parte del producto terminado se conocen como materias primas. Aquellos que tienen importancia secundaria, que no se convierten físicamente en parte del producto terminado o que se emplean en el mantenimiento de los equipos de producción, se llaman suministros. El stock es la cantidad de piezas u otros equipos que disponemos en la empresa y que no se emplean en ese mismo instante en el proceso productivo.

Costes Asociados a la Gestión de Stocks

Primero, es fundamental determinar la conveniencia de disponer o no de un stock de piezas de repuesto. Para ello, debemos analizar los costes que supone tener stock frente a no tenerlo.

Costes por Almacenar:

• Estructura del almacén
• Coste de la instalación
• Mantenimiento del almacén
• Deterioro de los materiales almacenados

Costes por No Almacenar:

• Paros en la producción
• Pérdidas de ventas y/o clientes
• Gastos extras de transporte
• Gastos por aumento posterior de la producción

Objetivos y Problemas Comunes

El objetivo principal será disponer de un stock con los materiales y repuestos necesarios para la ejecución de las operaciones de mantenimiento, en la cantidad, calidad, oportunidad y lugar requeridos. Sin embargo, los problemas comunes que podemos encontrar incluyen la baja rotación del inventario de materiales y repuestos, un valor alto de los materiales almacenados y una demanda insatisfecha alta.

Preguntas Clave en la Gestión de Stocks

Para una gestión adecuada de los stocks, se debe desarrollar un conjunto de actividades que permitan responder a las siguientes preguntas:

• ¿QUÉ SE NECESITA?
• ¿CUÁNTO SE NECESITA?
• ¿CUÁNDO SE NECESITA?

Respondiendo a "¿QUÉ SE NECESITA?"

Los productos almacenados (piezas, equipos o materiales) son cruciales, ya que son los que garantizan el funcionamiento del sistema productivo. Es necesario determinar los elementos que componen la instalación, identificar su forma de trabajo y sus posibles causas de fallo. La causa de fallo es, de hecho, el punto de partida para cualquier análisis de mantenimiento. Este estudio no solo permite determinar los recambios necesarios, sino también conocer la máquina y su funcionamiento para estar preparados ante una intervención.

Los propios fabricantes de los equipos suelen proponer una serie de recambios para hacer frente a las reparaciones. El valor de estos recambios suele suponer entre un 3% y un 6% del valor del equipo, un factor a considerar en la decisión de compra. Además, muchos equipos utilizan elementos similares que pueden unificarse especificándolos correctamente.

Respondiendo a "¿CUÁNTO SE NECESITA?"

Una vez que tenemos un listado de los recambios necesarios, podemos abordar la pregunta de cuánto se necesita. Este paso debe realizarse conjuntamente con los responsables de aprovisionamientos. Para optimizar el número de recambios de cada pieza en el almacén, se deben tener en cuenta los plazos de aprovisionamiento y la capacidad de reparación o construcción de las piezas.

Factores para Optimizar los Stocks Mínimos

Para optimizar los stocks mínimos, se deben considerar los siguientes aspectos:

1. Número de piezas en la instalación: Tener en cuenta las piezas de cada máquina, el número total de máquinas y si una pieza específica puede pertenecer a varias máquinas.
2. Precio de los recambios: El objetivo es mantener el valor del almacén lo más bajo posible. El precio de las piezas es un factor clave en la decisión sobre su nivel de stock.
3. Coste de no tener stock: Es crucial considerar el coste potencial que puede suponer no disponer de una pieza cuando se necesita.
4. Condiciones de trabajo: La forma en que se utilizan las máquinas influye en la probabilidad de fallo. Es importante diferenciar entre equipos que trabajan a un ritmo constante y aquellos que soportan picos y valles de demanda muy diferenciados.
5. Tiempo de acceso a la pieza defectuosa: El tiempo necesario para desmontar y acceder a la pieza defectuosa debe considerarse, ya que puede influir en el tiempo disponible para el aprovisionamiento.
6. Piezas reparables: Evaluar si la pieza es reparable en función del tipo de rotura que pueda ocurrir. También si es posible construirla en un taller propio o externo dentro del plazo previsto.
7. Stocks en proveedores: Algunos proveedores disponen de almacenes de piezas terminadas que pueden funcionar como una extensión de nuestro propio almacén, permitiendo reducir el stock interno.
8. Fabricación nacional: Si el proveedor es nacional, generalmente se mejoran los plazos de entrega, lo que puede impactar en los niveles de stock necesarios.

Una vez definidos los recambios necesarios y el stock mínimo, el siguiente paso es gestionar el aprovisionamiento.