Optimización Integral de Almacenes: Diseño, Procesos y Gestión de Inventarios Eficaz

Definición y Función del Almacén

Almacén: son centros estructurados y planificados para la conservación, control, etc., de los productos y mercancías. Se encargan de regular el flujo de existencias.

Objetivos Clave en la Gestión de Almacenes

Optimización de Costes

• Aprovechar eficientemente el espacio disponible.
• Optimizar los tiempos de manipulación de mercancías.
• Facilitar el control preciso de los inventarios.
• Ajustar los niveles de inversión a las necesidades específicas del producto.

Mejora del Nivel de Servicio

• Disminuir el número de errores en el servicio al cliente.
• Mantener la rotación de stocks a un nivel óptimo que no genere ni excesos ni roturas del mismo.
• Asegurar la capacidad de adecuarse a la evolución de las necesidades de los clientes o productos.

Diseño y Organización del Almacén (Lay-out)

El diseño o lay-out de un almacén es crucial para su eficiencia. Se deben considerar los siguientes aspectos:

• Ubicar los productos de mayor rotación en las zonas de mayor accesibilidad.
• Diferenciar claramente las zonas destinadas a las diferentes operaciones (recepción, almacenaje, picking, expedición).
• Estudiar y seleccionar las diferentes soluciones de almacenaje para minimizar el coste de movimiento y optimizar el uso del espacio.

Procesos Operativos Fundamentales en el Almacén

Recepción de Mercancía

Este proceso incluye las tareas de: descargar la mercancía, inspeccionar su estado y conformidad, darla de alta en el sistema informático y codificar los productos para su correcta identificación y seguimiento.

Ubicación de Mercancía

Consiste en transportar la mercancía recibida a su ubicación designada dentro del almacén. Es fundamental confirmar dicha ubicación en el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA o WMS) para mantener la fiabilidad del inventario.

Picking (Preparación de Pedidos)

El picking se refiere a la recogida y preparación del material o productos especificados en una orden de extracción, generalmente emitida por el SGA, para satisfacer los pedidos de los clientes.

Proceso de Expedición

Engloba las actividades finales antes del envío de la mercancía:

• Verificación del picking (comprobar que los productos y cantidades son correctos).
• Embalaje adecuado de los productos para su transporte.
• Etiquetado correcto con la información del destinatario y otros datos relevantes.
• Preparación de la documentación necesaria (albaranes, facturas, documentos de transporte).
• Control final de calidad y conformidad antes de la carga en el transporte.

Tipos de Carga en el Almacén

• Carga Unitarizada: Artículos individuales que se manipulan como una unidad, por ejemplo, cajas, paquetes o palets conformados por múltiples artículos.
• Carga No Unitarizada: Carga suelta que se manipula de forma individual o agrupada para su manejo, como sacos, bidones o piezas sueltas que pueden ser paletizadas.
• Carga a Granel: Productos que se almacenan y transportan sin empaquetar, en grandes cantidades, como sólidos (granos, minerales) o líquidos (combustibles, productos químicos) en tanques o silos.

Clasificación Específica de la Carga

• Carga Perecedera: Productos que requieren temperaturas, humedad y condiciones ambientales controladas para su conservación y evitar su deterioro (ej. alimentos frescos, productos farmacéuticos).
• Carga Frágil: Mercancías que necesitan manipulación y embalaje especial debido a su susceptibilidad a daňarse por golpes o vibraciones.
• Carga Peligrosa: Productos que, por su naturaleza (inflamables, tóxicos, corrosivos, etc.), pueden causar accidentes o daños a las personas, al medio ambiente o a otras mercancías si no se manipulan y almacenan adecuadamente según normativas específicas.
• Carga con Pesos y Dimensiones Especiales: Artículos de gran volumen, peso o forma irregular que requieren equipos de manutención, almacenamiento y transporte específicos.

Sistemas de Almacenamiento y Estanterías

La elección del sistema de almacenamiento adecuado es vital para la eficiencia operativa:

• Apilado en Bloque: Mercancía, usualmente paletizada, apilada una encima de la otra directamente sobre el suelo del almacén. Es económico pero limita el acceso selectivo.
• Estanterías Convencionales Fijas (Selectivas): El sistema más común, permite el acceso directo e individual a cada palet o unidad de carga. Ideal para una amplia variedad de referencias y rotaciones medias.
• Sistemas Compactos (Drive-In y Drive-Through):
  • Drive-In: Estanterías que forman calles interiores donde la carretilla entra para depositar o retirar la carga. Operan bajo el principio LIFO (Last-In, First-Out). Alta densidad de almacenaje.
  • Drive-Through: Similar al Drive-In pero con dos accesos (entrada y salida por extremos opuestos de la calle), permitiendo un flujo FIFO (First-In, First-Out).
• Sistemas de Almacenamiento Dinámicos: Estanterías compactas con camas de rodillos o roldanas que permiten el desplazamiento de la carga por gravedad.
  • FIFO dinámico (Pallet Flow): La carga se introduce por un extremo y se desliza hacia el extremo de salida.
  • LIFO dinámico (Push-Back): Los palets se empujan sobre carros o rodillos, siendo el último en entrar el primero en salir.
• Estanterías Móviles (Movirack): Estanterías convencionales montadas sobre bases móviles que se desplazan sobre raíles en el suelo. Permiten abrir un único pasillo de trabajo, maximizando la capacidad de almacenaje.
• Estanterías Automatizadas (Almacenes Automáticos): Sistemas que utilizan transelevadores u otros dispositivos robotizados para el movimiento de la carga. Aprovechan al máximo la altura y el volumen del almacén, operando bajo el control de un software de gestión (SGA/WMS).

Equipos de Manutención en el Almacén

Equipamiento utilizado para el movimiento, elevación y manejo de mercancías dentro del almacén:

• Equipos para cargas unitarias depositadas en el suelo (ej. transpaletas manuales o eléctricas).
• Carretillas elevadoras: contrapesadas, retráctiles, trilaterales, bilaterales, apiladores.
• Aparatos específicos para la preparación de pedidos (recogepedidos a bajo, medio y alto nivel).
• Sistemas de transporte continuo (cintas transportadoras, rodillos).

Codificación y Señalización en el Almacén

Un sistema de codificación claro y lógico es esencial para identificar ubicaciones de forma unívoca y facilitar las operaciones:

• Generalmente se utilizan letras y/o números para identificar diferentes niveles jerárquicos: almacén, zona, pasillo, módulo (columna de la estantería), nivel (altura) y, a veces, profundidad o alvéolo específico.
• Por ejemplo: A-01-05-02 (Zona A, Pasillo 01, Módulo 05, Nivel 02).
• Una buena señalización visual complementa la codificación.

Zonificación de Artículos y Criterios de Ubicación

La zonificación consiste en asignar áreas específicas del almacén a diferentes tipos de productos según ciertos criterios.

Condicionantes para la Zonificación

• Compatibilidad: Agrupar productos que pueden almacenarse juntos sin riesgo de contaminación o daño mutuo. Separar productos incompatibles.
• Complementariedad: Ubicar cerca productos que suelen pedirse conjuntamente (útil para el kitting o preparación de kits).
• Rotación (Clasificación ABC): Es el criterio más común. Determina la frecuencia de movimiento o cantidad de manipulación de cada artículo.

Herramientas para la Zonificación: Clasificación ABC

Basada en el principio de Pareto (80/20), clasifica los artículos según su importancia (generalmente por valor de consumo o frecuencia de movimiento):

• Zona A: Artículos de mayor rotación (aprox. 20% de las referencias que representan el 80% de los movimientos o valor). Se ubican en las zonas más accesibles y cercanas a la expedición.
• Zona B: Artículos de rotación media (aprox. 30% de las referencias, 15% de los movimientos/valor).
• Zona C: Artículos de baja rotación (aprox. 50% de las referencias, 5% de los movimientos/valor). Se ubican en zonas menos accesibles.

Criterios de Valoración de Existencias

Métodos contables para asignar valor al inventario:

Criterio PMP (Precio Medio Ponderado)

Calcula un coste unitario promedio para las existencias. Después de cada compra, se recalcula el PMP: Nuevo PMP = Valor Total de Existencias (antes de compra + compra) / Unidades Totales de Existencias (antes de compra + compra). Es decir, es el valor medio de las existencias ponderadas según sus cantidades y costes de adquisición.

Criterio FIFO (First-In, First-Out)

Significa “Primero en Entrar, Primero en Salir”. Asume que las primeras unidades de un artículo que ingresaron al almacén son las primeras en ser vendidas o utilizadas. Este método es común para productos perecederos o con riesgo de obsolescencia, ya que refleja el flujo físico real de dichos productos.

Criterio LIFO (Last-In, First-Out)

Significa “Último en Entrar, Primero en Salir”. Asume que las unidades más recientes en ingresar al almacén son las primeras en ser vendidas o utilizadas. Adecuado para productos homogéneos que no caducan ni pierden valor con el tiempo (ej. materiales de construcción a granel). Su uso puede estar restringido por normativas contables en algunos países.

Aplicaciones Prácticas para la Gestión de Inventarios (Ejemplos con Excel)

Análisis de Pareto (Clasificación ABC) en Excel

Para realizar un análisis de Pareto y clasificar los artículos (A, B, C) en Excel:

1. Recopilar Datos: En una hoja de cálculo, crea columnas para: Artículo (descripción o código), Consumo Medio Anual (o ventas en unidades), y Valor Unitario (coste por unidad).
2. Calcular Valor del Consumo Anual: Añade una columna y calcula para cada artículo: Consumo Medio Anual * Valor Unitario.
3. Ordenar Datos: Selecciona todos los datos y ordénalos de forma descendente según la columna "Valor del Consumo Anual".
4. Calcular Total del Valor del Consumo Anual: Al final de la columna "Valor del Consumo Anual", suma todos los valores (ej. usando la fórmula =SUMA(rango_valores)).
5. Calcular Porcentaje Individual sobre el Total: En una nueva columna, para cada artículo, divide su "Valor del Consumo Anual" entre el "Total del Valor del Consumo Anual" (obtenido en el paso anterior). Utiliza una referencia absoluta para el total, ej. =D2/$F$50, si D2 es el valor del consumo del primer artículo y F50 es la celda con el total. Formatea como porcentaje.
6. Calcular Porcentaje Acumulado: En otra columna:
   • Para el primer artículo (el de mayor valor de consumo), el porcentaje acumulado es igual a su porcentaje individual.
   • Para el segundo artículo, suma su porcentaje individual al porcentaje acumulado del artículo anterior. Continúa así para todos los artículos. El último artículo debería alcanzar el 100%.
7. Clasificar (ABC): Añade una columna para la clasificación:
   • Clase A: Artículos cuyo porcentaje acumulado esté aproximadamente hasta el 80%.
   • Clase B: Artículos que continúan el porcentaje acumulado desde el 80% hasta aproximadamente el 95%.
   • Clase C: El resto de los artículos (desde el 95% hasta el 100%).

Cálculo del PMP (Precio Medio Ponderado) en Excel

Para calcular el PMP tras una compra, puedes usar una tabla con columnas: Fecha, Concepto (Compra/Venta), Unidades Entrantes, Coste Unitario Entrada, Valor Entrada, Unidades Salientes, Unidades en Existencia, PMP, Valor Existencias.

Cuando hay una entrada (compra):

• Nuevas Existencias = Existencias Anteriores + Unidades Compradas
• Nuevo Valor Existencias = (Existencias Anteriores * PMP Anterior) + (Unidades Compradas * Coste de Compra)
• Nuevo PMP = Nuevo Valor Existencias / Nuevas Existencias

Cuando hay una salida (venta), el coste de las unidades vendidas se valora al PMP vigente antes de la salida.

Seguimiento FIFO en Excel

Para aplicar el método FIFO, necesitas mantener un registro detallado de cada lote de entrada con su cantidad y coste unitario:

1. Crea una tabla con columnas como: Fecha Entrada, Lote ID, Unidades Compradas, Coste Unitario Lote, Unidades Disponibles Lote.
2. Cuando se produce una venta:
   • Identifica el lote más antiguo con unidades disponibles.
   • Si las unidades a vender son menores o iguales a las disponibles en ese lote, réstalas de ese lote y valora la salida a su coste.
   • Si las unidades a vender son mayores, consume todas las unidades del lote más antiguo, y luego pasa al siguiente lote más antiguo, repitiendo el proceso hasta cubrir la cantidad vendida. Cada porción de la venta se valora al coste del lote del que proviene.
3. Actualiza las "Unidades Disponibles Lote" después de cada venta.